1. Was bedeutet der Status "abgelehnt" auf einem Dokument, das ich zur Unterschrift gesendet habe?
Der Status "abgelehnt" auf einem Dokument, das Sie zur Unterschrift gesendet haben, bedeutet, dass die Person sich geweigert hat, das Dokument zu unterschreiben. Wenn eine Person ablehnt, muss sie einen Grund über eine Textnachricht angeben, die vom System erfasst wird. Der Administrator erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, die den Grund enthält, der auch im Dokumentenviewer angezeigt wird.
2. Wie sende ich mehrere Dokumente zur Unterschrift?
Um mehrere Dokumente zur Unterschrift zu senden, befolgen Sie diese Schritte:
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Dokumente
- Wählen Sie In großen Mengen senden
- Laden Sie ein PDF-Dokument hoch
- Entscheiden Sie über die Aufteilungseinstellungen
- Dokumente mit allen Seiten behalten
- Seitenweise aufteilen
- Alle Dokumente zu einem kombinieren
- Wählen Sie Zielordner
- Wählen Sie „E-Signatur anfordern“
- Empfänger: Der Empfänger des Dokuments erhält eine Unterschriftsanfrage.
- Zusätzlicher Unterzeichner: Die ausgewählten Benutzer erhalten ebenfalls eine Anfrage zur Unterzeichnung der Datei.
- Klicken Sie auf Datei hochladen
- Sobald das Dokument hochgeladen wurde, wenden Sie bei Bedarf Filter an und wählen Sie die Mitarbeiter = Empfänger
- Klicken Sie auf An X Mitarbeiter senden
Das Dokument wird im Abschnitt „Meine Dokumente“ des Empfängers im definierten Ordner hochgeladen. Eine E-Mail wird an den Mitarbeiter gesendet, wann immer ein neues Dokument hochgeladen wird, und er erhält eine Benachrichtigung per E-Mail und über seine ausstehenden Aufgaben.
3. Wie unterschreibe ich ein Dokument?
Um ein Dokument zu unterschreiben, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Öffnen Sie die erhaltene Benachrichtigung auf Ihrem Dashboard, die anzeigt, dass eine Unterschrift erforderlich ist
- Lesen Sie die Anweisungen und klicken Sie auf Start
- Unterschreiben Sie das Dokument
- Akzeptieren Sie die Bedingungen
- Klicken Sie auf Dokument senden
Das Dokument, das Sie unterschreiben, sollte im PDF-Format vorliegen und darf nicht bearbeitet oder verschlüsselt sein. Stellen Sie sicher, dass Sie die Unterschrift in das bereitgestellte Feld setzen.
Nachdem Sie das Dokument unterschrieben und gesendet haben, wird Ihr Administrator über Ihre Unterschrift informiert und erhält ebenfalls eine Bestätigung per E-Mail.
4. Ist es möglich, mehrere Seiten eines Dokuments zu unterschreiben?
Ja, Sie können mehrere Seiten eines Dokuments unterschreiben. Mit unserer fortschrittlichen digitalen Unterschrift müssen Sie jedoch nur eine Seite unterschreiben. Die digitale Unterschrift wirkt wie ein Stempel, der alle Seiten des Dokuments abdeckt. Für weitere Informationen besuchen Sie die Seite unseres Partners: Dokumente - Fragen.
Wenn Sie möchten, dass ein Benutzer jede Seite unterschreibt, kann dies über das Profil des Mitarbeiters erfolgen. Diese Option ist nur für Dateien verfügbar, die einzeln mit einem einzelnen Empfänger hochgeladen wurden.
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Organisation
- Wählen Sie den Mitarbeiter aus, von dem Sie eine E-Signatur anfordern möchten
- Laden Sie ein PDF-Dokument hoch
- Wählen Sie den Zielordner (wenn Sie sich nicht bereits in einem Ordner befinden)
- Wählen Sie „E-Signatur anfordern“
- Empfänger: Der Empfänger des Dokuments erhält eine Unterschriftsanfrage.
- Zusätzlicher Unterzeichner: Die ausgewählten Benutzer erhalten ebenfalls eine Anfrage zur Unterzeichnung der Datei
- Wählen Sie Geben Sie an, wo die Unterschriften platziert werden sollen, wenn Sie die Unterschrift platzieren möchten
- Ziehen Sie die Unterschriftkarten an die Stelle, an der der Empfänger unterschreiben soll, und passen Sie die Größe bei Bedarf an.
- Klicken Sie auf Dokument hochladen und E-Signatur anfordern.
Sie können mehrere Unterschriften im selben Dokument platzieren, was bedeutet, dass der Benutzer mehrere Male im selben Dokument unterschreiben kann.
5. Ist es möglich, die Platzierung der Unterschriften zu bestimmen?
Ja, Sie können entscheiden, wo die Unterschriften platziert werden. Diese Option ist über das Mitarbeiterprofil verfügbar und nur beim Hochladen einzelner Dateien. Diese erweiterten Einstellungen ermöglichen es Ihnen, den genauen Standort für die Unterschrift anzugeben.
Bitte folgen Sie den in der vorherigen Frage beschriebenen Schritten, um dies zu tun.
6. Ist die Factorial E-Signatur rechtsgültig?
Ja, die Factorial E-Signatur ist rechtsgültig. Die elektronische Unterschriftlösung, die von Factorial bereitgestellt wird, wird über Signaturit angeboten, ein Legaltech-Unternehmen, das als Qualifizierter Vertrauensdienstanbieter (QTSP) akkreditiert ist. Dieses Unternehmen bietet Lösungen für elektronische Unterschriften, zertifizierte elektronische Zustellungen und elektronische Identifikation an. In der Europäischen Union legt die eIDAS-Verordnung die Mindestanforderungen fest, um eine elektronische Unterschrift als gültig zu betrachten und deren rechtliche Auswirkungen. Die rechtliche Gültigkeit elektronischer Unterschriften kann jedoch je nach Dokument variieren und unterliegt der Gesetzgebung jedes Landes. Daher wird empfohlen, sich für spezifische Anwendungsfälle mit Ihrem Rechtsberater zu beraten.
7. Was ist die maximale Größe eines Dokuments, das zur Unterschrift gesendet werden kann?
Die maximale Größe eines Dokuments, das zur E-Signatur gesendet werden kann, beträgt 15MB. Jede Datei, die größer ist, wird zwar korrekt gespeichert, jedoch wird keine E-Signatur angefordert.