Les groupes de dépenses permettent de regrouper différentes dépenses individuelles dans un même dossier.
Par exemple, si quelques employés partent en voyage d'affaires et engagent plusieurs dépenses (voyage, repas, etc.), ces dépenses peuvent être regroupées en un seul document et approuvées en une seule fois.
Comment l'utiliser
Où trouver les informations sur les dépenses de groupe ?
Les deux sections « Dépenses » et « Mes dépenses » possèdent un onglet « Groupe ».
- Mes dépenses > Groupes
Comment créer un groupe ?
- Cliquez sur le bouton + Ajouter une dépense
- Un menu s'ouvrira, sélectionnez l'option Groupe
- Donnez un titre au groupe de dépenses
- Créer
Comment ajouter et supprimer une dépense d'un groupe ?
Une fois le groupe de dépenses créé, vous pouvez y ajouter des dépenses via le bouton « + Ajouter une dépense » . Vous avez le choix entre des dépenses fixes, des indemnités kilométriques ou des indemnités journalières.
Les dépenses enregistrées comme brouillons peuvent être supprimées du groupe, sélectionnez le bouton de menu (…) et cliquez sur Supprimer du groupe .
Les dépenses ajoutées ou créées au sein de groupes n'apparaîtront pas dans le tableau des dépenses individuelles. Si une dépense est retirée du groupe, elle sera alors affichée dans ce tableau.
Comment approuver un groupe ?
Une fois le groupe envoyé pour approbation, les dépenses groupées seront visibles dans le module Dépenses.
Les personnes ayant accès et autorisation peuvent approuver/rejeter toutes les dépenses en une seule fois.
- Aller à la section Dépenses
- Onglet Groupes
- Sélectionnez le groupe souhaité
- Cliquez sur le bouton Approuver le groupe
Le bouton « Réinitialiser le flux d'approbation » remet toutes les dépenses approuvées à l'état « En attente ». Cependant, une fois qu'une dépense est marquée comme payée, le flux d'approbation ne peut plus être réinitialisé.