Le date di chiusura personalizzate consentono ai cicli di pagamento di bloccarsi automaticamente in un giorno specifico di ogni mese. Questo riduce il lavoro manuale, aiuta a prevenire modifiche dopo l'inizio della preparazione della busta paga e garantisce che i dati della busta paga rimangano coerenti durante tutto il processo.
Panoramica
Puoi configurare una data di chiusura per ogni ciclo di pagamento. Una volta raggiunto il giorno configurato, il ciclo di pagamento passa automaticamente da Aperto a Preparazione, bloccando le modifiche dei manager e sincronizzando dagli altri moduli per l'elaborazione di quel mese. Come amministratore HR, puoi comunque modificare le variabili di quel ciclo.
La data di chiusura è configurata una sola volta come predefinita per il ciclo di pagamento, ma puoi sovrascriverla per un'elaborazione della busta paga individuale quando necessario.
Puoi anche configurare l'allerta per la compensazione mancante direttamente all'interno di ogni ciclo di pagamento, consentendoti di gestire le notifiche e la data di chiusura dallo stesso luogo.
Come utilizzare
Imposta una data di chiusura predefinita per un ciclo di pagamento
- Nella tua barra laterale, vai a Impostazioni
- Apri la sezione Compensazione
- Apri il ciclo di pagamento che desideri configurare
- Seleziona un giorno di chiusura tra 1 e 31
- Configura il giorno dell'allerta per la compensazione mancante
- Salva le tue modifiche.
La data di chiusura configurata diventa la predefinita per tutte le future elaborazioni della busta paga in quel ciclo.
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Sovrascrivi la data di chiusura per un'elaborazione specifica della busta paga
- In Compensazione, apri l'elaborazione della busta paga
- Modifica la data di chiusura per l'elaborazione di quel mese
- Scegli una nuova data
- Salva le tue modifiche
La nuova data si applica solo a quell'elaborazione della busta paga.
Quando la data di chiusura arriva nel fuso orario del paese del ciclo di pagamento, a mezzanotte:
- L'elaborazione della busta paga passa automaticamente da Aperto a Preparazione
- Le modifiche dei manager e la sincronizzazione dagli altri moduli sono disabilitate
- L'azione di blocco manuale non è più disponibile
Qualunque cosa venga approvata in tempo viene pagata automaticamente quel mese, e qualunque cosa arrivi dopo passa al mese successivo. Quando una variabile per Giorno Lavorato viene approvata dopo la chiusura, la decisione è tua: chiunque gestisca la busta paga decide se pagare ora o nel mese successivo. Anche se la busta paga è già in preparazione, puoi comunque pagare nel mese corrente o escluderla.
Non puoi spostare la data di chiusura a un giorno precedente, perché le date di chiusura possono essere spostate solo in avanti.
Questo previene il blocco retroattivo delle elaborazioni della busta paga.
Come funzionano le date di chiusura
- Puoi configurare qualsiasi giorno tra 1 e 31
- Se un mese ha meno giorni della data selezionata, la chiusura cade automaticamente sull'ultimo giorno di calendario del mese
- Le date di chiusura possono essere spostate solo a una data futura. Non possono essere spostate a una data passata
- Aggiornare una data di chiusura non riapre mai un'elaborazione della busta paga che è già stata bloccata.
I cicli di pagamento hanno una data di chiusura
I cicli di pagamento hanno una data di chiusura predefinita all'ultimo giorno di ogni mese. Le elaborazioni della busta paga passeranno automaticamente a Preparazione in quella data se non la aggiorni.
Allerta per compensazione mancante
- La data di allerta deve essere la stessa o precedente alla data di chiusura
- Le notifiche vengono inviate agli utenti con autorizzazione per modificare la compensazione
- Gli utenti esterni non ricevono queste notifiche
- Una volta inviate le notifiche, la data di allerta non può essere cambiata
- Se sposti la data di chiusura dopo che l'allerta è stata inviata, una nuova notifica viene inviata immediatamente
Fine settimana e festività
Se la data di chiusura configurata cade in un fine settimana o in una festività, puoi:
- Utilizzare il giorno lavorativo precedente
- Selezionare il giorno lavorativo successivo
- Mantenere la data originale
Prima che l'elaborazione della busta paga si blocchi, riceverai un compito che ti ricorda di rivedere la data selezionata.
Consigli e migliori pratiche
- Imposta una data di chiusura per ogni ciclo di pagamento per ridurre i compiti manuali e evitare cambiamenti imprevisti nella compensazione
- Configura l'allerta per la compensazione mancante prima della data di chiusura in modo che i manager abbiano tempo di completare gli aggiornamenti in sospeso
- Sovrascrivi la data di chiusura solo quando c'è un motivo aziendale, come una festività pubblica o un programma di pagamento eccezionale
FAQ
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Ogni elaborazione della busta paga può avere una data di chiusura diversa?
Sì. Puoi sovrascrivere la data di chiusura predefinita per un'elaborazione della busta paga individuale senza cambiare la configurazione predefinita del ciclo di pagamento.
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Cosa succede se il giorno di chiusura selezionato non esiste in un mese?
La data di chiusura si sposta automaticamente all'ultimo giorno di calendario di quel mese.
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Chi riceve le notifiche per compensazione mancante?
Le notifiche vengono inviate agli utenti che hanno autorizzazione per modificare la compensazione. Gli utenti esterni sono esclusi.
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Cosa succede se non configuro una data di chiusura?
Le elaborazioni della busta paga non passeranno automaticamente alla fase di Preparazione e rimarranno aperte fino a quando non verranno gestite manualmente.
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Se l'elaborazione della busta paga è già bloccata, posso riaprirla cambiando la data di chiusura?
No. Aggiornare la data di chiusura non riapre le elaborazioni della busta paga che sono già passate alla fase di Preparazione.