Der Onboarding-Workflow hilft Ihnen, den Onboarding-Prozess zu automatisieren, indem er eine Abfolge von Aufgaben und Aktionen erstellt, die neue Mitarbeiter erledigen müssen. Dies gewährleistet Konsistenz und spart Zeit in Ihren HR-Prozessen.

Die Konfiguration erfolgt über den Bereich „Workflows“ im Hauptmenü der Plattform und kann vordefinierte oder benutzerdefinierte Schritte umfassen, wie z. B. das Sammeln von Dokumenten, das Anfordern persönlicher Daten oder das Versenden von Willkommens-E-Mails.

Anleitung zur Verwendung

Befolgen Sie diese Schritte, um einen neuen Onboarding-Workflow zu erstellen:

1. Gehen Sie in der Seitenleiste zu „Workflows“.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte „Onboarding “.
3. Wählen Sie „Neues Onboarding hinzufügen“ .
4. Geben Sie Name , Beschreibung und Kategorie ein (stellen Sie sicher, dass „Onboarding “ ausgewählt ist).
5. Wechseln Sie zur Registerkarte „Konfiguration“ , um dem Workflow Schritte hinzuzufügen.

Für jeden Schritt können Sie Folgendes hinzufügen:

1. Aufgaben (z. B. Anforderung von Dokumenten, persönlichen Daten, Vertragsdaten)
2. Aktionen (z. B. eine automatisierte E-Mail oder eine Umfrage versenden)

Hinzufügen einer Aufgabe zu einem Schritt

1. Klicken Sie im ausgewählten Schritt auf „Aufgabe hinzufügen“ .
2. Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Aufgaben:
   1. Benutzerdefinierte Aufgabe
   2. Persönliche Daten
   3. Zusätzliche Mitarbeiterinformationen
   4. Ausweis- und Sozialversicherungsinformationen
   5. Bankkontoinformationen
   6. Vertragsdaten
   7. Datei hochladen
   8. Ausfüllen und Unterzeichnen des Antragsformulars
3. Nachdem Sie den Aufgabentyp ausgewählt haben, füllen Sie die Einrichtungsfelder aus:
   1. Legen Sie fest, wer es ausfüllen soll (z. B. neuer Mitarbeiter).
   2. Wählen Sie aus, welche Felder ausgefüllt werden müssen.
   3. Fügen Sie eine Beschreibung hinzu (z. B. „Bitte füllen Sie Ihr Formular mit den persönlichen Daten aus“).
   4. Legen Sie eine Fälligkeitsfrist fest oder fügen Sie bei Bedarf Dokumente bei.
   5. Bei Bedarf als Pflichtfeld markieren.
4. Aufgabe in der Vorschau anzeigen
5. Klicken Sie auf „Aufgabe speichern“ , um sie dem Schritt hinzuzufügen.

Wessen Name wird in den Benachrichtigungen zu Onboarding-Aufgaben als Zuweiser angezeigt?

In einem Onboarding-Workflow entspricht der in den Aufgabenbenachrichtigungen unter „Zugewiesen von“ angezeigte Name dem Benutzer, der die Aufgabe ursprünglich innerhalb der Workflow-Konfiguration erstellt hat.

Das heisst:

• Der in der Benachrichtigung angezeigte Zuweiser ist die Person, die die Aufgabe beim Einrichten des Workflows erstellt hat.
• Es hängt nicht davon ab, wer den Workflow aktiviert.
• Es hängt nicht davon ab, wer den Mitarbeiter einstellt.
• Wenn der Schritt ausgelöst wird, wird die Aufgabe automatisch dem ausgewählten Bearbeiter (z. B. neuer Mitarbeiter, Manager, interne Rolle) zugewiesen, aber die Bezeichnung „Zugewiesen von“ bleibt mit dem Ersteller der Aufgabe verknüpft.

Hinzufügen einer Aktion zu einem Schritt

1. Klicken Sie im ausgewählten Schritt auf „Aktion hinzufügen“ .
2. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
   1. Automatische E-Mail senden
   2. Umfrage senden
3. Füllen Sie die Details aus (E-Mail-Text oder Umfrageauswahl) und speichern Sie.

Mitarbeiter dem Onboarding zuweisen

1. Wechseln Sie im Workflow zur Registerkarte „Mitarbeiter“ .
2. Klicken Sie auf „Mitarbeiter hinzufügen“ .
3. Wählen Sie die Mitarbeiter aus, für die das Onboarding gilt.
4. Änderungen speichern

Häufig gestellte Fragen

1. Kann ich denselben Workflow für mehrere Neueinstellungen wiederverwenden?
Ja, Sie können denselben Onboarding-Workflow beliebig vielen Mitarbeitern zuweisen.

2. Kann ich einen Schritt löschen oder bearbeiten, nachdem das Onboarding bereits begonnen hat?
Sie können Schritte bearbeiten oder entfernen, Änderungen wirken sich jedoch möglicherweise nicht auf Mitarbeiter aus, die bereits einer veröffentlichten Version des Workflows zugewiesen sind.

3. Kann ich mir den gesamten Workflow vor der Zuweisung in einer Vorschau ansehen?
Ja, verwenden Sie den Vorschau- Schritt, bevor Sie den Workflow speichern und veröffentlichen.