Was ist der Job-Katalog?

Der Job-Katalog ist die Struktur, in der Sie alle Rollen in Ihrem Unternehmen definieren.

Die Hierarchie funktioniert folgendermaßen:

1. Familie – Die umfassendste Kategorie (z. B. Marketing, Ingenieurwesen, HR)
2. Funktion – Ein spezifischer Bereich innerhalb einer Familie (HR → Talent Ops, Rekrutierung…)
3. Rolle – Die Position selbst (z. B. Software-Ingenieur/in)
4. Ebene – Die Seniorität oder der Fortschritt innerhalb einer Rolle (z. B. Junior, Senior)

Diese Struktur hilft, Ihre Organisation klar, skalierbar und konsistent zu halten.

Über die Strukturierung von Rollen hinaus ermöglicht der Job-Katalog Ihnen:

• Gehaltsbereiche pro Rolle und Ebene zu definieren
• Arbeitsbedingungen zu konfigurieren
• Kompetenzen und Erwartungen zuzuweisen
• Karrierefortschritte zu strukturieren

Diese Informationen werden in Factorial wiederverwendet und sind besonders wichtig, wenn:

• Ein Stellenangebot erstellt wird
• Ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird
• Förderungen verwaltet werden
• Mitarbeiter nach Rolle, Ebene oder Abteilung gefiltert werden

Der Job-Katalog hilft Ihnen, Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und Konsistenz zu gewährleisten, während Ihr Unternehmen wächst.

Durch den Job-Baum navigieren

Der Job-Katalog-Baum hilft Ihnen, Rollen, Funktionen und Ebenen in Ihrer Organisation zu erkunden und zu verwalten. Er wurde entwickelt, um es einfach zu machen, spezifische Knoten zu finden und schnell zu handeln, selbst in großen und komplexen Strukturen.

• Einfach navigieren: Der Baum unterstützt sowohl Maus- als auch Tastaturinteraktionen, sodass Sie effizient durch Knoten navigieren können. Verbesserte Reaktionsfähigkeit und intuitive Steuerungen erleichtern das Erkunden und Verwalten selbst großer organisatorischer Hierarchien.
• Finden Sie, was Sie schneller benötigen: Verwenden Sie das Suchfeld innerhalb des Baums, um schnell spezifische Rollen, Funktionen oder Ebenen zu finden. Während Sie tippen, erscheinen passende Knoten mit klaren Bezeichnungen, was es einfacher macht, zwischen Elementen mit ähnlichen oder identischen Namen zu unterscheiden.
• Verstehen Sie die Ergebnisse auf einen Blick: Suchergebnisse bieten zusätzlichen Kontext, um Ihnen zu helfen, den richtigen Knoten zu identifizieren, ohne den gesamten Baum manuell durchsuchen zu müssen. Dies reduziert Verwirrung und hilft, Navigationsfehler beim Arbeiten mit wiederholten Namen zu vermeiden.
• Handeln Sie direkt aus dem Baum: Sobald Sie den richtigen Knoten gefunden haben, können Sie sofort Aktionen wie das Verschieben oder Löschen durchführen oder weiter in die Struktur navigieren. Steuerungen und Aktionsschaltflächen sind so platziert, dass sie einen reibungslosen Übergang vom Finden zum Handeln unterstützen.

Wo finde ich den Job-Katalog?

1. In Ihrer Seitenleiste klicken Sie auf Organisation
2. Klicken Sie auf Rollen

Sie können den Katalog auf zwei Arten erkunden:

• Baumansicht
  Zeigt die gesamte Hierarchie (Familie → Funktion → Rolle → Ebene)
   
• Detaillierte Ansicht
  Klicken Sie auf ein beliebiges Element, um dessen Informationen anzuzeigen und zu bearbeiten.
  Verwenden Sie den Baum, um die Struktur zu verstehen.
  Verwenden Sie die detaillierte Ansicht, um spezifische Elemente zu konfigurieren.

