Aktivieren Sie die obligatorische Genehmigung für Überstunden.
Manager und Administratoren benötigen mehr Kontrolle über die Zeiterfassung der Mitarbeiter. Durch die Aktivierung der obligatorischen Genehmigung von Überstunden werden nur genehmigte Stunden in die Berechnung des Guthabens einbezogen.
Auf diese Weise können die Vorgesetzten, unter Berücksichtigung der geforderten Arbeitsstunden, sicherstellen, dass nicht übermäßig viele Überstunden geleistet werden.
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen.
- Unter „Zeit“ die Zeiterfassung auswählen
- Zeiterfassungsrichtlinie öffnen
- Klicken Sie auf die Registerkarte „Richtlinieneinstellungen“.
- Scrollen Sie nach unten zu den Zeiterfassungsbedingungen und aktivieren Sie die Option „Überstundenbeschränkung aktivieren“.
Sobald Sie diese Option aktiviert haben, werden die geleisteten Überstunden auf den Stundenzetteln als ausstehend angezeigt, bis sie genehmigt oder abgelehnt werden.
Beachten Sie, dass der Mitarbeiter seinen Überstundenantrag nach Prüfung und Genehmigung nicht mehr selbst ändern kann.
Zeiterfassungs-Genehmigungsgruppen
Sie können verschiedene Genehmigungsgruppen und Genehmigungsabläufe erstellen, verwalten und definieren.
Um eine neue Genehmigungsgruppe zu erstellen
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf Einstellungen .
- Unter „Zeit“ die Zeiterfassung auswählen
- Scrollen Sie nach unten zu den Genehmigungsgruppen für Überstundenanträge.
- Klicken Sie auf den Pfeil, um die Standardgenehmigungsgruppe für die Zeiterfassung zu öffnen.
- Wenn Sie die automatische Genehmigungsgruppe aktivieren, werden für diese Mitarbeitergruppe Ressourcen automatisch genehmigt.
Wenn ein Administrator für einen Mitarbeiter zusätzliche Zeit beantragt, ist eine Genehmigung nur dann erforderlich, wenn ein Genehmigungsworkflow konfiguriert ist; in diesem Fall muss der Antrag von der dem Workflow zugewiesenen Person genehmigt werden, andernfalls wird er automatisch genehmigt.
Den Genehmigungsprozess definieren
Der Genehmigungsprozess für die Zeiterfassung ist in Stufen strukturiert:
- Jeder Ebene sind ein oder mehrere Genehmiger zugeordnet.
- Um zur nächsten Ebene zu gelangen, müssen die Genehmiger der vorherigen Ebene dem Antrag zustimmen.
So erstellen Sie eine neue Genehmigungsstufe:
- Klicken Sie auf „Genehmigungsstufe hinzufügen“.
- Wählen Sie den Genehmigertyp und den Genehmiger aus.
- Klicken Sie auf „Genehmigungsstufe speichern“.
- Klicken Sie auf „Änderungen speichern“ – diese Option befindet sich in der oberen rechten Ecke.
Sie können weitere Genehmiger zur gleichen Genehmigungsebene hinzufügen , indem Sie einfach auf das Plus-Symbol klicken.
Sie können die Genehmigungsstufe bearbeiten oder löschen, indem Sie einfach auf das Symbol mit den drei Punkten klicken.
Mitarbeiter hinzufügen
Sobald Sie den Genehmigungsprozess definiert haben, können Sie die Mitarbeiter zuweisen:
- Wechseln Sie zum Reiter „Mitarbeiter“ .
- Klicken Sie auf „Mitarbeiter hinzufügen“ – in der oberen rechten Ecke.
- Wählen Sie die Mitarbeiter aus
- Klicken Sie auf „Mitarbeiter zur Genehmigungsgruppe hinzufügen“.
Überstundenantrag genehmigen oder ablehnen
Der für die Genehmigung von Überstunden zuständige Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung über die ausstehenden Überstundenanträge.
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Posteingang → Anfragen
- Klicken Sie auf die zugehörige Benachrichtigung.
- Entscheiden Sie, ob Sie:
- Den Überstundenantrag ablehnen
- Überstundenantrag genehmigen
- Überstundenantrag bearbeiten und speichern
Dieses Modal zeigt die gesamte Genehmigungshistorie an und macht so den Status jedes einzelnen Schritts im Genehmigungsprozess sichtbar.
