Verbinde dein HR-System, um Mitarbeiterdaten zu synchronisieren und dein Mitarbeitungsverzeichnis automatisch auf dem neuesten Stand zu halten. Dein HR-System wird zur einzigen Quelle der Wahrheit für Mitarbeiterinformationen, wodurch die manuelle Datenverwaltung reduziert wird.

Überblick

Verbinde ein HR-System, wenn du das Mitarbeitungsverzeichnis nicht mehr von Hand pflegen möchtest. Nach der Verbindung werden die Daten jede Stunde synchronisiert, ohne manuelle Aktion.

Mit einem verbundenen HR-System kannst du:

• Mitarbeiterprofile automatisch erstellen und aktualisieren
• Onboarding- und Offboarding-Prozesse von Vertragsdaten auslösen
• Team-, Rollen- und Zuweisungsdaten konsistent halten
• Manuelle Aktualisierungen und die damit verbundenen Fehler reduzieren

Du kannst mehrere HR-Quellen mit einem Konto verbinden und jede unabhängig verwalten – nützlich, wenn verschiedene Länder oder rechtliche Einheiten unterschiedliche Tools verwenden.

Die Verbindung eines HR-Systems ist optional. Der CSV-Import ist die Alternative.

So verwendest du es

1. Gehe zu Einstellungen > Mitarbeitersynchronisation
2. Wähle deinen HR-Systemanbieter aus
3. Folge den Authentifizierungsschritten
4. Starte die erste Synchronisation

Mitarbeiter synchronisieren dann ihre Kontaktdaten, Vertragsdaten, Teams und Rollen.

Anbieterspezifische Einrichtung: Lucca

Lucca benötigt zusätzliche Berechtigungen, bevor Onboardings und Offboardings synchronisiert werden:

1. Melde dich bei deinem Lucca-Administratorkonto an.
2. Gehe zu Einstellungen > API-Schlüssel.
3. Bearbeite die Berechtigungen für den API-Schlüssel.
4. Aktiviere Zukünftige Mitarbeiter anzeigen und Ehemalige Mitarbeiter anzeigen.

   

5. Aktiviere die erforderlichen Berechtigungen

• Zukünftige Mitarbeiter anzeigen
• Ehemalige Mitarbeiter anzeigen

  

  Ohne beide Berechtigungen werden keine Onboarding- oder Offboarding-Daten von Lucca empfangen.

Filtern, welche Mitarbeiter synchronisiert werden

Beschränke die Synchronisation auf die Population, die du tatsächlich verwaltest – nach rechtlicher Einheit, nach Vertrags- oder Beschäftigungsart oder nach Team.

Jedes Feld synchronisiert

Jedes synchronisierte Feld verwendet einen von zwei Modi:

Wie sich das auswirkt:

• Erste Synchronisation – jedes synchronisierte Feld überschreibt bestehende Mitarbeiterdaten.
• Mitarbeiter im HR-System erstellt – das Profil wird automatisch aus den HR-Systemdaten erstellt.
• Laufende Synchronisationen – kontinuierliche Felder werden überschrieben; einmalige Importfelder bleiben unberührt.

Externe Personen ausblenden

HR-Systeme enthalten häufig Berater, externe Buchhalter oder HR-Administratoren, die nicht Teil deiner operativen Belegschaft sind. Um sie aus deiner Mitarbeiterliste herauszuhalten, öffne das Mitarbeiterprofil und wähle Ausblenden. Ausgeblendete Mitarbeiter sind von den Mitarbeiterverwaltungs-Workflows ausgeschlossen.

Welche Daten abgerufen werden

Die über Kombo abgerufenen Daten werden angezeigt, bevor du die Verbindung autorisierst.

