Die Kennzahl FTE (Full-Time Equivalent) standardisiert die Personalkapazität, indem sie die Arbeitsstunden von Teilzeit- und Zeitarbeitern in die Arbeitszeit eines Vollzeitmitarbeiters umrechnet. Anstatt einfach nur die Anzahl der Personen zu zählen, misst FTE die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden und liefert Finanz- und Personalverantwortlichen so ein genaueres Bild der Personalkapazität und -kosten.
FTE ist besonders nützlich für:
- Personalplanung: Ermitteln Sie Ihre tatsächlichen Kapazitäten und stellen Sie fest, ob Sie Personal einstellen oder Ressourcen anpassen müssen.
- Budget- und Kostenmanagement: Berechnen Sie die Arbeitskosten genau, wenn Ihre Belegschaft aus einer Mischung von Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigten besteht.
- Produktivitätsmessung: Vergleich der Arbeitsbelastung über Abteilungen oder Zeiträume hinweg, unabhängig von unterschiedlichen Arbeitszeiten.
- Rechtliche Konformität: Prüfen Sie anhand der Mitarbeiterzahl, ob Ihr Unternehmen die geltenden Vorschriften erfüllt.
Wo finde ich FTE?
Die FTE-Zahl wird im Verlaufsprotokoll des Finanzarbeitsbereichs direkt neben der Mitarbeiterzahl angezeigt.
Um darauf zuzugreifen:
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu „Finanzen“.
- Arbeitsbereich auswählen
- Klicken Sie auf das Uhrensymbol , um das Verlaufsprotokoll zu öffnen.
Die FTE-Kennzahl spiegelt automatisch alle Filter wider, die Sie in Financial Workspace angewendet haben – einschließlich Datumsbereich, Abteilung oder anderer aktiver Filter.
Bevor Sie FTE sehen können
FTE erfordert die Angabe des Arbeitszeitanteils für alle Mitarbeiter im ausgewählten Zeitraum. Da dies kein Pflichtfeld ist, muss es möglicherweise nicht für alle Mitarbeiter ausgefüllt werden.
Falls bei einem Mitarbeiter im ausgewählten Zeitraum diese Information fehlt, wird die FTE nicht angezeigt und Sie erhalten eine Warnmeldung.
Um die fehlenden Daten zu vervollständigen:
- Öffnen Sie das Verlaufsprotokoll im Finanzarbeitsbereich.
- Klicken Sie auf „Fehlende Vertragsinformationen vervollständigen“.
- Tragen Sie die Arbeitszeitprozentsätze für die entsprechenden Mitarbeiter ein.
- Klicken Sie auf Speichern
- Warten Sie, bis die Daten geladen sind, und aktualisieren Sie die Seite – die FTE wird nun berechnet und angezeigt.
Wie wird der FTE-Wert berechnet?
Die Berechnung des FTE erfolgt periodenbezogen anhand zweier Informationen für jeden Mitarbeiter: dem prozentualen Anteil seiner Arbeitszeit sowie dem Beginn- und Enddatum seines Arbeitsvertrags .
Für jede Periode berechnet Factorial die Vollzeitäquivalente (FTE) aller Mitarbeiter, deren Vertrag in dieser Periode aktiv war, unter Berücksichtigung des Anteils ihrer tatsächlichen Beschäftigungszeit. Mitarbeiter, deren Verträge in einer vorherigen Periode endeten, werden nicht in die FTE der aktuellen Periode einbezogen – sie werden der Periode zugerechnet, in der sie aktiv waren.
Dieser Ansatz ist beabsichtigt: Die Vollzeitäquivalente (FTE) sollen die tatsächliche Personalkapazität eines bestimmten Zeitraums widerspiegeln, um eine konsistente Kostenanalyse zu gewährleisten. Würde man die Kosten eines Zeitraums durch einen kumulierten oder übertragenen FTE-Wert teilen, entstünden irreführende Ergebnisse, da diese Kosten nur den im jeweiligen Zeitraum aktiven Mitarbeitern entsprächen.
Beispiel: Ein Mitarbeiter mit einer 50%igen Arbeitszeit, der während des gesamten Zeitraums aktiv war, trägt 0,5 FTE bei. Ein Mitarbeiter, dessen Vertrag in einem vorherigen Zeitraum endete, wird bei der FTE-Berechnung des aktuellen Zeitraums nicht berücksichtigt.
Die Vollzeitäquivalente (FTE) werden nur für aktive Verträge berechnet. Der Arbeitszeitanteil kann nur für aktuelle Vertragsversionen aktualisiert werden; ältere Versionen können aufgrund von Systembeschränkungen nicht bearbeitet werden.