Der Finanzarbeitsbereich vereint alle bekannten personalbezogenen Kosten in Factorial und bietet Ihnen so einen zentralen Ort für deren Analyse und Verwaltung.

Es ist derzeit in zwei Bereiche unterteilt, die auf unterschiedliche Rollen zugeschnitten sind:

• Finanzteams – zur Unterstützung von Budgetierung, Kostenverteilung und Berichterstattung.
• Personaladministratoren – zur Überwachung der Gehaltsabrechnung und der Personalstruktur.

Registerkarte „Personalkosten“ – für Finanzteams

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste im Bereich Finanzen auf „ Arbeitsbereich “.
2. Wählen Sie die Registerkarte „Personalkosten“ aus.

Dieser Reiter bietet eine vollständige Übersicht über die mit den Mitarbeitern verbundenen Kosten, einschließlich vordefinierter Vertragswerte, tatsächlicher Lohn- und Gehaltsdaten sowie Ausgaben.

• Vertragskosten. Die Daten stammen direkt aus den jeweiligen Mitarbeiterverträgen. Diese Daten dienen als Referenz für vordefinierte Bedingungen und Kosten und sind wie folgt aufgeteilt:
  • Bruttogehalt
  • Zusätzliche Vergütung (falls definiert)

Dies ist der Betrag, den Sie bei der Einstellung des Mitarbeiters eingeplant hatten, und wir verwenden ihn zum Vergleich mit den Lohn- und Gehaltskosten.

• Mitarbeiterausgaben. Alle mitarbeiterbezogenen Ausgaben aus dem Ausgabenprodukt mit folgenden Status: Genehmigt, Bezahlt, An die Gehaltsabrechnung gesendet (SEPA), In der Gehaltsabrechnung . Sie können die Gesamtsumme anzeigen oder die Ausgaben nach Kategorien aufschlüsseln, indem Sie auf den Pfeil klicken.
  

• Personalkosten. Die wichtigste Kennzahl (KPI) sind die Personalkosten – die Gesamtkosten pro Mitarbeiter Ihres Unternehmens, ermittelt aus den „Unternehmenskosten“ Ihrer Gehaltsabrechnungen. Eine detaillierte Gehaltsaufschlüsselung basierend auf den hochgeladenen Gehaltsabrechnungen finden Sie im Reiter „Gehaltsdaten“.

In Financial Analytics werden die Kosten ausgeschiedener Mitarbeiter weiterhin angezeigt, solange der Mitarbeiter während des ausgewählten Berichtszeitraums aktiv war.

Wie funktioniert es in Abhängigkeit vom gewählten Zeitraum?

• Wenn Sie einen Zeitraum auswählen, in dem der Mitarbeiter aktiv war , werden seine Kosten in den Daten angezeigt.
• Wenn Sie einen Zeitraum nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters auswählen , wird dieser nicht mehr in den Ergebnissen angezeigt.
• Wenn Sie einen Zeitraum vor dem Kündigungsdatum auswählen , werden auch die Kosten angezeigt.

1. Filter

1.1. Datenquelle

Sie können die Datenquelle je nach den Kosteninformationen, die Sie analysieren möchten, auswählen.

• Beispiel: Wie hoch waren die Gesamtkosten für Agustín García im Jahr 2024, einschließlich Lohnkosten und Flugkosten?

1.2. Kostenstellen

Wenn Sie in Factorial Kostenstellen eingerichtet haben, können Sie die Kosten nach diesen Dimensionen filtern und gruppieren.

• Beispiel: Wie viel geben wir dieses Jahr für die Kostenstellen Marketing und Produktentwicklung aus?

1.3. Juristische Person

Wenn Ihr Unternehmen in Factorial mehrere juristische Einheiten eingerichtet hat, können Sie nach diesen filtern und gruppieren.

• Beispiel: Wie hoch sind die gesamten Personalkosten unserer deutschen juristischen Person in diesem Quartal?

1.4. Personen

Filtern Sie nach bestimmten Mitarbeitern, deren direkten Vorgesetzten oder beliebigen Mitarbeitergruppen.

• Beispiel: Wie viel kostet Jane Does Team pro Monat?

1.5. Arbeitsplätze

Filtern Sie die Kosten nach jedem in Ihrer Organisationsstruktur definierten Arbeitsplatz.

• Beispiel: Wie hoch sind die monatlichen Kosten für unser Büro in Barcelona im Vergleich zu Valencia?

2. Gruppieren nach

Sie können auch die Option „Gruppieren nach“ verwenden, um die visuelle Aufschlüsselung in der Tabelle zu ändern (gilt nicht für das Diagramm).

Hinweis: Die Daten selbst bleiben unverändert, nur die Art und Weise der Berichterstattung ändert sich.

