La liaison automatique des transactions garantit que chaque achat effectué avec une carte Factorial est instantanément suivi, comparé et préparé pour la déclaration de dépenses. Cela élimine le travail manuel pour les employés et offre aux équipes financières une visibilité et un contrôle complets sur les dépenses de l'entreprise.

Dès qu'une transaction est effectuée avec une carte Factorial , Factorial crée automatiquement une facture de dépenses liée au titulaire. Ce processus permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et de garantir que les dépenses de l'entreprise sont toujours enregistrées et visibles en temps réel.

Comment ça marche

Chaque fois qu'une transaction réussie est effectuée avec une carte Factorial :

1. Un projet de dépense est automatiquement créé
   • Lié à l'employé propriétaire de la carte (titulaire de la carte).
   • Contient des détails clés tels que la date, le montant et le commerçant.
   • Ce brouillon apparaît dans la section Mes dépenses de l'employé.
2. Une notification push est envoyée au titulaire de la carte
   • Il est rappelé à l’employé de télécharger le reçu ou la facture.
   • Une fois téléchargée, ils peuvent soumettre la dépense pour approbation.
3. Visibilité des transactions dans différentes sections
   • Affichage des détails de la carte : Dans l'onglet Paiements par carte (vue par défaut), la transaction est immédiatement affichée.
   • Trésorerie → Cartes : Les gestionnaires et les administrateurs financiers voient le paiement lié à la bonne carte.
   • Trésorerie → Banques : Dans le compte de carte Dépenses lié à cette Carte Factorial , la liste complète des transactions inclut la nouvelle.
   • Comptabilité : Les transactions sont également reflétées dans les registres comptables pour une comptabilité précise.

Pourquoi c'est utile

• Pour les employés : Pas besoin de créer manuellement les dépenses - les brouillons sont créés automatiquement, ce qui permet de gagner du temps et de garantir que rien n'est oublié.
• Pour les managers : les revues de dépenses sont plus rapides puisque les transactions sont liées aux paiements par carte en temps réel.
• Pour les équipes financières : visibilité complète sur les dépenses, rapprochement transparent et moins d'erreurs.

Notes importantes

• Seules les transactions réussies génèrent une facture de dépense. Les transactions refusées ou en attente ne le sont pas.
• Les employés doivent toujours télécharger le reçu pour finaliser la dépense avant qu'elle puisse passer par le processus d'approbation.
• Les dépenses liées automatiquement via des transactions par carte suivent le même flux d'approbation et les mêmes règles budgétaires que les dépenses manuelles.

FAQ

1. Les transactions refusées créent-elles des dépenses de traite ?
   Non, seules les transactions réussies créent une facture de dépenses.
    
2. Les employés peuvent-ils modifier automatiquement les brouillons de dépenses créés ?
   Oui, les employés peuvent modifier les détails ou ajouter des informations manquantes avant de soumettre.
    
3. Les dépenses automatiques suivent-elles le même flux d’approbation que les dépenses manuelles ?
   Oui, toutes les dépenses (manuelles ou automatiques) suivent les mêmes règles d’approbation et de budget.