L' Onboarding Agent gestisce ogni nuovo onboarding per ONE, seguendo le istruzioni che scrivi su come la tua azienda accoglie i nuovi assunti. Usalo quando vuoi che ogni onboarding venga aperto, tracciato e portato avanti per te, con il tuo team che interviene solo dove l'agente non ha uno strumento.

Funzionalità

Panoramica

Descrivi il tuo processo di onboarding una sola volta: i passaggi, la persona responsabile di ciascuno, le date e i promemoria. Puoi scriverlo tu stesso o costruirlo con ONE. Da quel momento, per ogni nuovo assunto l'agente:

• Apre un singolo ticket di onboarding.
• Aggiunge un compito per ogni passaggio nelle tue istruzioni.
• Esegue i passaggi per cui ha strumenti.
• Assegna ogni altro passaggio a una persona nominata come compito.

Questo articolo riguarda solo l'agente. Gli Onboarding che vengono eseguiti senza di esso utilizzano invece le impostazioni di onboarding (vedi Comprendere le impostazioni di onboarding).

Cosa ti serve

Permessi

Cosa su cui si basa l'agente

• Politica sui dispositivi e Politica sugli acquisti, entrambe pubblicate. L'agente acquista solo all'interno di esse. Se una delle due manca, non acquista nulla e crea un compito per il proprietario IT.
• Un fornitore di email connesso, in modo da poter creare caselle di posta di lavoro (vedi Collega il tuo fornitore di email).
• Regole di provisioning pubblicate per la casella di posta e gli account SaaS che crea.
• Un sistema HR sincronizzato, in modo che ogni nuovo assunto arrivi in Factorial IT con una data di inizio e un'email personale (vedi Configura la sincronizzazione HR).

Puoi impostare l'agente senza nessuna di queste. Qualunque cosa non possa eseguire diventa un compito per una persona.

Come usare

Vai su Persone > Impostazioni e apri la scheda Onboarding. La scheda Onboarding Agent si trova in cima.

Clicca su Setup agent. Si apre una pagina di creazione, già compilata:

• Fissato da Factorial IT (mostrato in grigio): nome, descrizione, Livello modello, il trigger Onboarding dipendente creato, gli strumenti IT Factorial che l'agente utilizza, e le politiche di Equipaggiamento e Acquisto sotto Conoscenza.
• Tu da modificare: le Istruzioni (precompilate con il modello IT Factorial nella lingua della tua console, inglese o francese), Accesso web, e eventuali Connettori extra.

Regola le istruzioni: sostituisci i nomi tra parentesi con persone reali e adatta i passaggi al tuo processo. Puoi anche chiedere a ONE di redigerle con te dalle tue attuali impostazioni di onboarding (vedi Scrivi o rielabora le istruzioni con ONE qui sotto).

Clicca su Crea. Vedi Agente creato e abilitato. e si apre la pagina dell'agente.

Quando l'agente è attivo

• La scheda mostra Attivo. Cliccaci sopra per raggiungere la pagina dell'agente.
• Un banner dice Full Agentic Onboarding è attivo. Le sezioni Informazioni sul ticket e Onboarding tasks sottostanti diventano grigie, perché ora le istruzioni occupano il loro posto.
• L'agente esegue ogni onboarding creato dopo questo punto, sia che provenga dal tuo sistema HR, dal modulo Aggiungi un dipendente o dall'API pubblica.
• Gli Onboarding che esistevano prima di attivarlo mantengono le impostazioni classiche fino a quando non finiscono. Se uno non ha ancora un ticket, cliccando su Inizia onboarding lo passa all'agente: L' Onboarding Agent prende l'onboarding da qui e apre il suo ticket.

Troverai anche l'agente sotto Agenti AI > Agenti, elencato con il tipo Factorial IT agent.

Modifica le istruzioni

Apri la pagina dell'agente, sia dalla scheda Onboarding Agent che da Agenti AI > Agenti. Cambia il campo Istruzioni e clicca su Salva.

Il nuovo testo viene utilizzato dalla prossima esecuzione dell'agente in poi, e ciò include gli onboarding già in corso.

