I flussi di approvazione delle spese flessibili ti permettono di creare processi di approvazione che si adattano al contesto di ogni spesa. Invece di utilizzare un unico percorso di approvazione per tutte le sottomissioni, puoi configurare regole basate su fattori come il progetto o i dettagli della spesa, rendendo le approvazioni più efficienti e allineate con i processi della tua organizzazione.
Panoramica
I flussi di approvazione flessibili ti consentono di definire chi dovrebbe approvare una spesa in base al suo contesto, piuttosto che applicare lo stesso approvatore a ogni sottomissione.
Il routing delle approvazioni può essere configurato utilizzando diversi criteri, come:
- Il progetto associato alla spesa
- Il tipo di spesa
- L'importo della spesa
- Altri attributi delle spese supportati
La funzionalità supporta anche:
- I Project Manager come approvatori, consentendo che le spese relative al progetto siano esaminate dalla persona responsabile del progetto
- Flussi di approvazione multi-step, in cui una spesa può richiedere l'approvazione di più persone prima di essere approvata
- Impostazione assistita dall'IA con One, che genera un flusso di approvazione basato su una descrizione scritta in linguaggio naturale
Quando e perché usarlo
Utilizza i flussi di approvazione flessibili quando desideri:
- Inoltrare le spese all'approvatore più rilevante
- Creare processi di approvazione diversi per diversi tipi di spese
- Includere i Project Manager nel processo di approvazione
- Configurare flussi di lavoro di approvazione con più passaggi di approvazione
- Ridurre il tempo necessario per configurare le approvazioni delle spese.
Come utilizzare
- Apri la configurazione del flusso di approvazione
- Apri One
- Nella tua barra laterale, vai a Impostazioni
- Vai a Spese
- Naviga a Flussi di approvazione
- Descrivi il tuo processo di approvazione utilizzando il linguaggio naturale. Esempi:
- “Le spese di progetto devono essere approvate dal Project Manager”
- “Le spese superiori a €1.000 richiedono l'approvazione del Finance Manager dopo quella del manager dell'impiegato”
- Rivedi il flusso di approvazione generato da One
- Apporta le eventuali modifiche necessarie
- Salva la configurazione
Se il Project Manager non è assegnato come approvatore, conferma che la spesa sia collegata al progetto corretto e verifica che un Project Manager sia stato assegnato a quel progetto.
Se il flusso generato dall'IA non è quello che ti aspettavi, prova a descrivere il processo di approvazione con condizioni più specifiche. Rivedi il flusso generato prima di salvare e apporta le eventuali modifiche necessarie.
Consigli e migliori pratiche
- Mantieni i flussi di approvazione il più semplici possibile per ridurre i tempi di approvazione
- Rivedi attentamente le condizioni di routing per evitare sovrapposizioni nelle regole di approvazione
- Utilizza i Project Manager come approvatori per le spese relative ai progetti per garantire che le approvazioni siano gestite da qualcuno che conosce il lavoro
- Testa i nuovi flussi di approvazione prima di implementarli nella tua organizzazione
FAQ
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Posso creare flussi di approvazione diversi per diversi tipi di spese?
Sì. I flussi di approvazione possono essere configurati utilizzando il contesto delle spese, consentendo processi di approvazione diversi per diversi scenari.
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I Project Manager possono approvare le spese?
Sì. Puoi configurare le spese relative ai progetti in modo che siano inoltrate al Project Manager responsabile del progetto associato.
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Una spesa può richiedere più di un'approvazione?
Sì. I flussi di approvazione flessibili supportano processi di approvazione multi-step.
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Devo configurare i flussi di approvazione manualmente?
No. Puoi descrivere il tuo processo di approvazione in linguaggio naturale e One genererà un flusso di approvazione per te, che potrai rivedere e modificare prima di salvare.
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Impostare un flusso di approvazione con One utilizza il mio utilizzo di One?
No. Creare o modificare flussi di approvazione delle spese con One non utilizza i tuoi crediti di One o il tuo utilizzo personale, quindi puoi configurarli anche se hai raggiunto il tuo limite giornaliero.