La gestione delle autorizzazioni sui documenti è fondamentale per proteggere le informazioni sensibili e garantire che solo le persone autorizzate abbiano il livello di accesso appropriato. Con questo aggiornamento, è possibile separare le azioni di eliminazione dalle autorizzazioni di modifica nel modulo Documenti, offrendo un maggiore controllo sulla gestione dei documenti.
In questo articolo, imparerai come funzionano i permessi di eliminazione, quando utilizzarli e come configurarli per il tuo team.
Panoramica
In precedenza, gli utenti che avevano l'autorizzazione a modificare i documenti potevano anche eliminarli. Ciò includeva lo spostamento dei documenti nel cestino, il loro ripristino o la loro eliminazione definitiva.
Con questo aggiornamento, le autorizzazioni di eliminazione sono indipendenti da quelle di modifica. È possibile assegnare i diritti di eliminazione separatamente, consentendo un controllo più preciso sulla gestione dei documenti.
Sono disponibili tre autorizzazioni di eliminazione:
- Elimina documenti : Controlla l'eliminazione generale dei documenti dei dipendenti
- Elimina documenti dei dipendenti senza cartella : controlla l'eliminazione dei documenti non assegnati ad alcuna cartella
- Eliminazione dei documenti dei dipendenti per cartella : controlla le autorizzazioni di eliminazione a livello di cartella.
Inoltre, la visibilità del cestino e le azioni correlate all'eliminazione ora dipendono da queste autorizzazioni.
Quando e perché dovrebbe essere utilizzato
Questa funzione è particolarmente utile quando:
- Desideri che i manager o i responsabili di team possano modificare i documenti senza però poterli eliminare.
- È necessario ridurre il rischio di cancellazione accidentale o non autorizzata
- Desideri definire autorizzazioni più granulari per cartella o tipo di documento
- Desideri un maggiore controllo sulla documentazione sensibile o relativa alla conformità normativa?
Come usare
- Vai alle Impostazioni
- Fai clic su Autorizzazioni
- Seleziona il gruppo che desideri configurare
- Vai alla sezione Documenti
- Apri la sezione Documenti del dipendente
- Individua le nuove opzioni di autorizzazione per l'eliminazione:
- Elimina documenti
- Eliminare i documenti dei dipendenti senza cartella
- Elimina i documenti dei dipendenti per cartella
- Abilita o disabilita ciascuna autorizzazione a seconda del livello di accesso che desideri concedere.
- (Facoltativo) Configurare le autorizzazioni a livello di cartella se si utilizza Elimina per cartella
- Fai clic su Salva
Una volta configurata:
- Solo gli utenti con autorizzazioni di eliminazione potranno spostare i documenti nel cestino, ripristinarli o eliminarli definitivamente.
- Il Cestino sarà visibile solo agli utenti con permessi di eliminazione.
Se puoi modificare i documenti ma non puoi eliminarli, assicurati che l'autorizzazione "Elimina documenti" sia abilitata per il tuo ruolo. Le autorizzazioni di modifica ed eliminazione sono ora gestite separatamente.
Il cestino è visibile solo se si dispone delle autorizzazioni di eliminazione. Se non visualizzi il cestino e ritieni di dover avere accesso, contatta il tuo amministratore.
Se gli utenti hanno perso l'accesso alla cancellazione dopo l'aggiornamento, è perché Un ripristino automatico ha copiato le autorizzazioni di modifica precedenti nelle autorizzazioni di eliminazione. Se l'accesso è cambiato, verificare se le autorizzazioni sono state aggiornate manualmente in seguito.
Consigli e buone pratiche
- Dopo l'attivazione, rivedi i ruoli esistenti per assicurarti che le autorizzazioni siano conformi alle politiche aziendali.
- Concedi le autorizzazioni di eliminazione solo ai ruoli considerati affidabili (ad esempio, gli amministratori delle risorse umane).
- Utilizza le autorizzazioni basate sulle cartelle per proteggere i documenti sensibili
- Verificare regolarmente le autorizzazioni per evitare accessi non autorizzati.
FAQ
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Gli utenti esistenti perderanno i permessi di eliminazione dopo questa modifica?
No. Un ripristino automatico garantisce che gli utenti che in precedenza avevano i permessi di modifica avranno di default anche i permessi di eliminazione.
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Posso consentire la cancellazione senza consentire la modifica?
Sì. Ora è possibile abilitare le autorizzazioni di eliminazione indipendentemente dalle autorizzazioni di modifica.
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Le autorizzazioni di eliminazione si applicano anche ai dispositivi mobili?
Sì. Le azioni di eliminazione, spostamento nel cestino e ripristino, sia sul web che sui dispositivi mobili, seguono le stesse regole di autorizzazione.
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Posso controllare i permessi di eliminazione per cartella?
Sì. È possibile assegnare le autorizzazioni di eliminazione a livello di cartella utilizzando l'opzione " Elimina documenti dei dipendenti per cartella" .