Was ist das Job-Katalog?

Das Job-Katalog ist die Struktur, in der Sie alle Rollen in Ihrem Unternehmen definieren.

Die Hierarchie funktioniert so:

1. Familie – Die breiteste Kategorie (z.B. Marketing, Ingenieurwesen, HR)
2. Funktion – Ein spezifischer Bereich innerhalb einer Familie (HR → Talent Ops, Rekrutierung…)
3. Rolle – Die Position selbst (z.B. Software-Ingenieur/in)
4. Level – Die Seniorität oder Progression innerhalb einer Rolle (z.B. Junior, Senior)

Diese Struktur hilft, Ihre Organisation klar, skalierbar und konsistent zu halten.

Über die Strukturierung von Rollen hinaus ermöglicht das Job-Katalog Ihnen:

• Definieren von Gehaltsbereichen pro Rolle und Level
• Konfigurieren von Arbeitsbedingungen
• Zuweisen von Kompetenzen und Erwartungen
• Strukturieren von Karrierefortschritten

Diese Informationen werden in Factorial wiederverwendet und sind besonders wichtig, wenn:

• Ein Stellenangebot erstellt wird
• Ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird
• Beförderungen verwaltet werden
• Mitarbeiter nach Rolle, Level oder Abteilung gefiltert werden

Das Job-Katalog hilft Ihnen, Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und Konsistenz sicherzustellen, während Ihr Unternehmen wächst.

Durch den Job-Baum navigieren

Der Job-Katalog-Baum hilft Ihnen, Rollen, Funktionen und Levels in Ihrer Organisation zu erkunden und zu verwalten. Er ist so gestaltet, dass es einfach ist, spezifische Knoten zu finden und schnell zu handeln, selbst innerhalb großer und komplexer Strukturen.

• Einfach navigieren: Der Baum unterstützt sowohl Maus- als auch Tastaturinteraktionen, sodass Sie effizient durch die Knoten navigieren können. Verbesserte Reaktionsfähigkeit und intuitive Steuerungen erleichtern das Erkunden und Verwalten selbst großer organisatorischer Hierarchien.
• Finden Sie schneller, was Sie brauchen: Verwenden Sie das Suchfeld im Baum, um schnell spezifische Rollen, Funktionen oder Levels zu finden. Während Sie tippen, erscheinen übereinstimmende Knoten mit klaren Beschriftungen, die es einfacher machen, zwischen Elementen mit ähnlichen oder identischen Namen zu unterscheiden.
• Ergebnisse auf einen Blick verstehen: Suchergebnisse bieten zusätzlichen Kontext, um Ihnen zu helfen, den richtigen Knoten zu identifizieren, ohne den gesamten Baum manuell durchsuchen zu müssen. Dies reduziert Verwirrung und hilft, Navigationsfehler beim Arbeiten mit wiederholten Namen zu vermeiden.
• Direkt aus dem Baum heraus handeln: Sobald Sie den richtigen Knoten gefunden haben, können Sie sofort Aktionen wie Verschieben oder Löschen durchführen oder weiter in die Struktur navigieren. Steuerungen und Aktionsschaltflächen sind so platziert, dass sie einen reibungslosen Übergang vom Finden zum Handeln unterstützen.

Wo findet man das Job-Katalog?

1. In Ihrer Seitenleiste klicken Sie auf Organisation
2. Klicken Sie auf Rollen

Sie können das Katalog auf zwei Arten erkunden:

• Baumansicht
  Zeigt die gesamte Hierarchie (Familie → Funktion → Rolle → Level)
   
• Detaillierte Ansicht
  Klicken Sie auf ein beliebiges Element, um dessen Informationen anzuzeigen und zu bearbeiten.
  Verwenden Sie den Baum, um die Struktur zu verstehen.
  Verwenden Sie die detaillierte Ansicht, um spezifische Elemente zu konfigurieren.

Wie importiere ich mein bestehendes Job-Katalog

Wenn Sie bereits Ihre Rollen in Excel definiert haben, können Sie diese mit dem Job-Katalog-Importer in Factorial importieren. Um die Rollen des Job-Katalogs aus einer Tabelle importieren zu können, dürfen keine Rollen mit Verträgen im System verknüpft sein.

Die Struktur verstehen

Das Job-Katalog hat 4 Ebenen:

1. Familie (z.B. Marketing, Ingenieurwesen, HR)
2. Funktion
3. Rolle
4. Level

Das System liest Ihre Datei von oben nach unten, sodass jede Ebene vor der darunter liegenden erstellt werden muss.

Denken Sie daran, es wie einen Baum zu bauen:

• Zuerst der Stamm (Familie)
• Dann die Äste (Funktion)
• Dann kleinere Äste (Rolle)
• Schließlich die Blätter (Levels)

Wenn eine höhere Ebene noch nicht existiert, schlägt der Import fehl.

Wie formatiere ich meine Excel-Datei

Ihre Datei muss eine Spalte pro Ebene enthalten:

Beim Hinzufügen einer neuen Struktur müssen Sie jede Ebene Schritt für Schritt definieren.

Beachten Sie, wie:

• Die erste Zeile definiert nur Ebene 1
• Die nächste Zeile definiert Ebene 1 + Ebene 2
• Dann Ebene 1 + Ebene 2 + Ebene 3
• Schließlich die Rolle (Ebene 4)

Dies stellt sicher, dass das System die Hierarchie korrekt aufbaut.

Häufige Fehler, die zu vermeiden sind

• Ebene überspringen
• Selbst wenn Sie nur eine Rolle benötigen, müssen Sie dennoch alle vorherigen Ebenen in separaten Zeilen definieren.
• Falsche Reihenfolge
• Höhere Ebenen müssen immer über niedrigeren Ebenen erscheinen.
• Fehlende Währung für Gehälter
• Wenn Sie Gehaltsinformationen einfügen, müssen Sie eine Währung definieren.
• Bearbeiten der Spaltennamen
• Ändern Sie nicht die Vorlagenüberschriften.