Wie importiere ich meinen bestehenden Job-Katalog?

Wenn Sie bereits Ihre Rollen in Excel definiert haben, können Sie diese in Factorial mit dem Job-Katalog-Importer importieren. Um die Rollen des Job-Katalogs aus einer Tabelle importieren zu können, dürfen keine Rollen mit Verträgen im System verknüpft sein.

Die Struktur verstehen

Der Job-Katalog hat 4 Ebenen:

1. Familie (z. B. Marketing, Ingenieurwesen, HR)
2. Funktion
3. Rolle
4. Ebene

Das System liest Ihre Datei von oben nach unten, sodass jede Ebene vor der darunterliegenden erstellt werden muss.

Denken Sie daran, es ist wie beim Bau eines Baumes:

• Zuerst der Stamm (Familie)
• Dann die Äste (Funktion)
• Dann kleinere Äste (Rolle)
• Schließlich die Blätter (Ebenen)

Wenn eine höhere Ebene noch nicht existiert, schlägt der Import fehl.

Wie formatiere ich meine Excel-Datei?

Ihre Datei muss eine Spalte pro Ebene enthalten:

Beim Hinzufügen einer neuen Struktur müssen Sie jede Ebene Schritt für Schritt definieren.

Beachten Sie, wie:

• Die erste Zeile definiert nur Ebene 1
• Die nächste Zeile definiert Ebene 1 + Ebene 2
• Dann Ebene 1 + Ebene 2 + Ebene 3
• Schließlich die Rolle (Ebene 4)

Dies stellt sicher, dass das System die Hierarchie korrekt aufbaut.

Häufige Fehler, die zu vermeiden sind

• Ebene überspringen
• Selbst wenn Sie nur eine Rolle benötigen, müssen Sie dennoch alle vorherigen Ebenen in separaten Zeilen definieren.
• Falsche Reihenfolge
• Höhere Ebenen müssen immer über den niedrigeren Ebenen erscheinen.
• Fehlende Währung für Gehälter
• Wenn Sie Gehaltsinformationen einfügen, müssen Sie eine Währung definieren.
• Ändern der Spaltennamen
• Ändern Sie nicht die Vorlagenüberschriften.

Wie importiere ich die Datei?

1. Gehen Sie zu Organisation > Jobs
2. Klicken Sie auf Importieren
3. Laden Sie Ihre ausgefüllte Excel-Datei hoch
4. Überprüfen Sie die Vorschau
5. Bestätigen Sie den Import

Wie erstelle ich eine neue Rolle?

Um eine neue Rolle zu erstellen:

1. Gehen Sie zu Organisation > Jobs
2. Navigieren Sie zur richtigen Funktion
3. Klicken Sie auf Rolle hinzufügen
4. Füllen Sie die Rolledetails aus (dann können Sie auch die verschiedenen Rollenebenen erstellen)
5. Speichern

Eine Rolle muss immer zu einer Funktion gehören.

Wie verschiebe ich Elemente in der Struktur?

Sie können Ihren Katalog jederzeit reorganisieren.

Rollen in eine andere Funktion verschieben

1. Öffnen Sie die Rolle
2. Ändern Sie die übergeordnete Funktion
3. Speichern

Die Baumansicht wird automatisch aktualisiert.

Wie weise ich Jobs Mitarbeitenden zu?

Rollen und Ebenen werden über den Vertrag des/der Mitarbeitenden zugewiesen.

1. Öffnen Sie das Mitarbeiterprofil
2. Gehen Sie zu Vereinbarungen
3. Wählen Sie Neue Bedingungen oder Bedingungen bearbeiten
4. Wählen Sie die Rolle aus
5. Wählen Sie die Ebene aus
6. Speichern

Kompetenzen

Was sind Kompetenzen?

