Ahora puede pedirle a One que envíe mensajes en su nombre directamente a través de Factorial Chat. One identifica a las personas adecuadas, redacta un mensaje personalizado para cada persona y lo envía solo después de que lo revise y apruebe. Esto le ayuda a ahorrar tiempo al enviar recordatorios, compartir actualizaciones o recopilar información de varias personas.
Puede usar esta función tanto desde la aplicación web como desde las aplicaciones móviles de Factorial.
Descripción general
One puede ayudarle a enviar mensajes individuales y personalizados a varias personas en Factorial Chat. En lugar de buscar a cada persona y escribir cada mensaje manualmente, puede describir a quién quiere contactar y qué quiere decir con sus propias palabras.
One identifica a los destinatarios, prepara los mensajes y solicita su aprobación antes de enviar cualquier cosa. Cada persona recibe un mensaje directo privado de su parte, marcado como escrito por One. Los destinatarios pueden responderle directamente en Factorial Chat.
Cuándo y por qué usarlo
Use One para enviar mensajes personalizados cuando necesite contactar a varias personas sobre un tema compartido, pero quiera que cada persona reciba un mensaje individual.
Los casos de uso comunes incluyen:
- Recordatorios sobre tareas pendientes: Contactar a personas que no han presentado sus gastos o completado sus entradas de tiempo.
- Recordatorios de plazos: Recordar a equipos específicos sobre plazos próximos, como evaluaciones de desempeño o metas trimestrales.
- Recopilación de información faltante: Pedir a las personas que completen detalles faltantes en sus perfiles, como información de contacto de emergencia.
- Actualizaciones del equipo: Compartir información con sus reportes directos o miembros de un equipo en particular.
- Darle la bienvenida a nuevos integrantes: Enviar mensajes de bienvenida personalizados que mencionen el equipo o manager de cada persona.
- Preguntas rápidas: Preguntar a varias personas sobre su disponibilidad o comentarios y recibir sus respuestas en chats privados.
Esta función es particularmente útil cuando necesita llegar a las personas adecuadas rápidamente sin enviar un mensaje genérico a un grupo.
Cómo usar
1. Pídale a One que envíe un mensaje
Abra One en Factorial y describa a quién quieres contactar y qué quiere decir.
Por ejemplo:
- "Encuentre a las personas que no han presentado sus gastos y pídales que los actualicen"
- "Recuerde a todos con entradas de tiempo incompletas este mes que completen sus hojas de tiempo"
- "Informe a mis reportes directos sobre el nuevo horario de oficina"
Sea lo más específico/a posible sobre los destinatarios y el mensaje que desea enviar.
2. Revisa a los destinatarios
One identifica a las personas que coinciden con su solicitud y muestra la lista de destinatarios.
- Revise la lista para asegurarse de que las personas adecuadas estén incluidas
- Si está enviando un mensaje a un grupo, desmarque a cualquier persona a la que no desee contactar antes de continuar
- Recuerde que One solo puede enviar mensajes a personas a las que tenga acceso y que usen Factorial Chat
Si alguien no puede ser contactado/a, One le dirá su nombre.
3. Revisa el mensaje
One prepara el mensaje basado en sus instrucciones.
- Para mensajes personalizados, One puede usar el primer nombre de cada persona y detalles relevantes, como su equipo o gerente
- Para un mensaje personal, One le muestra un ejemplo de la versión preparada para un destinatario
- Verifique que la redacción, el tono y la información sean correctos antes de continuar
Si desea eliminar a alguien de la lista de destinatarios, puede desmarcar personas de la lista de destinatarios antes de continuar con un mensaje grupal. Revise la lista antes de pasar al paso de aprobación del mensaje.
4. Aprueba y envía
Revise el cuadro de diálogo de confirmación y apruebe la acción de envío.
No se envía nada hasta que apruebe los mensajes. Una vez que confirme, One envía cada mensaje como un mensaje directo privado de su parte a través de Factorial Chat. Cada mensaje está marcado como escrito por One.
Cada acción de envío puede alcanzar a hasta 25 personas. Si necesita contactar a más personas, es posible que deba dividir a los destinatarios en múltiples acciones de envío.
5. Verifica el estado de entrega
Después de enviar los mensajes, puede preguntarle a One qué sucedió.
Por ejemplo, pregunta: "¿Todos lo recibieron?"
One informa, persona por persona, quién recibió el mensaje. Si alguien no pudo ser contactado/a, One puede identificarlos para que sepa qué destinatarios no fueron contactados.
Consejos y mejores prácticas
- Sea específico/a sobre sus destinatarios. Puede identificar a las personas por equipo, manager o información relevante, como tareas pendientes o detalles faltantes en el perfil.
- Explique el propósito del mensaje. Dígale a One qué necesitan hacer los destinatarios e incluya cualquier fecha límite relevante.
- Solicite personalización cuando sea necesario. Por ejemplo, pídale a One que salude a cada persona por su primer nombre y mencione su equipo.
- Revise la lista de destinatarios cuidadosamente. Elimine a cualquier persona que no deba recibir el mensaje antes de continuar.
- Revise el borrador antes de aprobarlo. Asegúrese de que el mensaje sea claro, preciso y apropiado para los destinatarios.
- Mantenga los mensajes concisos y accionables. Explique qué necesita hacer la persona y cuándo debe hacerlo.
- Verifique los resultados después de enviar. Pregunte a One quién recibió los mensajes si necesita hacer un seguimiento con alguien.
FAQ
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¿Puede One enviar mensajes en mi nombre?
Sí. One puede preparar y enviar mensajes directos personalizados de su parte a través de Factorial Chat, pero solo después de que los revise y apruebe.
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¿Puedo enviar diferentes mensajes a diferentes personas en la misma solicitud?
Sí. One prepara una versión personalizada para cada destinatario, utilizando detalles como su primer nombre y otra información relevante cuando sea apropiado.
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¿Los destinatarios verán el mensaje como un mensaje grupal?
No. Cada destinatario recibe un mensaje directo individual y privado de su parte en Factorial Chat. El mensaje está marcado como escrito por One.
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¿Pueden los destinatarios responder a estos mensajes?
Sí. Los destinatarios pueden responderle directamente en su conversación privada de Factorial Chat.
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¿Puedo elegir quién recibe el mensaje?
Sí. One le muestra los destinatarios que ha identificado. Para mensajes grupales, puede desmarcar personas antes de continuar.
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¿Envía One mensajes automáticamente sin mi aprobación?
No. One le muestra primero la lista de destinatarios y el borrador del mensaje. Debe aprobar la acción de envío en el cuadro de diálogo de confirmación antes de que se envíen los mensajes.
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¿Puede One enviar mensajes a cualquier persona en mi empresa?
No. One solo puede enviar mensajes a personas a las que tenga acceso y que usen Factorial Chat.
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¿Cómo puedo verificar si mis mensajes fueron entregados?
Pregunte a One, "¿Todos lo recibieron?" One le dirá, persona por persona, quién recibió el mensaje.