Factorial Cards sind von der Firma unterstützte Debitkarten, die Mitarbeitende für arbeitsbezogene Zahlungen verwenden können. Sie werden von regulierten Finanzanbietern ausgegeben, um Compliance und Sicherheit zu gewährleisten, aber vollständig von Factorial verwaltet.

Karten können physisch oder virtuell sein:

• Physische Karten können im Geschäft und online verwendet werden.
• Virtuelle Karten sind sofort für Online-Einkäufe oder Abonnements verfügbar.

Wie man eine Karte anfordert (Mitarbeitende)

1. Gehe in deiner Seitenleiste zu Meine Ausgaben → Meine Karten
2. Klicke auf + Anfordern (oben rechts)
3. Gib die folgenden Informationen an:
   • Karteneinstellungen:
     • Budget (Betrag inkl. Steuern und Währung)
     • Kartenalias (z.B. Händler, Projekt, Team)
     • Anforderungsgrund (warum die Karte benötigt wird)
4. Sobald die Anfrage eingereicht ist, wird sie in die Genehmigungsphase übergehen

Kartenanfragen genehmigen oder ablehnen (Manager/Administratoren)

Manager oder Administratoren können aus verschiedenen Wegen ausstehende Kartenanfragen überprüfen:

• Über ihre Posteingang-Benachrichtigungen.
• Über ihre E-Mail.
• Über den Abschnitt Schatzamt → Karten.

In der Kartenliste (Spalten: Karteninhaber, Kartennummer, Kartenalias, Typ, Dienst, Status):

• Klicke auf die drei Punkte ··· neben der Anfrage.
• Wähle Genehmigen oder Ablehnen.

Karteninformationen überprüfen und verwalten

Sobald eine Karte aktiv ist, können Administratoren und Finanzen zusätzliche Details aus der Liste Schatzamt → Karten abrufen:

• Karten Transaktionen - siehe eine Historie aller Zahlungen.
• Kontrollen & Limits - setze Ausgabenbeschränkungen, um die Einhaltung der Unternehmensbudgets sicherzustellen.
• Karteninformationen - überprüfe Alias, Typ und Kontaktdaten des Karteninhabers.

Beste Praktiken für das Management von Karten

• Verwende Aliase, um Karten klar nach Projekt, Anbieter oder Abteilung zu kennzeichnen.
• Weise Karten nur Mitarbeitenden zu, die sie benötigen, und entziehe den Zugriff, wenn sie nicht mehr erforderlich sind.
• Kommuniziere Lieferzeiten für physische Karten an Mitarbeitende, um Verzögerungen zu vermeiden.
• Überprüfe regelmäßig die Transaktionshistorie, um die Einhaltung der Richtlinien sicherzustellen.

FAQ

1. Können Mitarbeitende sowohl physische als auch virtuelle Karten anfordern?
   Nein. Mitarbeitende können den Kartentyp bei der Einreichung ihrer Anfrage nicht auswählen.
    
2. Wie lange dauert es, eine physische Karte zu erhalten?
   Physische Karten kommen in der Regel innerhalb weniger Werktage nach Genehmigung an.
    
3. Wo können Administratoren alle aktiven und ausstehenden Karten sehen?
   Im Abschnitt Schatzamt → Karten.