Ora puoi chiedere a One di inviare messaggi per tuo conto direttamente tramite Factorial Chat. One identifica le persone giuste, redige un messaggio personalizzato per ciascuna persona e lo invia solo dopo che tu lo hai esaminato e approvato. Questo ti aiuta a risparmiare tempo quando invii promemoria, condividi aggiornamenti o raccogli informazioni da più persone.
Puoi utilizzare questa funzione sia dalle app web che mobili di Factorial.
Panoramica
One può aiutarti a inviare messaggi individuali e personalizzati a più persone in Factorial Chat. Invece di trovare ciascuna persona e scrivere manualmente ogni messaggio, puoi descrivere chi vuoi contattare e cosa vuoi dire con le tue parole.
One identifica i destinatari, prepara i messaggi e chiede la tua approvazione prima di inviare qualsiasi cosa. Ciascuna persona riceve un messaggio diretto privato da te, contrassegnato come scritto con One. I destinatari possono rispondere direttamente a te in Factorial Chat.
Quando e perché usarlo
Usa One per inviare messaggi personalizzati quando hai bisogno di contattare diverse persone su un argomento condiviso, ma vuoi che ciascuna persona riceva un messaggio individuale.
I casi d'uso comuni includono:
- Promemoria su attività in sospeso: Contatta le persone che non hanno inviato le loro spese o completato le loro registrazioni di tempo.
- Promemoria di scadenze: Ricorda a team specifici le scadenze imminenti, come le valutazioni delle prestazioni o gli obiettivi trimestrali.
- Raccolta di informazioni mancanti: Chiedi alle persone di completare i dettagli mancanti nei loro profili, come le informazioni di contatto di emergenza.
- Aggiornamenti di team: Condividi informazioni con i tuoi diretti riporti o membri di un particolare team.
- Accoglienza di nuovi membri: Invia messaggi di benvenuto personalizzati che menzionano il team o il manager di ciascuna persona.
- Domande rapide: Chiedi a più persone della loro disponibilità o feedback e ricevi le loro risposte in chat private.
Questa funzione è particolarmente utile quando hai bisogno di raggiungere le persone giuste rapidamente senza inviare un messaggio di gruppo generico.
Come usare
1. Chiedi a One di inviare un messaggio
Apri One in Factorial e descrivi chi vuoi contattare e cosa vuoi dire.
Ad esempio:
- "Trova persone che non hanno inviato le loro spese e chiedi loro di aggiornarle"
- "Ricorda a tutti con registrazioni di tempo incomplete questo mese di completare i loro fogli orari"
- "Informami i miei diretti riporti sui nuovi orari d'ufficio"
Sii il più specifico possibile riguardo ai destinatari e al messaggio che vuoi inviare.
2. Rivedi i destinatari
One identifica le persone che corrispondono alla tua richiesta e visualizza l'elenco dei destinatari.
- Rivedi l'elenco per assicurarti che le persone giuste siano incluse
- Se stai inviando un messaggio a un gruppo, deseleziona chiunque non desideri contattare prima di continuare
- Ricorda che One può solo inviare messaggi a persone a cui hai accesso e che usano Factorial Chat
Se qualcuno non può essere raggiunto, One ti dirà il loro nome.
3. Rivedi il messaggio
One prepara il messaggio in base alle tue istruzioni.
- Per messaggi personalizzati, One può usare il nome di battesimo di ciascuna persona e dettagli rilevanti, come il loro team o manager
- Per un messaggio personale, One ti mostra un esempio della versione preparata per un destinatario
- Controlla che la formulazione, il tono e le informazioni siano corretti prima di procedere
Se desideri rimuovere qualcuno dall'elenco dei destinatari, puoi deselezionare le persone dall'elenco dei destinatari prima di continuare con un messaggio di gruppo. Rivedi l'elenco prima di passare alla fase di approvazione del messaggio.
4. Approva e invia
Rivedi la finestra di conferma e approva l'azione di invio.
Niente viene inviato fino a quando non approvi i messaggi. Una volta confermato, One invia ciascun messaggio come messaggio diretto privato da te tramite Factorial Chat. Ogni messaggio è contrassegnato come scritto con One.
Ogni azione di invio può raggiungere fino a 25 persone. Se hai bisogno di contattare più persone, potrebbe essere necessario suddividere i destinatari in più azioni di invio.
5. Controlla lo stato di consegna
Dopo aver inviato i messaggi, puoi chiedere a One cosa è successo.
Ad esempio, chiedi: "Tutti l'hanno ricevuto?"
One riporta, persona per persona, chi ha ricevuto il messaggio. Se qualcuno non è stato raggiunto, One può identificarli così sai quali destinatari non sono stati contattati.
Consigli e migliori pratiche
- Sii specifico riguardo ai tuoi destinatari. Puoi identificare le persone per team, manager o informazioni rilevanti, come attività in sospeso o dettagli mancanti nel profilo.
- Spiega lo scopo del messaggio. Dì a One cosa devono fare i destinatari e includi eventuali scadenze rilevanti.
- Richiedi personalizzazione quando necessario. Ad esempio, chiedi a One di salutare ciascuna persona per nome e menzionare il loro team.
- Controlla attentamente l'elenco dei destinatari. Rimuovi chiunque non dovrebbe ricevere il messaggio prima di continuare.
- Rivedi la bozza prima di approvarla. Assicurati che il messaggio sia chiaro, accurato e appropriato per i destinatari.
- Mantieni i messaggi concisi e attuabili. Spiega cosa deve fare la persona e quando deve farlo.
- Controlla i risultati dopo l'invio. Chiedi a One chi ha ricevuto i messaggi se hai bisogno di seguire qualcuno.
FAQ
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Può One inviare messaggi per mio conto?
Sì. One può preparare e inviare messaggi diretti personalizzati da te tramite Factorial Chat, ma solo dopo che tu li hai esaminati e approvati.
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Posso inviare messaggi diversi a persone diverse nella stessa richiesta?
Sì. One prepara una versione personalizzata per ciascun destinatario, utilizzando dettagli come il loro nome di battesimo e altre informazioni rilevanti quando appropriato.
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I destinatari vedranno il messaggio come un messaggio di gruppo?
No. Ciascun destinatario riceve un messaggio diretto privato da te in Factorial Chat. Il messaggio è contrassegnato come scritto con One.
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I destinatari possono rispondere a questi messaggi?
Sì. I destinatari possono rispondere direttamente a te nella loro conversazione privata di Factorial Chat.
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Posso scegliere chi riceve il messaggio?
Sì. One ti mostra i destinatari che ha identificato. Per i messaggi di gruppo, puoi deselezionare le persone prima di continuare.
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One invia messaggi automaticamente senza la mia approvazione?
No. One ti mostra prima l'elenco dei destinatari e la bozza del messaggio. Devi approvare l'azione di invio nella finestra di conferma prima che vengano inviati messaggi.
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Può One inviare messaggi a chiunque nella mia azienda?
No. One può solo inviare messaggi a persone a cui hai accesso e che usano Factorial Chat.
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Come posso controllare se i miei messaggi sono stati consegnati?
Chiedi a One, "Tutti l'hanno ricevuto?" One ti dirà, persona per persona, chi ha ricevuto il messaggio.