• Beispiel: Können Sie eine Aufschlüsselung der Kosten nach Managern für die Kostenstellen Marketing und Produktentwicklung bereitstellen?

Wählen Sie dazu zuerst Ihren Filter aus und klicken Sie dann auf „Gruppieren nach“, um die Daten aufzuschlüsseln.

3. Export

Unabhängig von Filtern und Gruppen gibt es auf diesem Bildschirm noch eine weitere Option: Exportieren: Basierend auf Ihren ausgewählten Filtern und Gruppierungen generieren wir eine .xlsx Excel-Datei und senden sie an Ihre Factorial E-Mail-Adresse.

Registerkarte „Vergütung“ – für Personaladministratoren konzipiert

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste im Bereich Finanzen auf „ Arbeitsbereich “.
2. Wählen Sie die Registerkarte „Gehaltsabrechnungsdaten“ aus.

Dieser Abschnitt konzentriert sich auf die Analyse tatsächlicher Gehaltsabrechnungsdaten anhand der hochgeladenen Gehaltsabrechnungsübersicht . Auf dieser Registerkarte werden Ihre Gehaltsabrechnungskonzepte kategorisiert und unter den folgenden Kategorien zusammengefasst*:

• Verdienst - Festgehalt
• Verdienst - Sachleistungen
• Verdienste - Sonstige
• Einkommen - variabel
• Abzüge
• Unternehmensbeitrag
• Zusammengefasste Werte
  * Die unter „Zusammengefasste Werte“ aufgeführten Konzepte werden nicht summiert, da es sich dabei bereits um Ergebnisse von Operationen handelt.
• Nicht kategorisiert
  Alle vordefinierten Konzepte werden mit den übrigen Kategorien verknüpft. Ihre benutzerdefinierten Konzepte werden vorübergehend unter „Nicht kategorisiert“ angezeigt, bis Sie sie über Einstellungen > Gehaltsabrechnung > Gehaltsabrechnungskonzepte mit der richtigen Kategorie verknüpfen.

1. Filter

Sowohl die Tabelle als auch das Diagramm reagieren auf alle Filter außer dem Filter für Gehaltsabrechnungspositionen. Der Filter für Gehaltsabrechnungspositionen wirkt sich nur auf die Tabelle aus. Das Diagramm zeigt aktuell die gesamten Unternehmenskosten an, unabhängig davon, welche Gehaltsabrechnungsposition ausgewählt ist.

1.1. Kostenstelle

Wenn in Factorial Kostenstellen eingerichtet sind, können Sie die Gehaltsabrechnungsdaten nach diesen Geschäftsbereichen gruppiert anzeigen.

• Beispiel: Wie hoch waren die Lohnkosten für das Kostenstellenkonto Vertrieb im Juni?

1.2. Juristische Person

Filtern Sie die Lohnkosten nach jeder in Ihrem Firmenkonto konfigurierten juristischen Person.

• Beispiel: Wie hoch waren die Gehaltszahlungen in unserer portugiesischen Niederlassung im letzten Monat?

1.3. Lohnabrechnungszeile

Konzentrieren Sie sich auf spezifische Lohn- und Gehaltsabrechnungskonzepte, wie z. B. Grundgehalt, Steuern, Boni oder Essensgutscheine.

• Beispiel: Wie hoch waren die gesamten Bonuszahlungen im zweiten Quartal im gesamten Unternehmen?

1. 4. Personen

Filtern Sie nach Mitarbeiter, dessen Vorgesetzten oder einer beliebigen Mitarbeitergruppe.

• Beispiel: Wie viel haben wir John Doe und seinem Team in diesem Jahr insgesamt an Vergütung gezahlt?

1.6. Arbeitsplätze

Filtern Sie die Lohnkosten nach physischem Bürostandort oder Remote-Standort.

• Beispiel: Wie hoch waren die Lohnkosten für unser Remote-Team im April?

2. Gruppieren nach

Sie können auch die Option „Gruppieren nach“ verwenden, um die visuelle Aufschlüsselung in der Tabelle zu ändern (gilt nicht für das Diagramm).

Die Daten selbst bleiben unverändert, nur die Art und Weise, wie sie in der Berichterstattung präsentiert werden, ändert sich.

3. Zusammenfassung der Vergütung hochladen

1. Klicken Sie im Reiter „Vergütungsdaten“ auf die Schaltfläche „Upload-Zusammenfassung“.
2. Dies ist eine Abkürzung, mit der Sie die offizielle Gehaltsabrechnung hochladen können, um das Dashboard mit echten, detaillierten Gehaltsdaten zu füllen.

4. Export

Gleiches Verhalten wie im Tab „Mitarbeiterkosten“ – basierend auf den ausgewählten Filtern und Gruppierungen wird eine .xlsx Excel-Datei generiert und an Ihre Factorial E-Mail-Adresse gesendet.