Wie importiere ich die Datei

1. Gehen Sie zu Organisation > Jobs
2. Klicken Sie auf Importieren
3. Laden Sie Ihre ausgefüllte Excel-Datei hoch
4. Überprüfen Sie die Vorschau
5. Bestätigen Sie den Import

Wie erstelle ich eine neue Rolle

Um eine neue Rolle zu erstellen:

1. Gehen Sie zu Organisation > Jobs
2. Navigieren Sie zur richtigen Funktion
3. Klicken Sie auf Rolle hinzufügen
4. Füllen Sie die Rollendetails aus (dann können Sie auch die verschiedenen Rollenlevel erstellen)
5. Speichern

Eine Rolle muss immer zu einer Funktion gehören.

Wie man Elemente in der Struktur bewegt

Sie können Ihr Katalog jederzeit reorganisieren.

Rollen in eine andere Funktion verschieben

1. Öffnen Sie die Rolle
2. Ändern Sie ihre übergeordnete Funktion
3. Speichern

Die Baumansicht aktualisiert sich automatisch.

Wie man Jobs Mitarbeitenden zuweist

Rollen und Levels werden über den Vertrag des Mitarbeitenden zugewiesen.

1. Öffnen Sie das Mitarbeiterprofil
2. Gehen Sie zu Vereinbarungen
3. Wählen Sie Neue Bedingungen oder Bedingungen bearbeiten
4. Wählen Sie die Rolle
5. Wählen Sie das Level
6. Speichern

Kompetenzen

Was sind Kompetenzen?

Kompetenzen definieren die Fähigkeiten, Kenntnisse und Verhaltensweisen, die für einen Job erwartet werden (wie Führung oder Projektmanagement)

Sie helfen, die Erwartungen über ähnliche Rollen hinweg zu standardisieren.

Wenn Sie das Performance-Modul nicht haben, sehen Sie eine Upsell-Nachricht, in der Sie weitere Informationen zu dieser Funktion erhalten können.

 

Wie Kompetenzen in der Hierarchie funktionieren

Kompetenzen werden von oben nach unten vererbt:

Unternehmen → Familie → Funktion → Rolle → Level

Das bedeutet:

• Wenn eine Kompetenz auf Familienebene zugewiesen wird, erbt alles darunter sie.
• Wenn sie auf Rollenebene zugewiesen wird, erben nur diese Rolle und ihre Levels sie.
• Sie können spezifischer auf niedrigeren Ebenen sein, wenn nötig.

Die Vererbung stellt Konsistenz sicher und ermöglicht gleichzeitig Flexibilität.

Wie man Kompetenzen zuweist

1. Gehen Sie zu Organisation > Jobs
2. Öffnen Sie die Ebene, in der Sie sie zuweisen möchten (Familie, Funktion, Rolle oder Level)
3. Navigieren Sie zum Abschnitt Kompetenzen
4. Fügen Sie die relevanten Kompetenzen hinzu
5. Speichern

Wenn Sie eine Kompetenz auf einer höheren Ebene (z.B. Familie) zuweisen, wird sie automatisch auf alles darunter angewendet.

Wie man Kompetenzlevels zuweist

Sobald Kompetenzen zugewiesen sind, können Sie das erwartete Fähigkeitsniveau definieren.

1. Öffnen Sie die relevante Rolle oder das Level
2. Gehen Sie zum Abschnitt Kompetenzen
3. Wählen Sie das erwartete Niveau für jede Kompetenz (z.B. Grundlegend, Mittel, Fortgeschritten)
4. Speichern

Die Definition von Kompetenzlevels hilft, die Erwartungen zu klären und macht Leistungsbewertungen konsistenter.

Arbeitsbedingungen

Was sind Arbeitsbedingungen?

Arbeitsbedingungen sind gemeinsame vertragliche Einstellungen, die auf mehrere Jobs angewendet werden.

Sie repräsentieren:

• Arbeitsverträge
• Unternehmensspezifische Richtlinien
• Standardvertragsbedingungen

Sie können je nach Arbeitsplatz variieren.

Anstatt diese Details jedes Mal manuell zu konfigurieren, definieren Sie sie einmal im Job-Katalog.

Sobald sie eingerichtet sind, werden sie automatisch angewendet, wenn:

• Ein Stellenangebot erstellt wird
• Ein neuer Vertrag generiert wird
• Beförderungen verwaltet werden

Dies stellt Konsistenz sicher, reduziert manuelle Arbeit und hilft, Fehler zu vermeiden.

Wie Arbeitsbedingungen strukturiert sind

Arbeitsbedingungen können auf verschiedenen Ebenen der Hierarchie definiert werden.

Da Vererbung gilt:

• Wenn sie auf Familienebene definiert werden, erben alle Funktionen, Rollen und Levels sie.
• Wenn sie auf Rollenebene definiert werden, erben nur ihre Levels sie.
• Sie können sie auf einer niedrigeren Ebene überschreiben, wenn nötig.

Wie sie in Verträgen angewendet werden

Beim Erstellen eines Vertrags:

1. Wählen Sie die Rolle
2. Wählen Sie das Level

Das System schlägt automatisch die Arbeitsbedingungen vor, die mit diesem Level verbunden sind.

Sie können diese überprüfen und anpassen, bevor Sie den Vertrag abschließen.

Dies stellt Konsistenz sicher und ermöglicht gleichzeitig Flexibilität, wenn dies erforderlich ist.