Sie können steuern, welche Ausgabenarten Ihr Unternehmen den Mitarbeitenden erlaubt, einzureichen. Durch das Aktivieren oder Deaktivieren von regulären Ausgaben, Kilometergeld und Tagegeldern können Sie sicherstellen, dass Mitarbeitende nur die Optionen sehen, die mit der Ausgabenrichtlinie Ihres Unternehmens übereinstimmen.
Überblick
Die Einstellungen für Ausgabenarten ermöglichen es Administratoren zu entscheiden, welche manuellen Ausgabenanträge Mitarbeitende erstellen können.
Diese Funktion hilft Ihnen:
- Das Ausgabenmodul mit der Erstattungsrichtlinie Ihres Unternehmens in Einklang zu bringen
- Falsche Ausgabenanträge zu reduzieren
- Sicherzustellen, dass Mitarbeitende nur die verfügbaren Ausgabenarten sehen
Wenn eine Ausgabenart deaktiviert ist:
- Können Mitarbeitende diese Art von Ausgabe nicht mehr über die Web- oder mobile App erstellen
- Die Option ist auch über One nicht verfügbar
- Bereits eingereichte Ausgaben bleiben unverändert
- Automatisierte Ausgaben, die über Factorial Cards erstellt wurden, werden weiterhin wie gewohnt synchronisiert: nur manuelle Ausgabenanträge sind betroffen
So verwenden Sie es
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen
- Greifen Sie auf den Abschnitt Ausgaben zu
- Lokalisieren Sie in Ausgabenarten die verfügbaren Ausgabenarten:
- Reguläre Ausgaben
- Kilometergeld
- Tagegeld
- Verwenden Sie den Schalter neben jeder Ausgabenart, um sie zu aktivieren oder zu deaktivieren
- Ihre Änderungen werden sofort angewendet
Wenn Mitarbeitende eine Ausgabenart weiterhin sehen können, nachdem sie deaktiviert wurde, bitten Sie die Mitarbeitenden, die Seite zu aktualisieren oder die mobile App erneut zu öffnen und zu bestätigen, dass die Ausgabenart erfolgreich deaktiviert wurde. Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich an Ihr Support-Team.
Wenn Kartenausgaben weiterhin angezeigt werden, nachdem manuelle Ausgaben deaktiviert wurden, ist dies das erwartete Verhalten. Das Deaktivieren einer Ausgabenart verhindert nur manuelle Ausgabenanträge. Ausgaben, die automatisch über Factorial Cards generiert werden, erscheinen weiterhin.
Tipps und bewährte Verfahren
- Überprüfen Sie Ihre Ausgabenrichtlinie, bevor Sie diese Einstellungen ändern
- Deaktivieren Sie Ausgabenarten, die Ihr Unternehmen nicht erstattet, um unnötige Einreichungen zu reduzieren
- Wenn Ihr Unternehmen Ausgaben ausschließlich über Factorial Cards verwaltet, ziehen Sie in Betracht, manuelle Ausgabenarten zu deaktivieren, während Sie weiterhin automatisierte Kartenausgaben verwenden
- Informieren Sie Mitarbeitende, wenn Sie Ihre Ausgabenrichtlinie aktualisieren, damit sie verstehen, welche Ausgabenarten verfügbar sind
FAQ
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Was passiert mit bestehenden Ausgaben, wenn ich eine Ausgabenart deaktiviere?
Bestehende Ausgabenaufzeichnungen bleiben verfügbar. Das Deaktivieren einer Ausgabenart verhindert nur neue manuelle Einreichungen.
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Beeinflusst das Deaktivieren einer Ausgabenart Factorial Kartenausgaben?
Nein. Automatisierte Ausgaben von Factorial Cards werden weiterhin normal synchronisiert.
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Können Mitarbeitende deaktivierte Ausgabenarten über die mobile App einreichen?
Nein. Deaktivierte Ausgabenarten sind sowohl in der Web- als auch in der mobilen App sowie in One ausgeblendet.
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Kann ich eine Ausgabenart später wieder aktivieren?
Ja. Sie können jede Ausgabenart jederzeit in den Einstellungen für Ausgabenarten aktivieren oder deaktivieren.