Scrivi o rielabora le istruzioni con ONE

ONE può redigere le istruzioni con te, sia che il campo sia vuoto o già compilato. Clicca sul pulsante ONE all'estremità della barra degli strumenti Istruzioni. Si apre una chat accanto al modulo e ti offre due punti di partenza:

Mentre lavora con te, ONE:

• Inizia dalle tue impostazioni di onboarding esistenti. Per ogni domanda suggerisce la risposta che quelle impostazioni forniscono (quando si apre il ticket, quali passaggi esegui, chi li possiede, le loro date) e ti dice dove l'ha trovata.
• Fa una sola domanda alla volta, con opzioni e una scelta suggerita, in inglese o francese.
• Controlla i tuoi dati prima di scrivere una regola: ogni proprietario deve essere un dipendente in Factorial IT, entrambe le politiche devono essere pubblicate, controlla quali app SaaS hanno una regola di provisioning pubblicata e se un fornitore di email è connesso.
• Confronta il testo esistente con ciò che richiedono le istruzioni, come le otto sezioni del modello e un proprietario e una data su ogni passaggio, e elenca le lacune.
• Ti avvisa quando chiedi qualcosa che l'agente non può fare, come configurare il dispositivo tramite MDM, e suggerisce la regola più vicina che può seguire.

Puoi anche fare richieste in parole semplici: aggiungere un passaggio, cambiare un proprietario, accorciare il testo o tradurlo.

ONE scrive solo nel campo. Se il testo è già presente, chiede se sovrascriverlo o mantenere il tuo. L'agente non vede nulla fino a quando non clicchi su Salva (o Crea nella pagina di creazione).

Le sezioni del modello

Il modello è suddiviso nelle seguenti sezioni. Mantieni i titoli e cambia ciò che si trova sotto di essi:

Aggiungi il tuo passaggio

Duplica un passaggio sotto Passaggi, in questo ordine e completa le sue righe. Ecco un esempio per un badge e una scrivania che il tuo responsabile ufficio si occupa:

5. Badge & scrivania:

- Proprietario: Sam Martin. Quando: 2 giorni prima della data di inizio.
- Fatto quando: il badge è pronto e la scrivania è assegnata.

Ogni ticket di onboarding riceve quindi un compito per Sam. Quando l'agente non ha uno strumento per un passaggio, quel passaggio va sempre al suo proprietario come compito; l'agente non lo tenta mai. Rimuovi un passaggio e non verrà più creato.

Proprietari e tempistiche

• Scegli un dipendente Factorial IT per ogni ruolo. Qualsiasi ruolo che lasci vuoto va al proprietario IT.
• Il proprietario IT è obbligatorio. È l'assegnatario del ticket e riceve ogni passaggio. Se nessuno è impostato, l'agente chiede uno e passa ogni passaggio al manager del nuovo assunto nel frattempo.
• Tutte le date sono conteggiate dalla data di inizio, che è anche la data di scadenza dell'onboarding.
• Di default, l'agente invia due promemoria per la stessa richiesta, a 48 ore di distanza, e poi crea un compito per il proprietario IT. Smette di contattare il nuovo assunto tre giorni prima del loro inizio.

Il ticket di onboarding

Per ogni onboarding l'agente apre un ticket chiamato Nome Cognome - Onboarding e contrassegnato Onboarding. Il proprietario IT è l'assegnatario, la data di scadenza è la data di inizio, il nuovo assunto è il richiedente e l'agente è allegato.

Su quel ticket l'agente:

• Scrive la descrizione: data di inizio, ruolo, luogo di lavoro e qualsiasi cosa manchi ancora.
• Aggiunge un compito per ogni passaggio nelle tue istruzioni, assegnato a se stesso quando può svolgere il lavoro e alla persona nominata quando non può.
• Imposta il ticket su In corso la prima volta che viene eseguito.
• Termina ogni esecuzione con un singolo commento interno che copre ciò che ha fatto, cosa è in sospeso e con chi, una menzione di tutti coloro che devono agire, e quando controllerà di nuovo.
• Chiude l'onboarding con un breve riassunto quando l'ultimo compito è completato.

Non crea mai un secondo ticket per lo stesso onboarding.

Cosa riceve il nuovo assunto

Se il nuovo assunto lavora da remoto, l'agente gli invia un'email per impostazione predefinita all'indirizzo personale dal tuo sistema HR o dal modulo Aggiungi un dipendente, chiedendo di confermare l'indirizzo di casa per la loro attrezzatura. Se lavorano in sede, l'attrezzatura va all'ufficio collegato al loro luogo di lavoro.

