Mit dem Ticketsystem können Sie alle internen Mitarbeiteranfragen – von einfachen Fragen bis hin zu komplexen Problemen – zentral in einem einzigen System erfassen und verwalten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie das Ticketsystem von ONE funktioniert, wann es eingesetzt wird und wie Sie Anfragen teamübergreifend effizient verwalten.
Überblick
Das Ticketsystem hilft Ihnen, Mitarbeiteranfragen strukturiert zu organisieren, zu verfolgen und zu bearbeiten. Mitarbeiter können über One Fragen in natürlicher Sprache stellen. Daraufhin wird entweder sofort eine Antwort basierend auf dem Unternehmenswissen gegeben oder ein Ticket zur weiteren Bearbeitung erstellt.
Anfragen werden automatisch kategorisiert und dem richtigen Team (Personalabteilung, IT, Finanzen, Gebäudemanagement usw.) zugewiesen, sodass nichts verloren geht und jede Anfrage effizient bearbeitet wird.
Wann und warum es verwendet werden sollte
Nutzen Sie das Ticketsystem, wenn:
- Sie möchten alle Mitarbeiteranfragen an einem zentralen Ort sammeln.
- Anfragen werden über verschiedene Kanäle wie E-Mail oder Chat übermittelt.
- Sie benötigen Einblick in den Anfragestatus und die Antwortzeiten.
- Teams bearbeiten wiederkehrende Fragen oder ein hohes Anfrageaufkommen.
- Sie möchten die Reaktionseffizienz und Verantwortlichkeit verbessern
Anleitung zur Verwendung
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Ein Mitarbeiter stellt einen Antrag
- Mitarbeiter stellen über One eine Frage in natürlicher Sprache.
- One wird:
- Geben Sie (falls verfügbar) sofort eine Antwort, oder
- Automatisch ein Ticket erstellen
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Automatische Kategorisierung und Zuordnung
- Das System kategorisiert die Anfrage.
- Es weist das Ticket dem zuständigen Team zu (z. B. Personalabteilung, IT).
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Den Ticketlebenszyklus verwalten
Teams können den Ticketstatus im Laufe der Bearbeitung aktualisieren:- Offen
- Im Gange
- Warten
- Gelöst
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Tickets verfolgen und beantworten
- Alle Tickets sind über das Ticketing-Dashboard zugänglich.
- Kommunizieren Sie direkt im Ticket mit dem Anfragenden.
- Alle Aktualisierungen an einem Ort speichern, um volle Übersicht zu gewährleisten
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Leistungsanalyse
Nutzen Sie das Insights-Dashboard zur Überwachung folgender Punkte:- Ticketvolumen
- SLA-Konformität
- Auflösungszeiten
Wenn Mitarbeiter nicht sofort Antworten erhalten, stellen Sie sicher, dass Ihre Wissensdatenbank vollständig und aktuell ist, damit One genaue Antworten geben kann.
Falls Tickets fehlen oder Anfragen verloren gehen, vergewissern Sie sich, dass die Mitarbeiter ihre Anfragen über One und nicht über externe Kanäle einreichen.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Halten Sie Ihre Wissensdatenbank aktuell : Je genauer Ihre Unternehmensrichtlinien sind, desto mehr Fragen One sofort beantwortet werden, ohne dass Tickets erstellt werden müssen.
- Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten : Stellen Sie sicher, dass jedes Team weiß, welche Arten von Anfragen es bearbeitet.
- Nutzen Sie Statusaktualisierungen einheitlich : Dies verbessert die Transparenz und vermeidet Verwirrung bei den Mitarbeitern.
- Wiederkehrende Anfragen überwachen : Muster erkennen und die Dokumentation verbessern, um wiederholte Fragen zu reduzieren.
Häufig gestellte Fragen
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Erstellen Mitarbeiter immer ein Ticket, wenn sie eine Frage stellen?
Nein. Wenn in Ihrem Unternehmenswissen eine passende Antwort gefunden One , erfolgt eine sofortige Reaktion. Ein Ticket wird erst erstellt, wenn weitere Maßnahmen erforderlich sind.
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Können mehrere Teams das Ticketsystem nutzen?
Ja. Das Ticketing-System ist für den funktionsübergreifenden Einsatz konzipiert, einschließlich Personalwesen, IT, Finanzen und Gebäudemanagement.
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Fallen Kosten für die Aktivierung des Ticketingsystems an?
Nein. Es fallen keine Aktivierungskosten an. Der Ticketverkauf erfolgt über One Credits.
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Kann ich nachverfolgen, wie lange die Bearbeitung von Anfragen dauert?
Ja. Das Insights-Dashboard bietet Einblick in Lösungszeiten und SLA-Performance.
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Wann sollte mein Team mit der Nutzung des Ticketsystems beginnen?
Das Ticketsystem ist bereits aktiv und kann sofort genutzt werden. Bei Fragen zur Einrichtung wenden Sie sich bitte an den Support.