Ogni onboarding funziona come un ticket con un compito per ogni passaggio. Questo articolo spiega come impostare ogni passaggio, dal ticket stesso alle email, agli account SaaS e all'attrezzatura, in modo che i nuovi assunti abbiano ciò di cui hanno bisogno il loro primo giorno.

Caratteristica/Funzionalità

Panoramica

Prima di iniziare: il tuo sistema HR deve essere connesso. Factorial IT lo utilizza per individuare le prossime assunzioni e le loro date di inizio. Vedi Imposta la sincronizzazione HR.

I passaggi condividono un insieme di controlli: Includi questo passaggio nell'onboarding, Autonomia, Assegnatario predefinito, Pianificazione e Data di scadenza. Questi controlli e il layout della pagina sono spiegati in Comprendere le impostazioni di onboarding. Questo articolo copre ciò che è specifico per ogni passaggio.

Come usare

1. Vai a Persone > Impostazioni.
2. Apri la scheda Onboarding.
3. Fai clic su un passaggio. Le sue impostazioni si aprono in un modulo.
4. Imposta il passaggio come descritto di seguito e salva.

Crea ticket di onboarding

Ogni onboarding inizia con questo ticket, e ogni altro compito si basa su di esso. Trovi Crea ticket di onboarding sotto Informazioni sul ticket.

• Automatico: Factorial IT apre il ticket alla data programmata.
• Manuale: apri il ticket per ogni nuovo assunto. Apri il pannello dell'assunto (atterra sulla scheda Ticket) e fai clic su Inizia onboarding. Factorial IT non crea un ticket né invia alcuna notifica da solo.

Con Automatico, Pianificazione indica quanto tempo prima della data di inizio il ticket si apre:

• 30 giorni (raccomandato)
• 45 giorni
• 60 giorni
• Appena l'assunto appare nel tuo sistema HR

Se un assunto viene sincronizzato dopo che quella finestra è iniziata, il ticket si apre immediatamente. Se un assunto non ha una data di inizio imminente, non si apre alcun ticket.

Il ticket è denominato Nome Cognome - Onboarding. Utilizza l'Assegnatario predefinito, la Priorità predefinita e gli Abbonati predefiniti impostati sotto Informazioni sul ticket.

Attiva Aggiungi ONE come agente se desideri che ONE aiuti in ogni nuovo ticket di onboarding. ONE segue i progressi, suggerisce i prossimi passaggi e invia promemoria. Vedi Il ticket di onboarding in Comprendere le impostazioni di onboarding.

Conferma le informazioni di onboarding

Questo passaggio rivede i dati inviati dal tuo sistema HR, richiede eventuali informazioni mancanti e conferma l'indirizzo email di lavoro. È sempre incluso.

• Automatico: Factorial IT conferma le informazioni alla data programmata.
• Manuale: confermi tu.

L'Assegnatario predefinito è la persona che decide quando Factorial IT ha bisogno di una risposta su questo passaggio.

Se Provision email è incluso, questo passaggio mostra anche un blocco Email professionale. Decide se Factorial IT crea l'indirizzo di lavoro:

• Crea con Factorial IT: l'indirizzo viene passato al compito Provision email. Hai bisogno di un provider email connesso.
• Non creare: l'indirizzo esiste già, o qualcuno lo creerà più tardi.

Provision email

Questo passaggio crea la casella di posta di lavoro nel tuo provider di identità e consegna il login. Viene eseguito solo quando è necessario creare un indirizzo. Disattiva il passaggio se non vuoi mai che vengano create caselle di posta per i nuovi assunti.

• Automatico: Factorial IT crea la casella di posta e invia il login alla persona giusta.
• Manuale: crei tu la casella di posta e passi il login.

Se più di un'istanza SaaS è impostata come provider email, Automatico mostra un campo extra, Crea indirizzi automaticamente su. Factorial IT crea l'indirizzo su ogni provider che selezioni. Un amministratore crea il resto dall'onboarding.

All'interno di un onboarding, il passaggio email elenca quei provider sotto Seleziona provider email, ciascuno con il proprio dominio. Ognuno inizia con l'indirizzo dell'assunto su quel dominio, o con uno suggerito. Ogni provider che selezioni ha bisogno di un indirizzo prima che il passaggio continui.

Hai bisogno di un provider email connesso che possa creare caselle di posta. Fino a quando non ce n'è uno, la riga mostra Salta e il modulo collega solo all'impostazione del provider. Vedi Collega il tuo provider email.

Consegna delle credenziali decide chi riceve il login dell'impiegato:

• Invia al proprietario del compito
• Invia all'impiegato

L'Assegnatario predefinito possiede il passaggio della casella di posta e riceve eventuali domande sul login.

Provisiona account SaaS

Questo passaggio appare solo quando la gestione SaaS è attivata per il tuo account.

Inizia una volta che l'email di lavoro esiste. I SaaS connessi ottengono l'account automaticamente. Per i SaaS che tracci manualmente, ogni proprietario di SaaS riceve un compito. Disattiva il passaggio se non vuoi mai che vengano creati account SaaS per i nuovi assunti.

• Automatico: alla data programmata, i SaaS connessi vengono impostati automaticamente e i proprietari dei SaaS tracciati manualmente ricevono un compito.
• Manuale: il proprietario del compito sceglie il SaaS e inizia il provisioning.

Imposta sia un giorno che un'ora sotto Pianificazione, altrimenti non puoi salvare.

Le tue regole di provisioning decidono quali SaaS, gruppi, ruoli e licenze riceve ogni persona. Vedi Imposta le regole di provisioning.

Acquista attrezzatura

Questo passaggio prepara l'attrezzatura del nuovo assunto e la ordina. Disattivalo quando gli assunti usano il proprio dispositivo.

Con Automatico, ONE gestisce l'intero passaggio. Ha bisogno di una politica di attrezzatura pubblicata e di una politica di acquisto pubblicata.

Per le impostazioni del passaggio e come ONE lo gestisce, vedi Agente Attrezzatura.

Risoluzione dei problemi e FAQ

Risoluzione dei problemi

• Nessun ticket aperto per un nuovo assunto. L'assunto potrebbe non avere una data di inizio imminente nel tuo sistema HR. Con Manuale, nulla si apre fino a quando non fai clic su Inizia onboarding.
• La riga Provision email mostra Salta. Nessun provider email in grado di creare caselle di posta è connesso, o il passaggio è disattivato.
• Non puoi salvare Provision SaaS accounts. Imposta sia un giorno che un'ora sotto Pianificazione.
• Il passaggio SaaS è mancante. La gestione SaaS non è attivata per il tuo account.
• Il passaggio email non continuerà. Ogni provider che hai selezionato sotto Seleziona provider email ha bisogno di un indirizzo.

FAQ

1. Cosa succede a un assunto sincronizzato dopo che la finestra del ticket è iniziata?
   Il ticket si apre immediatamente.
    
2. Posso disattivare Conferma le informazioni di onboarding?
   No. È sempre incluso.
    
3. Chi riceve il login del nuovo impiegato?
   Il proprietario del compito o l'impiegato, a seconda di Consegna delle credenziali.
    
4. Cosa succede ai SaaS non connessi?
   I loro proprietari ricevono un compito per creare l'account manualmente.
    
5. I nuovi assunti possono avere un indirizzo su più di un provider email?
   Sì. Seleziona ogni provider sotto Crea indirizzi automaticamente su. Un amministratore crea gli indirizzi sugli altri dall'onboarding.