Dieser Artikel erklärt, wie Sie Mitarbeiterzahlungen aus dem Vergütungssystem mithilfe der Finanzabteilung verwalten. Sie erfahren, wie Sie Mitarbeiter zur Zahlung veranlassen, SEPA-Dateien erstellen und den Zahlungsstatus direkt im Vergütungszyklus verfolgen.
Überblick
Die Vergütungsabteilung ist nun mit dem Finanzbereich verknüpft, sodass Personal- und Finanzteams die Mitarbeiterzahlungen in einem einzigen Arbeitsablauf verwalten können.
Bisher mussten SEPA-Dateien außerhalb des Vergütungsprozesses erstellt werden, was einen zusätzlichen Koordinierungsaufwand zwischen den Teams erforderte und die Transparenz des Zahlungsstatus verringerte.
Durch diese Integration:
- Personalabteilungen können Mitarbeiter direkt aus der Vergütungsabteilung zur Zahlung anmelden.
- Finanzteams können SEPA-Dateien aus dem Treasury generieren.
- Zahlungsstatus werden automatisch mit dem Vergütungszyklus synchronisiert
- Beide Teams arbeiten während des gesamten Zahlungsprozesses eng zusammen.
Diese Funktion trägt dazu bei, den manuellen Nachbearbeitungsaufwand zu reduzieren und die Transparenz vom Gehaltsabrechnungsprüfungsprozess bis zum Zahlungsabschluss zu verbessern.
Wann man es verwendet
- Wenn Gehaltsabrechnungsergebnisse bereits in einen Vergütungszyklus importiert wurden
- Wenn Sie SEPA-Zahlungen für Mitarbeiter generieren müssen
- Wenn Personal- und Finanzteams die Gehaltsabrechnung in einem zentralisierten Workflow verwalten möchten
Anleitung zur Verwendung
Senden Sie die Mitarbeiter zur Auszahlung aus dem Vergütungsbereich.
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu „Entschädigung“ .
- Wählen Sie einen Zyklus aus
- Stellen Sie sicher, dass die Nettogehaltsabrechnungsergebnisse importiert wurden.
- Klicken Sie auf „Senden“, um zu bezahlen.
- Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die Sie einbeziehen möchten.
- Wählen Sie das Fälligkeitsdatum der Zahlung.
- Bestätigen Sie die Aktion.
Im Finanzwesen wird automatisch eine Zahlungsanforderung erstellt.
Erstellen Sie die SEPA-Datei im Finanzministerium.
- Gehe zum Finanzministerium.
- Suchen Sie die aus dem Bereich „Vergütung“ erstellte Zahlungsanforderung.
- Klicken Sie auf „Senden“, um zu bezahlen.
-
Neue Sammelzahlung erstellen
- Wähle einen Namen
- Wählen Sie ein Bankkonto aus
- Schreiben Sie eine Beschreibung (optional)
- Klicken Sie auf „Weiter“, um die SEPA-Datei zu generieren.
- Klicken Sie oben rechts auf „SEPA-Datei herunterladen“ und laden Sie sie auf Ihre Banking-Plattform hoch.
- Nach der Bezahlung klicken Sie oben rechts auf „Als bezahlt markieren“.
- Der Vergütungszyklus wird automatisch mit dem neuesten Zahlungsstatus aktualisiert.
- Sobald dies abgeschlossen ist, können Sie auf „Zyklus abschließen“ klicken, um ihn zu beenden.
Falls die Option „Zur Zahlung senden“ nicht verfügbar ist, überprüfen Sie, ob die Gehaltsabrechnungsergebnisse in den Vergütungszyklus importiert wurden und ob Sie über die erforderlichen Berechtigungen für Vergütung und Finanzwesen verfügen.
Falls die Zahlungsanforderung nicht in der Finanzverwaltung angezeigt wird, aktualisieren Sie die Seite und überprüfen Sie, ob die Anforderung erfolgreich übermittelt wurde und ob der Vergütungszyklus korrekt abgeschlossen wurde.
Falls der aktualisierte Zahlungsstatus im Vergütungszyklus nicht angezeigt wird, vergewissern Sie sich, dass die Zahlung im Finanzbereich als „Bezahlt“ markiert wurde. Warten Sie einen Moment, bis die Statussynchronisierung abgeschlossen ist.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Überprüfen Sie die Gehaltsabrechnungsergebnisse, bevor Sie die Mitarbeiter zur Auszahlung freigeben.
- Überprüfen Sie die Bankdaten Ihrer Mitarbeiter sorgfältig, um abgelehnte SEPA-Zahlungen zu vermeiden.
- Richten Sie die Fälligkeitstermine an dem Lohn- und Gehaltsabrechnungskalender Ihres Unternehmens aus.
- Nutzen Sie Zahlungsstatus, um die HR- und Finanzabteilungen auf dem Laufenden zu halten.
- Prüfen Sie ausstehende Zahlungen regelmäßig, um Verzögerungen zu vermeiden.
Häufig gestellte Fragen
-
Kann ich SEPA-Dateien direkt aus der Vergütungsabrechnung generieren?
Nein. Die Mitarbeiterdaten werden von der Personalabteilung an die Finanzabteilung weitergeleitet, wo die SEPA-Datei erstellt wird.
-
Wer kann den Zahlungsprozess abwickeln?
Die Personalabteilung kann Mitarbeiter zur Auszahlung an die Vergütungsabteilung weiterleiten, während die Finanzabteilung die Zahlungen verwalten und SEPA-Dateien aus der Finanzabteilung generieren kann.
-
Wird der Zahlungsstatus automatisch synchronisiert?
Ja. Sobald eine Zahlung im Finanzministerium als bezahlt markiert ist, wird der Vergütungszyklus automatisch aktualisiert.
-
Ist diese Funktion für alle Unternehmen verfügbar?
Diese Funktionalität steht allen Unternehmen zur Verfügung, die das Produkt „Vergütung“ nutzen.