Factorial ti permette di esportare i dati delle spese per scopi di reporting, analisi e contabilità. Puoi esportare sia la tua visualizzazione attuale sia utilizzare l'esportazione avanzata per accedere a più filtri e campi.
Ci sono due modi principali per esportare le spese:
- Esporta visualizzazione attuale → Esporta rapidamente l'elenco come visualizzato sullo schermo, inclusi i filtri applicati e le colonne selezionate
- Esportazione avanzata → Personalizza i filtri, seleziona campi aggiuntivi, rinomina le etichette delle colonne e riordina le colonne per un'analisi più approfondita
Se un amministratore fa un diventare per scaricare un'esportazione come Spese (PDF), Esportazioni Universali (Excel/CSV) o Fatture, the system detects that the action was performed under Become.
Invece di inviare l'email di esportazione all'utente impersonato, Factorial identifica l'amministratore che ha avviato la sessione Become e invia la notifica di esportazione e il file direttamente a loro.
Questo assicura che i dati esportati raggiungano sempre la persona che esegue l'azione durante l'impersonificazione.
Esporta visualizzazione attuale
Questa è l'opzione più veloce quando desideri un'esportazione semplice della tabella che stai attualmente visualizzando.
- Nella tua barra laterale, vai a Spese → Spese dei dipendenti → Spese
- Clicca sui tre puntini
- Seleziona Esporta in CSV
- Verrai avvisato sia via email che nella tua Posta in arrivo
Colonne opzionali che puoi abilitare:
- Data di creazione
- Tipo di documento
- Riferimento interno
- Metodo di pagamento
- Importo rimborsabile
Esportazione avanzata
L'esportazione avanzata offre maggiore flessibilità, consentendoti di rinominare le colonne, riordinarle ed estrarre valori multi-livello (ad es., campi fiscali e date di approvazione per fino a 5 livelli di approvazione).
- Nella tua barra laterale, vai a Spese → Spese dei dipendenti → Spese
- Seleziona Esportazione avanzata in cima all'elenco
- Scegli tra XSLX o CSV
- Imposta i filtri e compila i dettagli
- Clicca su Esporta
Un elenco di Esportazioni recenti collassabile nella parte superiore del pannello laterale di esportazione mostra la data e lo stato di ogni richiesta, con un'azione di download una volta che il file è pronto.
Filtri disponibili:
- Data di approvazione
- Budget
- Categoria
- Data di creazione
- Valuta del documento
- Data del documento
- Tipo di documento
- Tipo di spesa
- Proprietario
- Entità legale del proprietario
- Pagamento
- Approvazioni in sospeso
- Fase
- Progetto
- Valuta rimborsabile
- Riportato da
- Inviato il
- Stato
- Team
- Transazione pagata in ritardo
Campi estraibili includono:
- Avvisi
- Data di approvazione
- Data di livello di approvazione (fino a 5 livelli)
- Importo base (fino a 5 livelli)
- ID budget / Nome budget
- Ultimi 4 numeri della carta
- Categoria / Sottocategoria
- Centro di costo
- Data di creazione
- Descrizione
- Importo del documento, valuta, data, numero, tipo
- Nome / numero del conto bancario del dipendente
- Data di fine / Data di inizio
- Corso di cambio
- ID spesa / ID spesa
- Tipo di spesa
- ID gruppo / Nome gruppo
- Riferimento interno
- Link a Factorial
- Tariffa chilometrica, unità, chilometraggio totale, andata e ritorno
- Ciclo di busta paga
- Progetto / Codice progetto / Sottoprogetto
- Importo / valuta rimborsabile
- Data di rifiuto / motivo di rifiuto
- Riportato da
- Stato
- TIN fornitore (ID fiscale)
- Importo fiscale e tipo di tassa (fino a 5 livelli)
- Nome fornitore
Utilizza l'esportazione avanzata quando hai bisogno di set di dati dettagliati e personalizzabili per report finanziari o audit.
Se hai bisogno di un report più personalizzato, puoi crearne uno da Analytics utilizzando il costruttore di widget, purché sia incluso nel tuo piano.
Consigli e migliori pratiche
- Utilizza l'esportazione della visualizzazione attuale per elenchi rapidi
- Passa all'esportazione avanzata per report finanziari, riconciliazioni o quando hai bisogno di dati fiscali, approvazioni multi-livello o dati di budget
- Rinomina e riordina le colonne nell'esportazione avanzata per adattarle ai modelli di report della tua azienda
- Salva i tuoi file di esportazione (CSV o Excel) in un luogo sicuro per scopi di conformità e audit
FAQ
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Posso pianificare esportazioni automatiche?
Attualmente no. Le esportazioni devono essere attivate manualmente.
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Quali formati sono supportati?
Le esportazioni sono disponibili in CSV e Excel. I gruppi di spese possono anche essere esportati come PDF.
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Posso cambiare l'ordine delle colonne?
Sì, nell'interfaccia utente per la visualizzazione attuale e nell'esportazione avanzata per i file scaricati.