As funções e permissões no módulo Despesas determinam o que cada funcionário pode fazer, desde enviar suas próprias despesas até aprovar despesas da equipe ou gerenciar configurações de toda a empresa.

As permissões são organizadas em grupos de permissões . Cada funcionário pertence a um grupo, e cada grupo tem seu próprio conjunto de permissões. Você pode editar grupos padrão ou criar grupos personalizados para funções específicas, como Gerentes Financeiros, Líderes de Equipe ou Auditores Externos.

Como usar

1. Na barra lateral, vá para Configurações
2. Clique em Permissões (ou digite “Permissões” na barra de pesquisa)
3. Selecione um grupo existente clicando em “ Ver grupo ” ou clique em + Novo grupo para criar um novo
4. Dentro de cada grupo, você pode configurar:
   • Permissões – o que o grupo pode fazer
   • Delegar permissões – se eles podem gerenciar permissões para outros
   • Funcionários – quem pertence ao grupo
   • Usuários externos – colaboradores externos com direitos específicos

Criando um grupo de permissões personalizado

Grupos personalizados permitem que você adapte permissões para funções ou departamentos específicos, garantindo mais flexibilidade e segurança.

1. Na barra lateral, vá para Configurações
2. Selecione Permissões e clique em + Novo grupo
3. Dê um nome ao grupo (por exemplo, “Gestores Financeiros - UE”)
4. Atribuir as permissões de Despesas necessárias
5. Se necessário, atualize as guias Funcionários ou Usuários externos
6. Se necessário, edite a visibilidade para selecionar quem os membros desta política de permissão verão (por exemplo, apenas os membros da sua equipe)
7. Clique em Salvar alterações

Atribuindo permissões de despesas a um grupo

As permissões de despesas definem quem pode criar, editar, aprovar ou gerenciar despesas. Atribuí-las corretamente garante fluxos de trabalho tranquilos e controle adequado.

1. Na aba Permissões de um grupo escolhido, procure por Despesas ou role até encontrar o ícone Despesas
2. Clique em Despesas para ver todas as permissões disponíveis
3. Habilite ou desabilite as permissões necessárias, como:
   • Adicione novas despesas em nome de outra pessoa – Crie despesas para outros funcionários.
   • Pode acessar as configurações de despesas – Gerencie a seção Configurações de despesas, fluxos de aprovação e recursos.
   • Pode gerenciar cartões – Gerencie todos os cartões da empresa.
   • Pode reembolsar despesas – Processar reembolsos por meio de arquivo SEPA ou folha de pagamento.
   • Podem solicitar cartões – Solicitar cartões de uso único para si próprios.
   • Pode ver transações – Ver todas as transações.
   • Pode definir despesas como pagas – Marcar despesas como pagas.
   • Aprovador global de despesas – gerencie despesas completamente, substituindo fluxos de aprovação.
   • Redefinir o fluxo de aprovação de despesas – Reinicie as aprovações para qualquer despesa.
   • Ver a entidade legal do funcionário – Visualizar a entidade legal dos funcionários.
   • Pode excluir despesas manuais rejeitadas – Controle os direitos de exclusão para si mesmo, relatórios diretos, equipes, entidade legal ou empresa inteira.
   • Pode editar despesas com status pendente – Controle os direitos de edição para si mesmo, relatórios diretos, equipes, entidade legal ou toda a empresa.
   • Pode visualizar e baixar “Despesas” – Controle os direitos de visualização/download para si mesmo, subordinados diretos, equipes, entidade legal ou empresa inteira.
4. Clique em Salvar alterações quando terminar

Revogar o acesso do usuário

Remover usuários da lista de permissões de despesas

1. Na barra lateral, vá em Configurações > Permissões > Despesas
2. Localize e remova os usuários que não devem mais ter acesso para enviar ou gerenciar despesas. Isso revogará a capacidade deles de criar ou enviar despesas no módulo.

Perguntas frequentes

1. Um funcionário pode pertencer a mais de um grupo de permissão?
   Não, cada funcionário só pode pertencer a um grupo de permissões por vez.
    
2. As alterações são aplicadas imediatamente?
   Sim, as atualizações afetam todos os usuários do grupo assim que são salvas.