Die vollständige Liste:

• Rechtliche Einheiten – Name, Adresse
• Arbeitsorte – Name, Adresse
• Mitarbeiter – Mitarbeiter-ID, Vorname, Nachname, Stellenbezeichnung, Arbeits-E-Mail, Beschäftigungsstatus, Arbeitsort-ID, rechtliche Einheit-ID, Vorgesetzte/r-ID, Startdatum. Optional: persönliche E-Mail, Mobiltelefon, Wohnadresse
• Beschäftigungen – Mitarbeiter-ID, Beschäftigungsart, Wirksamkeitsdatum
• Gruppen – Name, Typ

Alles, was nicht auf dieser Liste steht, wird nicht abgerufen. Kombo greift nicht auf Bankdaten, Gehaltsinformationen oder Urlaubsansprüche zu. Für die GDPR- und Datenverarbeitungspraktiken von Kombo siehe Kombo's Trust Center.

Tipps und Best Practices

• Setze Vertragsenddaten auf kontinuierliche Synchronisation. Einmaliger Import ist der häufigste Grund, warum ein Offboarding nie erscheint.
• Wende Synchronisationsfilter vor der ersten Synchronisation an, nicht danach. Die erste Synchronisation überschreibt bestehende Mitarbeiterdaten, daher hinterlässt das Filtern danach Datensätze, die du nicht importieren wolltest.
• Verwende einmaligen Import für Felder, die du selbst pflegst, wie interne Stellenbezeichnungen. Kontinuierliche Synchronisation überschreibt manuelle Änderungen bei jedem Durchlauf.

Fehlerbehebung und FAQ

Fehlerbehebung

Onboardings und Offboardings fehlen von Lucca. Die Lucca–Kombo-Konfiguration ist unvollständig. Stelle sicher, dass sowohl Zukünftige Mitarbeiter anzeigen als auch Ehemalige Mitarbeiter anzeigen auf dem API-Schlüssel aktiviert sind.

Ein Mitarbeiter, der onboarden sollte, erscheint nicht. Gehe diese in der Reihenfolge durch:

1. Überprüfe das HR-System. Bestätige, dass der Mitarbeiter existiert und ein Startdatum hat.
2. Überprüfe bestehende Listen. Sie könnten bereits dort sein — suche in aktiven Mitarbeitern (einschließlich ausgeblendeter) und in Onboardings mit allen Filtern entfernt.
3. Überprüfe, was Kombo abgerufen hat. Gehe zu Einstellungen > Mitarbeitersynchronisation, klicke auf das HR-System, wähle Einstellungen aktualisieren, öffne Mitarbeiterfilterung und klicke Vorschau.

Die Vorschau gibt eine von zwei Antworten zurück. Eingeschlossen bedeutet, dass der Mitarbeiter existieren sollte – suche erneut nach dem Nachnamen in aktiven Mitarbeitern, Onboardings und Offboardings. Ausgeschlossen bedeutet, dass Kombo dir sagt, warum, normalerweise ein Synchronisationsfilter oder eine ausgeschlossene Kategorie. Aktualisiere den Filter, um sie einzuschließen.

Ein Mitarbeiter erscheint nicht in Offboardings. Das Offboarding-Datum wird nicht synchronisiert. Gehe zu Einstellungen > Mitarbeitersynchronisation und überprüfe, wie das Offboarding- oder Vertragsenddatum-Feld konfiguriert ist. Setze es auf Einmaliger Import, spätere Änderungen im HR-System kommen nie an. Wechsle zu Kontinuierliche Synchronisation und aktualisierte Abgangsdaten kommen durch.

FAQ

1. Wie oft synchronisieren sich die Daten?
   Jede Stunde, automatisch. Neue Mitarbeiter und Änderungen benötigen keinen manuellen Import.
    
2. Kann ich mehr als ein HR-System verbinden?
   Ja. Verbinde mehrere Quellen mit demselben Konto und verwalte jede unabhängig – häufig, wenn Länder oder rechtliche Einheiten unterschiedliche Tools verwenden.
    
3. Was passiert mit bestehenden Mitarbeiterdaten bei der ersten Synchronisation?
   Jedes synchronisierte Feld überschreibt, was bereits vorhanden ist. Wende deine Filter an, bevor du sie ausführst.
    
4. Ist ein HR-System erforderlich?
   Nein. Du kannst Mitarbeiter stattdessen mit CSV-Import verwalten.