Ausgabengruppen sind eine Möglichkeit, verschiedene Einzelausgaben in einem Ordner zusammenzufassen.
Wenn beispielsweise einige Mitarbeiter auf Geschäftsreise gehen und dabei verschiedene Ausgaben wie Reisekosten, Verpflegung usw. entstehen, können die Ausgaben an einem Ort zusammengefasst und alle auf einmal genehmigt werden.
Wie man es benutzt
Wo findet man Informationen zu Gruppenausgaben?
Sowohl „Ausgaben“ als auch „Meine Ausgaben“ haben eine Registerkarte „Gruppe“.
- Meine Ausgaben > Gruppen
Wie erstelle ich eine Gruppe?
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Ausgabe hinzufügen“.
- Es öffnet sich ein Menü, wählen Sie die Option „Gruppe“.
- Geben Sie der Ausgabengruppe einen Titel
- Erstellen
Wie füge ich eine Ausgabe zu einer Gruppe hinzu bzw. entferne sie daraus?
Sobald eine Ausgabengruppe erstellt wurde, können Sie Ausgaben über die Schaltfläche „+ Ausgabe hinzufügen“ hinzufügen. Sie können zwischen regulären Ausgaben, Kilometergeld oder Tagessätzen wählen.
Ausgaben, die als Entwürfe gespeichert wurden, können aus der Gruppe entfernt werden. Wählen Sie dazu die Menüschaltfläche (…) und klicken Sie auf „Aus Gruppe entfernen“ .
Ausgaben, die in Gruppen hinzugefügt oder erstellt werden, erscheinen nicht in der Tabelle der Einzelausgaben. Wird eine Ausgabe aus der Gruppe entfernt, wird sie in die Tabelle der Einzelausgaben aufgenommen.
Wie kann ich eine Gruppe genehmigen?
Sobald die Gruppe zur Genehmigung weitergeleitet wurde, werden die gruppierten Ausgaben im Ausgabenmodul angezeigt.
Personen mit Zugriff und Berechtigung können alle Ausgaben auf einmal genehmigen/ablehnen.
- Gehe zu Ausgaben
- Registerkarte „Gruppen“
- Wählen Sie die gewünschte Gruppe aus
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Gruppe genehmigen“ .
Die Schaltfläche „Genehmigungsprozess zurücksetzen“ setzt alle genehmigten Ausgaben auf „Ausstehend“. Sobald eine Ausgabe jedoch als bezahlt markiert wurde, kann der Genehmigungsprozess nicht mehr zurückgesetzt werden.