Factorial ti consente di esportare i dati delle spese per scopi di reporting, analisi e contabilità. Puoi esportare sia la tua visualizzazione attuale che utilizzare l'esportazione avanzata per accedere a più filtri e campi.
Ci sono due modi principali per esportare le spese:
- Esporta visualizzazione attuale → Esporta rapidamente l'elenco come visualizzato sullo schermo, inclusi i filtri applicati e le colonne selezionate
- Esportazione avanzata → Personalizza i filtri, seleziona campi aggiuntivi, rinomina le etichette delle colonne e riordina le colonne per un'analisi più approfondita
Se un amministratore fa un diventare per scaricare un'esportazione come Spese (PDF), Esportazioni Universali (Excel/CSV) o Fatture, il sistema rileva che l'azione è stata eseguita sotto Become.
Invece di inviare l'email di esportazione all'utente impersonato, Factorial identifica l'amministratore che ha avviato la sessione Become e invia la notifica di esportazione e il file direttamente a loro.
Questo garantisce che i dati esportati raggiungano sempre la persona che esegue l'azione durante l'impersonificazione.
Esporta visualizzazione attuale
Questa è l'opzione più veloce quando desideri un'esportazione semplice della tabella che stai attualmente visualizzando.
- Nella tua barra laterale, vai a Spese → Spese dei dipendenti → Spese
- Fai clic sui tre punti
- Seleziona Esporta in CSV
- Riceverai una notifica sia via email che nella tua Posta in arrivo
Colonne opzionali che puoi abilitare:
- Data di creazione
- Tipo di documento
- Riferimento interno
- Metodo di pagamento
- Importo rimborsabile
Esporta spese individuali in PDF
Puoi esportare spese individuali in PDF direttamente dall'elenco delle spese.
- Seleziona le spese che desideri esportare.
- Scegli Esporta in PDF.
Il PDF include le immagini delle ricevute per le spese selezionate.
Disponibile su Web.
Esportazione avanzata
L'esportazione avanzata offre maggiore flessibilità, consentendoti di rinominare le colonne, riordinarle ed estrarre valori multi-livello (ad esempio, campi fiscali e date di approvazione per fino a 5 livelli di approvazione).
- Nella tua barra laterale, vai a Spese → Spese dei dipendenti → Spese
- Seleziona Esportazione avanzata in cima all'elenco
- Scegli tra XSLX o CSV
- Imposta i filtri e compila i dettagli
- Fai clic su Esporta
Un elenco di esportazioni recenti a scomparsa nella parte superiore del pannello laterale di esportazione mostra la data e lo stato di ciascuna richiesta, con un'azione di Download una volta che il file è pronto.
Filtri disponibili:
- Data di approvazione
- Budget
- Categoria
- Data di creazione
- Valuta del documento
- Data del documento
- Tipo di documento
- Tipo di spesa
- Proprietario
- Entità legale del proprietario
- Pagamento
- Approvazioni in sospeso
- Fase
- Progetto
- Valuta rimborsabile
- Riportato da
- Inviato il
- Stato
- Team
- Transazione pagata in ritardo
Campi estraibili includono:
- Avvisi
- Data di approvazione
- Data di livello di approvazione (fino a 5 livelli)
- Importo base (fino a 5 livelli)
- ID budget / Nome budget
- Ultime 4 cifre della carta
- Categoria / Sottocategoria
- Centro di costo
- Data di creazione
- Descrizione
- Importo del documento, valuta, data, numero, tipo
- Nome / numero del conto bancario del dipendente
- Data di fine / Data di inizio
- Corso di cambio
- ID spesa / ID spesa
- Tipo di spesa
- ID gruppo / Nome gruppo
- Riferimento interno
- Collegamento a Factorial
- Tariffa chilometrica, unità, chilometraggio totale, viaggio di andata e ritorno
- Ciclo di busta paga
- Progetto / Codice progetto / Sottoprogetto
- Importo / valuta rimborsabile
- Data di rifiuto / motivo di rifiuto
- Riportato da
- Stato
- TIN fornitore (ID fiscale)
- Importo e tipo di tassa (fino a 5 livelli)
- Nome fornitore
Utilizza l'esportazione avanzata quando hai bisogno di set di dati dettagliati e personalizzabili per il reporting finanziario o audit.
Se hai bisogno di un report più personalizzato, puoi crearne uno da Analytics utilizzando il costruttore di widget, purché sia incluso nel tuo piano.
Consigli e migliori pratiche
- Utilizza l'esportazione della visualizzazione attuale per elenchi rapidi
- Passa all'esportazione avanzata per report finanziari, riconciliazioni o quando hai bisogno di dati fiscali, approvazioni multi-livello o dati di budget
- Rinomina e riordina le colonne nell'esportazione avanzata per adattarle ai modelli di reporting della tua azienda
- Salva i tuoi file di esportazione (CSV o Excel) in una posizione sicura per scopi di conformità e audit
FAQ
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Posso programmare esportazioni automatiche?
Attualmente no. Le esportazioni devono essere attivate manualmente.
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Quali formati sono supportati?
Le esportazioni sono disponibili in CSV e Excel. Le spese e i gruppi di spese possono anche essere esportati come PDF.
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Posso cambiare l'ordine delle colonne?
Sì, nell'interfaccia utente per la visualizzazione attuale e nell'esportazione avanzata per i file scaricati.