Una regola di provisioning è un testo breve e in linguaggio semplice che indica chi dovrebbe avere un account in un SaaS e cosa questo account offre. Ogni SaaS ha una regola, e la usi per automatizzare l'accesso all'onboarding e per identificare gli account che non dovrebbero essere presenti.

Caratteristica/Funzionalità

Panoramica

Factorial IT applica la regola pubblicata di un SaaS in due modi:

• All'onboarding, preseleziona gli account che il nuovo assunto dovrebbe ricevere.
• Sugli account esistenti, segnala ogni account che non corrisponde.

Per creare o rimuovere un account manualmente, vedere Gestisci il tuo SaaS.

Prima di iniziare

• Hai bisogno del permesso Gestisci SaaS per modificare, visualizzare in anteprima e pubblicare una regola.
• Affinché Factorial IT crei gli account da solo, il SaaS deve essere connesso con il provisioning. Se il SaaS è tracciato manualmente, l'onboarding riceve un compito Provision [nome app] per il proprietario del SaaS invece.

Come usare

1. Vai su SaaS > Directory e scegli il SaaS.
2. Apri la scheda Impostazioni. Sotto Impostazione, la scheda Regole mostra la regola e il suo stato.
3. Fai clic sulla scheda per aprire la regola. Se il SaaS non ha ancora una regola, fai clic su Imposta.
4. Scrivi le condizioni (vedi Scrivi la regola qui sotto).
5. Visualizza l'anteprima della bozza, quindi pubblicala (vedi Anteprima e pubblica qui sotto).

Stati delle regole

Se un SaaS non ha regole pubblicate, gli onboarding non preselezionano nulla per esso e nessun account è segnalato.

Trova i SaaS che necessitano ancora di una regola

1. Vai su SaaS > Directory.
2. Filtra per Regole > Non pubblicate. Puoi anche mostrare la colonna Regole dal selettore di colonne.

Nella directory, una regola con cambiamenti in attesa conta come Pubblicato. Un SaaS con solo una bozza, o senza regola, conta come Non pubblicato. L'esportazione CSV utilizza lo stesso filtro.

Scrivi la regola

Una regola è suddivisa in sezioni. Sotto ogni sezione, inserisci una condizione per riga, scritta in parole comuni:

• Esclusioni globali: persone che la regola ignora. Gestisci tu stesso il loro accesso.
• Regole di accesso: chi deve avere un account e chi non deve.
• Regole di ruolo, Regole di licenza, Regole di gruppo e Regole di unità organizzativa: chi ottiene quale ruolo, licenza, gruppo o unità. Ogni sezione appare solo quando il SaaS ha effettivamente quel tipo di diritto.
• Account di servizio da ignorare: account che non appartengono a nessun dipendente, ad esempio un account admin condiviso.

Costruisci ogni condizione sui dati dei dipendenti che Factorial IT già possiede: team, titolo di lavoro, luogo di lavoro, entità legale, manager, tipo di impiego o un campo personalizzato. Puoi anche elencare le persone per email. Scrivi gruppi, ruoli e licenze esattamente come appaiono nella scheda Diritti del SaaS.

## Regole di accesso

- Dipendenti con team 'Design' o 'Product'
- Dipendenti con tipo di impiego 'Intern' non devono avere accesso

## Regole di gruppo

- Dipendenti con team 'Design' → 'gruppo design'
- Dipendenti con titolo di lavoro 'Capo del Design' → 'gruppo' admin

Anteprima e pubblica

Le modifiche vengono salvate come bozza e non cambiano nulla fino a quando non pubblichi.

1. Visualizza in anteprima la bozza. Fai clic su Anteprima nella parte superiore della chat ONE, accanto alla regola. Vedi quali dipendenti la bozza segnerebbe, cosa cambierebbe per ciascuno di loro e quanti dipendenti già corrispondono.
2. Pubblica. Fai clic su Pubblica modifiche nella barra in basso della regola. Da quel momento, gli onboarding e i problemi utilizzano la nuova versione.

Per smettere di utilizzare una regola, fai clic su ⋯ > Non pubblicare. La bozza viene mantenuta e il SaaS si comporta come se non avesse regole.

