Questo articolo è per: amministratori.
Decidi quali tipi di spese rimborsa la tua azienda: spese ordinarie con ricevuta, chilometraggio, diarie o qualsiasi combinazione. I dipendenti vedono così solo le opzioni che li riguardano e non richiedono tipi di spesa che la tua azienda non rimborsa.
Tipi di spesa
Panoramica
Esistono tre tipi di spesa:
- Spese ordinarie: normali spese anticipate di tasca propria, con ricevuta.
- Chilometraggio: rimborso per la distanza percorsa con un veicolo.
- Diarie: indennità giornaliere per viaggi e trasferte.
Quando disattivi un tipo:
- I dipendenti non possono più crearlo, né sul web, né nell'app mobile, né chiedendolo a One.
- Le spese già inviate non vengono toccate.
- Le bozze di quel tipo non possono essere inviate finché non lo riattivi. Il dipendente vede "Per inviare questa spesa in approvazione, chiedi a un amministratore di riattivare questo tipo."
- Almeno un tipo deve restare attivo.
- Le spese con carta continuano ad arrivare. Disattivare Spese ordinarie impedisce solo di crearle a mano. Le spese generate dai pagamenti con carta Factorial compaiono comunque e possono essere inviate.
Ti serve il permesso Può accedere alle impostazioni delle spese.
Come si usa
- Vai su Impostazioni > Spese.
- Nel menu a sinistra, sotto Configurazione, fai clic su Tipi di spesa.
- Usa l'interruttore accanto a Spese ordinarie, Diarie o Chilometraggio.
La modifica viene salvata subito: vedrai "Salvato correttamente".
Suggerimenti e best practice
- Se la tua azienda paga tutto con le carte Factorial e non rimborsa mai spese anticipate, puoi disattivare Spese ordinarie: le spese con carta continuano ad arrivare e nessuno può richiedere per errore spese anticipate.
- Avvisa i dipendenti prima di disattivare un tipo, così inviano prima le bozze.
- Se disattivi un tipo, il suo modulo e le sue impostazioni di tariffe vengono conservati. Si applicano di nuovo quando lo riattivi.
- Correlati: Come scelgo cosa chiede il modulo spese? · Come imposto le tariffe chilometriche e le diarie? · Spese con carta e spese manuali
Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
Un dipendente vede ancora un tipo che ho disattivato.
Chiedigli di aggiornare la pagina o di riaprire l'app mobile.
Non riesco a disattivare l'ultimo tipo.
È normale: almeno un tipo di spesa deve restare abilitato.
Le spese con carta compaiono ancora dopo aver disattivato Spese ordinarie.
È normale. Factorial crea da sé le spese con carta, quindi sono interessate solo le spese create a mano.
Un dipendente non riesce a inviare una bozza.
Se vede "Per inviare questa spesa in approvazione, chiedi a un amministratore di riattivare questo tipo.", il suo tipo di spesa è stato disattivato. Riattivalo oppure chiedigli di eliminare la bozza.
L'app mobile dice che il tipo di spesa è disattivato.
Nell'app mobile, una bozza di un tipo disattivato mostra "Questo tipo di spesa è disattivato, quindi la spesa non può essere inviata finché un amministratore non lo riattiva." Riattiva il tipo oppure chiedi al dipendente di eliminare la bozza.
FAQ
1. Cosa succede alle spese esistenti se disattivo un tipo?
Le spese inviate mantengono il loro stato e possono ancora essere approvate e rimborsate. Vengono bloccate solo le bozze di quel tipo.
2. Disattivare un tipo influisce sulle spese con carta Factorial?
No. Le spese con carta continuano a essere create come al solito, anche con Spese ordinarie disattivato, e possono essere inviate.
3. I dipendenti possono creare un tipo disattivato nell'app mobile o con One?
No. I tipi disattivati sono nascosti nell'app mobile e rifiutati ovunque venga creata la spesa.
4. Posso disattivare un tipo solo per alcuni dipendenti?
No. I tipi di spesa sono gli stessi per tutta l'azienda. Per far rispettare le tue regole a ciascun gruppo di persone, usa i controlli spese. Consulta Come verifico le spese rispetto alla mia policy di spesa?
5. Posso riattivare un tipo più avanti?
Sì, in qualsiasi momento. Il suo modulo e le impostazioni delle tariffe tornano come prima.