Il collegamento automatico delle transazioni garantisce che ogni acquisto effettuato con una carta Factorial venga immediatamente monitorato, abbinato e preparato per la rendicontazione delle spese. Ciò elimina il lavoro manuale dei dipendenti e offre ai team finanziari piena visibilità e controllo sulle spese aziendali.

Ogni volta che viene effettuata una transazione con successo con una carta Factorial , Factorial crea automaticamente una bozza di spesa associata al titolare della carta. Questo processo consente di risparmiare tempo, ridurre gli errori e garantire che le spese aziendali siano sempre registrate e visibili in tempo reale.

Come funziona

Ogni volta che viene effettuata una transazione con successo con una carta Factorial:

1. Viene creata automaticamente una bozza di spesa
   • Collegato al dipendente proprietario della carta (titolare della carta).
   • Contiene dettagli importanti quali data, importo e commerciante.
   • Questa bozza appare nella sezione Le mie spese del dipendente.
2. Una notifica push viene inviata al titolare della carta
   • Si ricorda al dipendente di caricare la ricevuta o la fattura.
   • Una volta caricata, la spesa può essere sottoposta all'approvazione.
3. Visibilità delle transazioni in diverse sezioni
   • Visualizzazione dei dettagli della carta: nella scheda Pagamenti con carta (visualizzazione predefinita), la transazione viene visualizzata immediatamente.
   • Tesoreria → Carte: i manager e gli amministratori finanziari vedono il pagamento collegato alla carta corretta.
   • Tesoreria → Banche: Nel conto della carta Spese collegata alla carta Factorial , l'elenco completo delle transazioni include quella nuova.
   • Contabilità: le transazioni vengono registrate anche nei registri contabili per una tenuta dei conti accurata.

Perché è utile

• Per i dipendenti: non è necessario creare manualmente le spese: le bozze vengono create automaticamente, risparmiando tempo e garantendo che nulla venga dimenticato.
• Per i manager: le revisioni delle spese sono più rapide poiché le transazioni sono collegate ai pagamenti con carta in tempo reale.
• Per i team finanziari: visibilità completa delle spese, riconciliazione fluida e riduzione degli errori.

Note importanti

• Solo le transazioni andate a buon fine generano una bozza di spesa. Le transazioni rifiutate o in sospeso non la generano.
• I dipendenti devono comunque caricare la ricevuta per completare la spesa prima che questa possa procedere con l'approvazione.
• Le spese collegate automaticamente tramite transazioni con carta seguono lo stesso flusso di approvazione e le stesse regole di budget delle spese manuali.

Domande frequenti

1. Le transazioni rifiutate generano spese di bozza?
   No, solo le transazioni andate a buon fine generano una spesa di bozza.
    
2. I dipendenti possono modificare le bozze di spesa create automaticamente?
   Sì, i dipendenti possono modificare i dettagli o aggiungere informazioni mancanti prima dell'invio.
    
3. Le spese automatiche seguono lo stesso flusso di approvazione di quelle manuali?
   Sì, tutte le spese (manuali o automatiche) seguono le stesse regole di approvazione e di budget.