Verbinde dein HR-System, um Mitarbeiterdaten zu synchronisieren und dein Mitarbeiterverzeichnis automatisch auf dem neuesten Stand zu halten. Dein HR-System wird zur einzigen verlässlichen Quelle für Mitarbeiterinformationen, wodurch die manuelle Datenverwaltung reduziert wird.

Vorteile der Verbindung eines HR-Systems

Die Synchronisation mit deinem HR-System automatisiert zeitaufwendige tägliche Aufgaben wie das Verwalten von Ankünften und Abgängen, das Organisieren von Teams und das Verfolgen von Gerätezuweisungen.

Mit einem verbundenen HR-System kannst du:

• Mitarbeiterprofile automatisch erstellen und aktualisieren
• Onboarding- und Offboarding-Prozesse basierend auf Vertragsdaten auslösen
• Team-, Rollen- und Zuweisungsdaten konsistent halten
• Manuelle Aktualisierungen und Dateninkonsistenzen reduzieren

Du kannst eine oder mehrere HR-Systemquellen mit demselben Konto verbinden. Dies ist nützlich, wenn deine Organisation unterschiedliche HR-Tools nach Land oder juristischer Einheit verwendet.

Verbinde dein HR-System

1. Gehe zu Einstellungen > Mitarbeitersynchronisation
2. Wähle deinen HR-Systemanbieter aus
3. Folge den Authentifizierungsschritten
4. Starte die erste Synchronisation

Nachdem die Verbindung hergestellt ist, werden die Mitarbeiter mit ihren zugehörigen Metadaten (Kontaktdaten, Vertragsdaten, Teams, Rollen) synchronisiert.
Du kannst mehrere HR-Quellen verbinden und sie unabhängig verwalten.

Berücksichtige spezifische Anforderungen des HR-Systems

Einige HR-Systemanbieter erfordern zusätzliche Konfigurationen.

Lucca

Um sicherzustellen, dass bevorstehende Onboardings und Offboardings synchronisiert werden, aktiviere spezifische Berechtigungen in Lucca:

1. Melde dich bei deinem Lucca-Administratorkonto an
2. Gehe zu Einstellungen > API-Schlüssel
3. Bearbeite die Berechtigungen, die mit dem API-Schlüssel verbunden sind

   

4. Aktiviere die erforderlichen Berechtigungen

• Zukünftige Mitarbeiter anzeigen
• Abgegangene Mitarbeiter anzeigen

  

  
  Ohne diese Berechtigungen wird Factorial IT keine Onboarding- und Offboarding-Daten von Lucca erhalten.

Verwalte die HR-System-Synchronisation

Diese Synchronisation gilt für:

• Neu erstellte Mitarbeiter
• Aktualisierungen bestehender Mitarbeiterdaten
• Bevorstehende Onboardings und Offboardings, sofern vom HR-System unterstützt

Nach der initialen Einrichtung sind keine manuellen Aktionen erforderlich

Wende Synchronisationsfilter an

Du kannst einschränken, welche Mitarbeiter aus deinem HR-System synchronisiert werden.
Filter können angewendet werden, um nur bestimmte Gruppen einzuschließen, wie:

• Ausgewählte juristische Personen
• Bestimmte Vertrags- oder Beschäftigungsarten
• Ausgewählte Teams

Diese Filter helfen sicherzustellen, dass nur relevante Mitarbeiter verwaltet werden.

Definiere, wie Felder synchronisiert werden

Für jedes aus dem HR-System synchronisierte Feld kannst du definieren, wie Aktualisierungen behandelt werden.
Es stehen zwei Synchronisationsmodi zur Verfügung:

• Einmal importieren: Das Feld wird nur während der ersten Synchronisation importiert und kann direkt verwaltet werden
• Kontinuierliche Synchronisation: Das Feld wird automatisch aktualisiert, wann immer es im HR-System geändert wird, und kann nicht manuell aktualisiert werden.
  

