Die automatische Transaktionsverknüpfung stellt sicher, dass jeder mit einer Factorial Card getätigte Einkauf sofort verfolgt, abgeglichen und für die Spesenabrechnung vorbereitet wird. Dies erspart den Mitarbeitern manuelle Arbeit und gibt den Finanzteams volle Transparenz und Kontrolle über die Unternehmensausgaben.

Bei jeder erfolgreichen Transaktion mit einer Factorial Karte erstellt Factorial automatisch einen mit dem Karteninhaber verknüpften Ausgabenentwurf. Dieser Prozess spart Zeit, reduziert Fehler und stellt sicher, dass Unternehmensausgaben stets erfasst und in Echtzeit sichtbar sind.

So funktioniert es

Bei jeder erfolgreichen Transaktion mit einer Factorial Card:

1. Ein Spesenentwurf wird automatisch erstellt
   • Verknüpft mit dem Mitarbeiter, dem die Karte gehört (Karteninhaber).
   • Enthält wichtige Details wie Datum, Betrag und Händler.
   • Dieser Entwurf wird im Abschnitt „Meine Ausgaben“ des Mitarbeiters angezeigt.
2. Eine Push-Benachrichtigung wird an den Karteninhaber gesendet
   • Der Mitarbeiter wird daran erinnert, den Beleg bzw. die Rechnung hochzuladen.
   • Nach dem Hochladen können sie die Ausgabe zur Genehmigung einreichen.
3. Transaktionssichtbarkeit in verschiedenen Abschnitten
   • Kartendetailansicht : Im Reiter Kartenzahlungen (Standardansicht) wird die Transaktion sofort angezeigt.
   • Treasury → Karten: Manager und Finanzadministratoren sehen die mit der richtigen Karte verknüpfte Zahlung.
   • Treasury → Banken: Im mit dieser Factorial Card verknüpften Ausgabenkartenkonto enthält die vollständige Liste der Transaktionen die neue.
   • Buchhaltung: Transaktionen werden für eine genaue Buchführung auch in den Buchhaltungsunterlagen erfasst.

Warum das nützlich ist

• Für Mitarbeiter: Sie müssen keine Ausgaben manuell erstellen – Entwürfe werden automatisch erstellt, das spart Zeit und stellt sicher, dass nichts vergessen wird.
• Für Manager: Die Überprüfung der Ausgaben erfolgt schneller, da Transaktionen in Echtzeit mit Kartenzahlungen verknüpft werden.
• Für Finanzteams: Vollständige Transparenz bei den Ausgaben, nahtloser Abgleich und weniger Fehler.

Wichtige Hinweise

• Nur erfolgreiche Transaktionen führen zu einer Ausgabenentnahme. Abgelehnte oder ausstehende Transaktionen werden nicht als Ausgabenentnahmen geführt.
• Mitarbeiter müssen den Beleg noch hochladen, um die Ausgabe abzuschließen, bevor sie den Genehmigungsprozess durchlaufen kann.
• Für Ausgaben, die automatisch durch Kartentransaktionen verknüpft werden, gelten die gleichen Genehmigungsabläufe und Budgetregeln wie für manuelle Ausgaben.

Häufig gestellte Fragen

1. Verursachen abgelehnte Transaktionen Wechselkosten?
   Nein, nur erfolgreiche Transaktionen führen zu einer Entwurfsausgabe.
    
2. Können Mitarbeiter automatisch erstellte Spesenentwürfe bearbeiten?
   Ja, Mitarbeiter können vor dem Absenden Details bearbeiten oder fehlende Informationen hinzufügen.
    
3. Unterliegen automatische Ausgaben demselben Genehmigungsablauf wie manuelle?
   Ja, für alle Ausgaben (manuell oder automatisch) gelten die gleichen Genehmigungs- und Budgetregeln.