Was ist die DATEV RDS-Integration?

DATEV RDS (Rechnungsdatenservice) sendet Ihre genehmigten Factorial-Ausgaben, die Rechnungsdaten plus den Beleg, direkt in das DATEV Unternehmen Online (DUO) Postfach Ihres Steuerberaters. Die Aufzeichnungen kommen vorkodiert mit Kontonummern und Umsatzsteuercodes. Ihr Berater überprüft sie, passt sie bei Bedarf an und bucht sie in das Hauptbuch. Im Gegensatz zum DATEV-Dateiexport gibt es keine Datei zum Herunterladen oder Hochladen: Factorial überträgt die Daten über seine API an DATEV.

Wie es funktioniert

1. Installieren Sie DATEV RDS aus dem Marketplace.
2. Verbinden Sie sich einmal für das Unternehmen mit DATEV. Sie melden sich über DATEV mit SmartLogin oder SmartCard an.
3. Wählen Sie für jede juristische Person ihren DATEV-Datensatz (Berater plus Mandant) aus der Liste aus, die Factorial anzeigt.
4. Setzen Sie die Fallback-Gläubigerkonten:
   • Lieferantenkollektivkonto
   • Konto für unternehmenseigene Kartenausgaben
     Bestätigen Sie dann die Zuordnung von USt zu BU-Code:
     • 19% → 3
     • 7% → 2
     • 0% → 40
5. Überprüfen Sie das Bereitschaftsfenster. Es zeigt Ihnen an, ob jeder Datensatz einen Import empfangen kann und ob Ihre zugeordneten Konten zur Kontolänge des Datensatzes passen. Es benennt auch genau, welche Kategorien oder Konten noch Aufmerksamkeit benötigen.

Ausgaben exportieren

1. Wählen Sie in Ausgaben die genehmigten Ausgaben aus, die Sie exportieren möchten, und klicken Sie auf Export nach DATEV.
2. Factorial gruppiert die Ausgaben nach juristischer Person und nach Buchhaltungsmonat und sendet sie an DATEV.
3. Verfolgen Sie den Fortschritt im Verarbeitungsprotokoll. Die Aufzeichnungen landen im DUO-Postfach (Belegablage) des Beraters, vorkodiert.
4. Ihr Steuerberater überprüft die Aufzeichnungen, passt sie bei Bedarf an und bucht sie in das Hauptbuch.

Umfang

Die Integration:

• Exportiert regelmäßige Ausgaben, Kilometer und Tagegelder.
• Sendet Daten einseitig, von Factorial nach DATEV.
• Erstellt einen accountsPayableLedger-Datensatz pro Ausgabe oder einen pro Umsatzsteuersatz, wenn die Ausgabe eine Mehrwertsteuersatzaufteilung hat.

Was wird gesendet

Die folgenden Felder werden synchronisiert:

• Datum und Betrag
• G/L-Konto (Sachkonto): aus Ihrer Factorial-Zuordnung pro juristische Person
• Gläubigerkonto (Personenkonto): das Konto des Mitarbeitenden oder das Lieferantenkollektivkonto für Erstattungen; das Kartenkonto für unternehmenseigene Ausgaben
• USt-Satz und sein BU-Code
• Buchungstext, Belegnummer, Lieferantenname
• Währung und Wechselkurs, falls zutreffend
• Kostenstelle (KOST1)
• Belegdatei für jede Ausgabe

Beschränkungen

• Nur deutsche juristische Personen.
• Benötigt das Buchhaltungssetup: G/L-Konten stammen aus Ihrer Factorial-Zuordnung von Kategorien zu Konten. Das Bereitschaftsfenster kennzeichnet jede Kategorie oder jedes Konto, das fehlt oder nicht zum Datensatz passt, bevor Sie exportieren.
• DATEV-Seite muss bereit sein: der Datensatz benötigt aktives Dokumentenmanagement (Belege online), und Ihr DATEV-Nutzer benötigt die Berechtigung für den Dienst.
• Korrekturen erfolgen in DATEV: Aufzeichnungen landen im DUO-Postfach zur Überprüfung und Buchung durch den Berater; sie werden nicht direkt im Hauptbuch geschrieben.
• Kostenstellen: eine KOST1 pro Datensatz. KOST2 (Kostenträger) und grenzüberschreitende Reverse-Charge-BU-Codes sind noch nicht abgedeckt.