Kompetenzen definieren die Fähigkeiten, das Wissen und das Verhalten, die für einen Job erwartet werden (wie Führung oder Projektmanagement)

Sie helfen, die Erwartungen über ähnliche Rollen hinweg zu standardisieren.

Wenn Sie das Leistungsmodul nicht haben, sehen Sie eine Upsell-Nachricht, in der Sie weitere Informationen zu dieser Funktion erhalten können.

 

Wie Kompetenzen in der Hierarchie funktionieren

Kompetenzen werden von oben nach unten vererbt:

Unternehmen → Familie → Funktion → Rolle → Ebene

Das bedeutet:

• Wenn eine Kompetenz auf der Familieneebene zugewiesen wird, erbt alles darunter diese.
• Wenn sie auf der Rollenebene zugewiesen wird, erben nur diese Rolle und ihre Ebenen sie.
• Sie können auf niedrigeren Ebenen spezifischer sein, wenn nötig.

Die Vererbung gewährleistet Konsistenz und ermöglicht gleichzeitig Flexibilität.

Wie weise ich Kompetenzen zu?

1. Gehen Sie zu Organisation > Jobs
2. Öffnen Sie die Ebene, in der Sie sie zuweisen möchten (Familie, Funktion, Rolle oder Ebene)
3. Navigieren Sie zum Abschnitt Kompetenzen
4. Fügen Sie die relevanten Kompetenzen hinzu
5. Speichern

Wenn Sie eine Kompetenz auf einer höheren Ebene (z. B. Familie) zuweisen, wird sie automatisch auf alles darunter angewendet.

Wie weise ich Kompetenzstufen zu?

Sobald Kompetenzen zugewiesen sind, können Sie das erwartete Fähigkeitsniveau definieren.

1. Öffnen Sie die relevante Rolle oder Ebene
2. Gehen Sie zum Abschnitt Kompetenzen
3. Wählen Sie das erwartete Niveau für jede Kompetenz (z. B. Grundkenntnisse, Fortgeschrittene, Experten)
4. Speichern

Die Definition von Kompetenzstufen hilft, Erwartungen zu klären und macht Leistungsbewertungen konsistenter.

Arbeitsbedingungen

Was sind Arbeitsbedingungen?

Arbeitsbedingungen sind gemeinsame vertragliche Einstellungen, die für mehrere Jobs gelten.

Sie repräsentieren:

• Arbeitsverträge
• Unternehmensspezifische Richtlinien
• Standardvertragsbedingungen

Sie können je nach Arbeitsplatz variieren.

Anstatt diese Details jedes Mal manuell zu konfigurieren, definieren Sie sie einmal im Job-Katalog.

Sobald sie eingerichtet sind, werden sie automatisch angewendet, wenn:

• Ein Stellenangebot erstellt wird
• Ein neuer Vertrag erstellt wird
• Förderungen verwaltet werden

Dies gewährleistet Konsistenz, reduziert manuelle Arbeit und hilft, Fehler zu vermeiden.

Wie Arbeitsbedingungen strukturiert sind

Arbeitsbedingungen können auf verschiedenen Ebenen der Hierarchie definiert werden.

Da die Vererbung gilt:

• Wenn sie auf der Familienebene definiert sind, erben alle Funktionen, Rollen und Ebenen sie.
• Wenn sie auf der Rollenebene definiert sind, erben nur deren Ebenen sie.
• Sie können sie auf einer niedrigeren Ebene überschreiben, wenn nötig.

Wie sie in Verträgen angewendet werden

Beim Erstellen eines Vertrags:

1. Wählen Sie die Rolle aus
2. Wählen Sie die Ebene aus

Das System schlägt automatisch die Arbeitsbedingungen vor, die mit dieser Ebene verknüpft sind.

Sie können sie überprüfen und anpassen, bevor Sie den Vertrag abschließen.

Dies gewährleistet Konsistenz und ermöglicht gleichzeitig Flexibilität, wenn nötig.