Questo articolo è per: team finanziari e amministratori.
Una volta che il tuo software di contabilità è connesso, invia le spese approvate da esso dalla lista delle spese in pochi clic, senza doverle riscrivere o spostare file. Decidi tu quando inviare, così i tuoi libri ricevono solo quello che hai controllato.
Invia spese approvate
Panoramica
Solo le spese che sono Approvate, In busta paga, Inviate per pagamento o Pagate possono essere inviate.
Di cosa hai bisogno:
- Il tuo software di contabilità connesso per la tua azienda. Vedi Come collego il mio ERP o software di contabilità a Factorial?
- Il permesso di gestire le spese. Il tuo amministratore può dartelo.
- Categorie collegate a conti di libro mastro, se il tuo software ne ha bisogno (SAP Business One e DATEV lo fanno). Vedi Come faccio a far mappare automaticamente le categorie delle spese ai conti di libro mastro?
Come usare
- Vai a Spesa > Spese dei dipendenti > Spese.
- Seleziona le spese approvate che vuoi inviare, oppure filtra per Stato di sincronizzazione = Sincronizzazione in attesa per trovare tutto ciò che non è stato ancora inviato.
- Clicca su Sincronizza a (il tuo software).
- Se manca qualcosa, vedrai Controlla prima di sincronizzare con i problemi, ad esempio "Conti di libro mastro mancanti". Clicca su Controlla spese per correggerli, oppure Procedi e sincronizza per inviare il resto.
- Quando dice Pronto per sincronizzare, clicca su Sincronizza. La finestra di dialogo avverte che questo non può essere annullato: Factorial non rimuove un costo dal tuo software. Ricevi una notifica quando la sincronizzazione termina.
Segui ciò che è stato inviato
Come usare
- In Spesa > Spese dei dipendenti > Spese, guarda nella colonna Stato di sincronizzazione, o filtra per essa.
- Per una spesa con un errore, aprila: la scheda Avvisi dice perché non poteva essere inviata.
La maggior parte delle spese passa da Sincronizzazione in attesa a Sincronizzazione in corso a Sincronizzato. Per cosa significa ogni stato e cosa fare, vedi FAQ 9.
Consigli e Migliori Pratiche
- Invia dopo le approvazioni, prima di chiudere. Filtra per Stato di sincronizzazione = Sincronizzazione in attesa alla fine del mese in modo che nulla approvato venga trascurato. Vedi Come chiudo il mese nelle Spese? Una checklist per la finanza.
- Controlla "Ri-sincronizzazione necessaria" ogni mese. Cattura le spese che qualcuno ha cambiato dopo che le hai inviate.
- Correggi la causa, non solo la spesa. Se molte spese falliscono per un conto di libro mastro mancante, collega la categoria una volta e ogni nuova spesa in essa porterà il conto.
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Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
Non vedo il pulsante Sincronizza a.
Il tuo software di contabilità non è connesso per la tua azienda, oppure non hai il permesso di gestire le spese. Chiedi al tuo amministratore, o vedi Come collego il mio ERP o software di contabilità a Factorial?
Una spesa è stata saltata.
Non è ancora approvata. Solo le spese Approvate, In busta paga, Inviate per pagamento e Pagate possono essere inviate. Le bozze, in attesa, rifiutate e annullate non lo sono mai.
"Sincronizzazione fallita" su una spesa.
Aprila e vai alla scheda Avvisi per vedere perché. Il motivo più comune è un conto di libro mastro mancante: la sua categoria non ne ha uno per quella entità legale, oppure il conto è stato aggiunto dopo che la spesa è stata creata. Collega il conto alla categoria, apri la spesa e salvala di nuovo affinché venga presa in carico, poi inviala di nuovo.
FAQ
1. Le spese vengono inviate automaticamente quando sono approvate?
No, le invii tu stesso dalla lista delle Spese, con un clic. In questo modo scegli il momento, ad esempio dopo le ultime approvazioni del mese, e nulla raggiunge i tuoi libri prima che tu l'abbia controllato.
2. Se una spesa cambia dopo essere stata inviata, il mio software si aggiorna?
No da solo. Le spese approvate non possono essere modificate, ma una può cambiare dopo che l'hai inviata, ad esempio quando il suo flusso di approvazione viene reimpostato e viene modificata. Il suo stato diventa quindi Ri-sincronizzazione necessaria. Inviarla di nuovo, o correggerla nel tuo software, a seconda di cosa accetta il tuo software.
3. Cosa succede a una spesa che viene rifiutata o annullata dopo essere stata inviata?
Factorial non la rimuove dal tuo software. Correggila lì.
4. Posso inviare di nuovo una spesa dopo che è fallita?
Sì. Correggi ciò che dice la scheda Avvisi, seleziona la spesa e clicca di nuovo su Sincronizza a (il tuo software).
5. Con quale frequenza dovrei inviare le spese?
Ogni volta che vuoi che la tua contabilità sia aggiornata: ogni settimana, o alla fine del mese dopo le ultime approvazioni. Scegli tu quali spese inviare e quando. Controlla la colonna Stato di sincronizzazione dopo ogni invio, e di nuovo prima di chiudere il mese.
6. Gli impiegati possono vedere lo stato di sincronizzazione?
No. Gli impiegati non vedono lo Stato di sincronizzazione o il pulsante Sincronizza a.
7. Factorial controlla le spese prima di inviarle?
Sì. Quando clicchi su Sincronizza a, Factorial controlla prima le spese e elenca eventuali problemi in Controlla prima di sincronizzare, ad esempio conti di libro mastro mancanti.
8. È diverso inviare spese a DATEV?
I passaggi sono gli stessi, e DATEV ti fornisce anche un registro di elaborazione. DATEV è disponibile solo per le aziende in cui è stata attivata. Vedi Come invio spese a DATEV?
9. Cosa significa ciascuno stato di sincronizzazione e cosa dovrei fare?
| Stato di sincronizzazione | Cosa significa | Cosa fare |
|---|---|---|
| Sincronizzazione in attesa | Approvato, non ancora inviato | Invialo quando sei pronto |
| Sincronizzazione in corso | In fase di invio | Aspetta. Una sincronizzazione che dura oltre un'ora si interrompe con un errore |
| Sincronizzato | Il tuo software lo ha ricevuto | Niente |
| Ri-sincronizzazione necessaria | È cambiato in Factorial dopo essere stato inviato | Invialo di nuovo, o correggilo nel tuo software |
| Sincronizzazione fallita | Non è potuto essere inviato, oppure il tuo software lo ha rifiutato | Apri la spesa: la scheda Avvisi dice perché. Correggila e inviala di nuovo |
| Parzialmente sincronizzato | Inviato a una connessione ma non a un'altra (se ne hai più di una) | Controlla quella fallita |