Scrivi regole con ONE

ONE può redigere una prima regola dagli account che già esistono nel SaaS. Controlla chi ha un account e con quali gruppi, ruoli, licenze e unità organizzative. Chiedi nella chat, ad esempio Scrivi la regola di provisioning per Notion dai suoi account attuali. Se qualcosa non va, dillo in parole semplici e correggerà il testo.

Per lavorare su più SaaS in una sola volta, chiedi in una singola conversazione, ad esempio Rivedi le regole di provisioning dei miei SaaS connessi e proponi correzioni. ONE salva ciò che scrive come bozza e pubblica una regola solo dopo che confermi. Leggi ogni regola prima di confermare, perché controlla chi ottiene accesso.

Rivedi i problemi del SaaS

Factorial IT controlla ogni account rispetto alla regola pubblicata del suo SaaS e segnala ogni incongruenza:

• Un dipendente che dovrebbe avere un account ma non ne ha uno
• Un account che la regola non concede
• Un gruppo, ruolo, licenza o unità organizzativa mancante, o un gruppo, ruolo o licenza che la regola non concede
• Un account che non appartiene a nessun dipendente

Puoi trovare i problemi di tutti i tuoi SaaS in SaaS > Problemi. Nella pagina di un SaaS, la colonna Problemi della scheda Identità mostra i problemi di ciascun account.

La segnalazione non cambia mai nulla da sola. Per correggere un account, apri la sua identità e fai clic su Modifica permessi o Deprovision. Se la regola è il problema, correggi la regola.

Come si applicano le regole all'onboarding

Factorial IT legge le regole pubblicate quando viene creato un onboarding, e di nuovo una volta che i suoi dettagli sono confermati. Poi preseleziona:

• I gruppi, i ruoli e le licenze della casella di posta del nuovo assunto, presi dalla regola del tuo fornitore di email. Quali fornitori di email ottengono una casella di posta è impostato nel passo Provision email delle impostazioni di onboarding, indipendentemente dal fatto che ci sia o meno una regola.
• Gli account del nuovo assunto nei tuoi altri SaaS, con i loro gruppi, ruoli, licenze e unità organizzative.

I passi Provision email e Provision SaaS accounts aspettano mentre viene effettuata la preselezione, quindi si aprono con gli account già selezionati. Se la preselezione non può essere completata, i passi si aprono vuoti e scegli tu stesso gli account. Un passo che è già iniziato mantiene la sua selezione. Puoi comunque cambiare la selezione prima che gli account vengano creati. Vedi Automatizza i tuoi onboarding.

Quando l'Onboarding Agent esegue un onboarding, crea gli account coperti dalle regole.

Le regole non toccano mai gli account esistenti. Pubblicare una regola, o un cambiamento nei dati HR di un dipendente, non concede né rimuove accesso. Qualsiasi incongruenza appare in SaaS > Problemi, e decidi tu cosa fare.

Risoluzione dei problemi e FAQ

Risoluzione dei problemi

• Un nuovo assunto non ha ricevuto account preselezionati per un SaaS. Il SaaS non ha regole pubblicate, o la regola non copre quella persona. Controlla lo stato sulla scheda Regole.
• I passi di onboarding si sono aperti vuoti. La preselezione non è riuscita a completarsi. Scegli gli account manualmente.
• Pubblicare una regola non ha rimosso l'accesso di nessuno. Questo è previsto. Le regole non cambiano gli account esistenti. Risolvi le incongruenze da SaaS > Problemi.
• Una regola preseleziona o segnala account che non ti aspettavi, e l'anteprima non spiega perché. Contatta support@factorial.it con:
  • Il SaaS e il dipendente interessato
  • La riga della regola che ti aspettavi fosse applicata
  • Cosa Factorial IT ha preselezionato o segnalato

FAQ

1. Una bozza influisce su qualcosa?
   No. Solo la versione pubblicata preseleziona account e segnala problemi.
    
2. Una regola può coprire più SaaS?
   No. Ogni SaaS ha la propria regola.
    
3. Quali dati può utilizzare una condizione?
   Team, titolo di lavoro, luogo di lavoro, entità legale, manager, tipo di impiego, un campo personalizzato o l'email di una persona.
    
4. Un SaaS tracciato manualmente utilizza regole?
   Sì. Invece di creare l'account, l'onboarding riceve un compito Provision [nome app] per il proprietario del SaaS.