• Le email sono testo semplice, inviate da ONE da support@factorial.it, e firmate dal tuo team IT (ad esempio Team IT di Acme). Scegli tu la firma sotto Come parlare con l'assunto.
• Le email utilizzano la lingua impostata nelle tue istruzioni. Se nessuna è impostata, o la scelta è lasciata al proprietario IT, l'agente chiede al proprietario IT nel suo commento sul ticket e non invia nulla al nuovo assunto fino a quando non ha una risposta. Dopo due giorni lavorativi senza risposta, scrive in inglese. Non deduce mai una lingua dal nome, paese o azienda della persona.
• Se il nuovo assunto risponde in una lingua diversa, l'agente passa alla loro.
• Il nuovo assunto non ha bisogno di un account Factorial IT. Le email non contengono prezzi, note interne e link che richiedono l'accesso.
• Le risposte del nuovo assunto appaiono sul ticket come commenti, e l'agente le legge.
• Se non c'è un'email personale, l'agente non invia nulla e crea un compito per il proprietario IT.

Cosa fa l'agente da solo e cosa passa

Utilizzando il modello predefinito, l'agente effettua ordini all'interno delle tue politiche pubblicate di Equipaggiamento e Acquisti senza chiedere a nessuno di approvarli. Prova prima a utilizzare le scorte, poi il catalogo. Crea anche la casella di posta e gli account SaaS che le tue regole di provisioning coprono.

Tutto il resto diventa un compito per una persona: un ordine che esula da una politica, una politica che non esiste, un account senza regola, o un nuovo assunto che non ha risposto entro la scadenza. Ogni compito spiega cosa è bloccato, chi è stato chiesto e da quando, e cosa è necessario per andare avanti.

Non esiste un pulsante di approvazione. Per far ripartire l'agente, rispondi in un commento sul ticket o completa il compito. L'agente continua da lì.

Aggiungi un nuovo assunto manualmente

Con l'agente attivo, questi punti di accesso aprono un breve modulo Aggiungi un dipendente: Onboard nel menu a sinistra, Aggiungi nelle pagine Dipendenti e Onboardings, e Crea onboarding nel menu comandi. Compila:

• Nome, Cognome e Email: almeno un indirizzo, che l'agente utilizza fino a quando non esiste la casella di posta di lavoro. Clicca su Aggiungi email per ulteriori.
• Onboarding: la data di inizio. È obbligatoria. Se Qualsiasi altra cosa menziona una data diversa, questo campo ha la priorità.
• Qualsiasi altra cosa: ruolo, team, manager, remoto o in sede, scritto in parole semplici.

Clicca su Crea onboarding. ONE legge il modulo, crea l'onboarding e l'agente continua da lì. Chiede qualsiasi cosa che il modulo omette. Un'assunzione aggiunta in questo modo non viene mai trasferita al tuo sistema HR.

Quando un'esecuzione non finisce

Niente torna alle impostazioni classiche. Una volta che l'agente sta eseguendo un onboarding, lo mantiene, sul suo unico ticket.

Ogni nuovo onboarding attiva un'esecuzione. Puoi vederlo in Agenti AI > Esecuzioni e nella scheda Esecuzioni della pagina dell'agente, con Onboarding come suo Oggetto.

Onboarding Agent non ha opzioni di Riesegui. L'agente riprende sempre attraverso il suo ticket.

Disattiva l'agente

1. Apri la pagina dell'agente dalla scheda Onboarding Agent o da Agenti AI > Agenti.
2. Clicca su ⋯ > Disabilita agente.

La scheda passa a Off. Qualsiasi onboarding creato dopo utilizza nuovamente le tue impostazioni di Onboarding, esattamente come le hai lasciate.

Gli Onboarding che l'agente aveva già iniziato rimangono con esso ma sono in pausa. L'agente non fa nulla su di essi, e il loro ticket e i compiti rimangono con i loro proprietari, che possono continuare manualmente. Per riattivarlo, clicca su ⋯ > Abilita agente. Ogni onboarding in pausa riprende alla prossima attività sul suo ticket, come un nuovo commento o un compito completato. I promemoria che erano dovuti mentre era in pausa non vengono inviati successivamente; aggiungi un commento sul ticket se vuoi che l'agente riprenda immediatamente.

Non puoi eliminare l'Onboarding Agent.

Segui cosa fa l'agente

• Il ticket contiene l'intera cronologia: ogni commento, compito, email e ordine, tutti redatti dall'agente.
• La pagina Esecuzioni (Agenti AI > Esecuzioni, o la scheda Esecuzioni dell'agente) mostra l'esecuzione avviata da ogni nuovo onboarding. Il lavoro successivo, attivato quando una risposta o un compito completato risveglia l'agente, appare sul ticket.
• Crediti AI: come per gli agenti personalizzati, la colonna Crediti AI mostra cosa ha utilizzato ogni esecuzione. I crediti misurano l'uso e non vengono addebitati per ora. La chat ONE che ti aiuta a scrivere istruzioni e la lettura del modulo Aggiungi un dipendente utilizzano anche crediti.