Typische Beispiele:

• Vertragsstart- und enddaten werden normalerweise in kontinuierlicher Synchronisation gehalten
• Stellenbezeichnungen oder interne Rollen können einmal importiert und manuell gepflegt werden

Verwalte externe Mitarbeiter

Einige HR-Systeme beinhalten Personen, die nicht Teil deiner operativen Belegschaft sind, wie Berater, externe Buchhalter oder HR-Administratoren.

Um diese Profile aus deiner Mitarbeiterliste auszublenden:

1. Öffne das Mitarbeiterprofil
2. Wähle Ausblenden

Verstehe, welche Daten abgerufen werden

Bevor du ein HR-System verbindest, wird die Liste der über Kombo abgerufenen Daten angezeigt. Du kannst diese Informationen überprüfen, bevor du die Verbindung autorisierst.
Typische abgerufene Daten umfassen:

Vollständige Liste der vom HR-System abgerufenen Daten

• Juristische Personen
  • Name
  • Adresse
• Arbeitsstandorte
  • Name
  • Adresse
• Mitarbeiter
  • Mitarbeiternummer
  • Vorname
  • Nachname
  • Stellenbezeichnung
  • Arbeits-E-Mail
  • Persönliche E-Mail (optional)
  • Mobiltelefonnummer (optional)
  • Beschäftigungsstatus
  • Standort-ID
  • Juristische Personen-ID
  • Vorgesetzten-ID
  • Heimadresse (optional)
  • Startdatum
• Beschäftigungen
  • Mitarbeiter-ID
  • Beschäftigungsart
  • Gültigkeitsdatum
• Gruppen
  • Name
  • Typ

​
GDPR-Richtlinie und Datenverarbeitung

Für Details zu Kombos GDPR-Konformität und Datenverarbeitungspraktiken siehe Kombos Vertrauenszentrum.

Fehlende Mitarbeiter beheben

Fehlende Onboardings und Offboardings von Lucca beheben

Wenn Onboardings oder Offboardings bei der Verwendung von Lucca nicht angezeigt werden, ist die Lucca–Kombo-Konfiguration wahrscheinlich unvollständig.
In diesem Fall überprüfe, ob die Kombo-Synchronisationsdokumentation korrekt angewendet wurde und ob die erforderlichen Berechtigungen in Lucca aktiviert sind.

Siehe Berücksichtige spezifische Anforderungen des HR-Systems > Lucca, um zu bestätigen, dass:

• Zukünftige Mitarbeiter abgerufen werden können
• Abgegangene Mitarbeiter abgerufen werden können

Ohne diese Berechtigungen werden Onboarding- und Offboarding-Ereignisse nicht von Lucca synchronisiert.

Untersuche einen fehlenden Onboarding-Mitarbeiter

Wenn ein Mitarbeiter, der onboarded werden sollte, nicht erscheint, folge diesen Schritten.

1. Überprüfe die Anwesenheit des Mitarbeiters im HR-System
   • Überprüfe, ob der Mitarbeiter in deinem HR-System existiert
   • Bestätige, dass ein Startdatum korrekt festgelegt ist
2. Überprüfe bestehende Mitarbeiterlisten
   • Der Mitarbeiter könnte bereits existieren. Überprüfe, ob er nicht in:
     • Aktive Mitarbeiter (einschließlich ausgeblendeter Mitarbeiter)
     • Onboardings (stelle sicher, dass alle Filter entfernt sind)
3. Überprüfe die von Kombo abgerufenen Daten: Wenn der Mitarbeiter nicht sichtbar ist, kannst du überprüfen, ob seine Daten von Kombo abgerufen wurden:
   • Gehe zu Einstellungen > Mitarbeitersynchronisation
   • Klicke auf das HR-System, in dem der Mitarbeiter hinzugefügt wurde
   • Wähle Einstellungen aktualisieren
   • Öffne Mitarbeitersfilterung
   • Klicke auf Vorschau