Di default, gli utenti possono richiedere tre tipi di assenza: ferie, malattia e congedo di maternità/paternità . Tuttavia, se questi tipi di assenza non soddisfano le esigenze specifiche di un'azienda, Factorial consente agli utenti di creare ulteriori tipi di assenza , personalizzati in base alle loro esigenze particolari.
Ad esempio, se un'azienda ha la politica di concedere ai propri dipendenti un giorno di ferie extra per il compleanno, può facilmente creare una tipologia di assenza personalizzata per "permesso di compleanno" all'interno di Factorial . In questo modo, Factorial consente alle aziende di gestire le assenze dei propri dipendenti in modo da rispecchiare i loro valori e le loro priorità specifiche.
Solo gli amministratori hanno l'autorizzazione a creare tipi di assenza.
Dove trovare i tipi di assenza
- Nella barra laterale, vai su Impostazioni
- Nella sezione Ora , fai clic su Orario di riposo
- Una volta entrati, selezionate la scheda Tipi di assenza
Per creare un tipo di assenza
1. Fare clic su Aggiungi nuovo tipo di assenza
2. Fornire un nome descrittivo per il tipo di assenza
3. Completa le informazioni di base :
- Titolo: Aggiungere una chiara spiegazione dello scopo del tipo di assenza
- Assegna un codice colore
- Il nome del tipo di assenza è visibile ai dipendenti? Sì o No
4. Definire le impostazioni di tolleranza :
- L'assenza deve essere detratta dall'indennità? Sì o No
- Conta come assenza retribuita? Sì o No
- Specificare se il tipo di assenza è un giorno lavorativo (un giorno in cui i dipendenti sono tenuti a lavorare).
Che cosa significa "Conteggiato come assenza retribuita"?
L'impostazione "Considera come assenza retribuita" definisce se un'assenza debba essere considerata come tempo retribuito per il dipendente. Offre la flessibilità necessaria per adattarsi alle diverse politiche aziendali.
Utilizzo per il lavoro da remoto (casi specifici)
In alcuni casi, questa opzione può essere utilizzata per tracciare il lavoro da remoto come "assenza retribuita", soprattutto quando:
- L'azienda desidera monitorare o limitare i giorni di lavoro da remoto (ad esempio, nei modelli ibridi).
- È necessario monitorare questo tempo tramite un apposito contatore nel calendario del dipendente.
- Ad esempio, è possibile creare una tipologia di assenza come "Lavoro da remoto" e assegnarla a un contatore per tenere traccia del numero di giorni utilizzati.
Inoltre:
- Se i giorni di lavoro da remoto sono illimitati , l'assenza può essere considerata retribuita senza detrazione di ore .
- Questo tipo di assenza può essere assegnato a qualsiasi sportello , a seconda delle esigenze aziendali.
Da utilizzare per altre assenze retribuite
Più in generale, questa impostazione viene utilizzata per qualsiasi tipo di assenza che l'azienda considera retribuita, come ad esempio:
- Congedo speciale
- Assenze giustificate
- Qualsiasi altro caso definito dalle politiche interne
Quando questa opzione è attivata, l'assenza non ha un impatto negativo sullo stipendio del dipendente .
Le assenze dal lavoro vengono conteggiate in giorni di calendario, quindi verranno conteggiati i giorni in cui il dipendente non è previsto al lavoro. Tuttavia, ciò non influisce sulla sua retribuzione e non comporterà una riduzione del tempo totale.
5. Imposta la durata :
- Consenti assenze di mezza giornata : sì o no. Limita le richieste di assenza espresse in giorni o mezze giornate. Le richieste di assenza inviate utilizzando l'opzione oraria non saranno soggette ad alcun limite.
- È necessaria una data di fine? Sì o no
- Limite di giorni per questa assenza:
- Numero minimo di giorni: determina il numero minimo di giorni di questo tipo di assenza che possono essere richiesti contemporaneamente. Il valore predefinito è illimitato.
- Numero massimo di giorni: determina il numero massimo di giorni di questo tipo di assenza che possono essere richiesti contemporaneamente. Il valore predefinito è illimitato.
- È possibile aggiungere un limite separato, ad esempio solo un limite minimo, solo un limite massimo o un intervallo. Tuttavia, il minimo non può essere superiore al massimo e, se si tenta di creare un tipo di assenza o di salvare le modifiche, si verificherà un errore.
6. Permessi :
- I dipendenti possono richiedere questo tipo di assenza? Sì o No
- Consenti l'allegato di documenti
- Specificare se l'avviso è obbligatorio
Se hai impostato che i dipendenti non possono richiedere questo tipo di assenza, tieni presente quanto segue:
- I dipendenti che non gestiscono personale non possono richiedere, aggiornare o rifiutare tipologie di assenza soggette a restrizioni; possono solo visualizzarle.
- Gli amministratori possono richiedere queste assenze limitate per tutti (incluso se stessi).
- I manager e i team leader possono richiederli per tutti i loro collaboratori diretti, ma non possono richiederli per se stessi.
- Consenti l'allegato di documenti.
- Specificare se la descrizione è obbligatoria o meno.
7. Approvazione:
- Il tipo di assenza richiede approvazione? Sì o No
8. Fai clic su Salva nella parte superiore della pagina
Per modificare o archiviare i tipi di assenza
- Vai alla scheda Tipi di assenza
- Seleziona un tipo di assenza dall'elenco e fai clic sull'icona a forma di ingranaggio.
- È possibile modificare o archiviare il tipo
Includere la tipologia di assenza nella politica sui permessi
Prima di assegnare l'assenza, è necessario includerla nel relativo monte ore di ferie previsto dalla politica aziendale . Ad esempio, se i giorni devono essere detratti dal saldo ferie dei dipendenti, il tipo di assenza deve essere configurato di conseguenza e collegato al monte ore di ferie. Se il tipo di assenza non è collegato alla politica e al monte ore di ferie corretti, non verrà visualizzato nell'elenco a discesa quando i dipendenti tenteranno di richiederlo.
- Nella barra laterale, vai su Impostazioni → Ora → Spegnimento
- Fai clic sulla policy relativa alle ferie nel punto in cui desideri includere la nuova tipologia di assenza.
- Fai clic sulla data del contatore delle ferie esistente oppure fai clic su "Crea nuovo" se necessario (vedi l'articolo correlato Informazioni sulle ferie retribuite)
- Nella sezione per aggiungere le assenze, cerca e seleziona il nome del tipo di assenza
- Fai clic su Salva
Scopri come aggiungere le tipologie di assenza create nell'ambito della politica sulle ferie leggendo l'articolo Informazioni sulle ferie