Limiti

• L'agente ordina il dispositivo con iscrizione automatica e invia l'invito all'iscrizione. Non imposta il dispositivo: nessun controllo MDM e nessun EDR (vedi Zero Touch per Apple).
• Non esiste un agente di offboarding. Gli Offboarding seguono le proprie impostazioni (vedi Automatizza i tuoi offboarding).
• Factorial IT non ha passaggi di approvazione: un'escalation è sempre un compito per una persona.
• Non puoi avviare manualmente l'agente, e le sue esecuzioni non possono essere rieseguite.
• Nome, descrizione, livello modello, trigger, strumenti e politiche richieste sono fissi da Factorial IT.

Risoluzione dei problemi e FAQ

Risoluzione dei problemi

• L'agente non ha ordinato nulla. One delle due politiche non è pubblicata. La pagina dell'agente nomina quella mancante sotto Conoscenza, e il proprietario IT ha un compito.
• Il nuovo assunto non ha ricevuto email. Non c'è un'email personale nel loro record, o l'agente sta ancora aspettando che il proprietario IT scelga una lingua. Controlla il commento sul ticket e i compiti del proprietario IT.
• Un'esecuzione mostra Non fatto. Apri l'esecuzione e leggi il richiamo Ha bisogno di te, poi rispondi in un commento sul ticket di onboarding.
• Un'esecuzione mostra Non ha finito. Commenta sul ticket di onboarding per riavviare l'agente. Se non è stato creato alcun ticket, contatta il supporto.
• Un onboarding è bloccato e un commento non riavvia l'agente. Contatta support@factorial.it con:
  • Il nome e la data di inizio del nuovo assunto
  • Il link al ticket di onboarding, se esiste
  • Il link all'esecuzione (Azioni > Copia link all'esecuzione nei dettagli dell'esecuzione)
  • Cosa ti aspettavi che l'agente facesse
• L'agente è disattivato ma i vecchi onboarding non si sono mossi. Questo è previsto. Rimangono in pausa con l'agente fino a quando non lo riattivi e non succede nulla sul loro ticket.

FAQ

1. L'agente ordina attrezzature senza la mia approvazione?
   Di default, sì, purché il dispositivo e l'ordine rientrino nelle tue politiche pubblicate di Equipaggiamento e Acquisti. Qualsiasi cosa al di fuori di esse diventa un compito per il proprietario IT, con il motivo e le opzioni.
    
2. Cosa succede se la mia politica di Equipaggiamento o Acquisti non è pubblicata?
   L'agente non ordina nulla e crea un compito per il proprietario IT. Un messaggio sotto Conoscenza sulla pagina dell'agente nomina la politica mancante.
    
3. Ho cambiato le istruzioni. Gli onboarding in corso utilizzano la nuova versione?
   Sì. Il testo salvato si applica dalla prossima esecuzione dell'agente su ogni onboarding che gestisce, compresi quelli già in corso.
    
4. Posso tornare alle impostazioni di onboarding classiche?
   Sì. Clicca su ⋯ > Disabilita agente sulla pagina dell'agente. I nuovi onboarding utilizzano di nuovo le impostazioni classiche, e quelli che l'agente stava gestendo si mettono in pausa fino a quando non lo riabiliti.
    
5. Il nuovo assunto ha bisogno di un account Factorial IT?
   No. L'agente invia email al loro indirizzo personale e loro rispondono a quell'email.
    
6. Perché non riesco ancora a vedere il ticket di onboarding?
   In Persone > Onboardings, l'onboarding mostra Ticket in preparazione mentre l'agente crea il ticket, poi Inizia il con una data fino a quando non inizia l'onboarding. Di default, ciò è 30 giorni prima della data di inizio, impostata sotto Tempistiche. Non succede nulla sul ticket prima di allora.
    
7. Cosa succede a qualcuno che ha già iniziato?
   Di default, se la data di inizio è già passata, l'agente chiude l'onboarding senza ordinare o fornire nulla, segna la persona come attiva e annota sul ticket. Se l'attrezzatura è ancora necessaria, crea un compito per il proprietario IT. Puoi cambiare questo sotto Persone già in carica.
    
8. L' Onboarding Agent utilizza crediti AI?
   Sì. Ogni esecuzione è conteggiata nei crediti AI, come per gli agenti personalizzati; vedi la colonna Crediti AI nella sua scheda Esecuzioni. I crediti misurano l'uso e non vengono addebitati per ora. La chat ONE per scrivere istruzioni e la lettura del modulo Aggiungi un dipendente contano anche.