La funzionalità Modelli di documento ti aiuta a semplificare la gestione dei documenti consentendoti di automatizzare la creazione e la distribuzione di documenti ai dipendenti su larga scala e anche di richiedere le loro firme elettroniche.
I modelli di documento consentono l'uso di variabili e campi compilabili e devono essere creati con strumenti di modifica del testo come Microsoft Word o strumenti di creazione di PDF compilabili come Adobe Acrobat Pro.
Modelli di documento con variabili
Una variabile è una stringa di caratteri tra doppie parentesi graffe che fa riferimento a un campo di informazione nel profilo Factorial del dipendente o della persona giuridica.
💡 Esempi di variabili e i campi di informazione:
{{name}}- il nome del dipendente
- {{id_number}} - {{id_number}} il numero identificativo
- {{contract_start}} - {{contract_start date}} la data di inizio del contratto
- {{salary_amount}} - lo stipendio annuale
- {{bank_number}}: il numero del conto bancario
Quando si invia un modello che utilizza variabili, il dipendente riceverà il documento con le proprie informazioni personali al posto della variabile.
Questa funzionalità accelera la creazione di documenti poiché non è necessario creare un documento per ciascun dipendente con i suoi dati. Factorial automatizza il processo.
Sono disponibili variabili per più di 60 campi di informazione sui dipendenti e sull'azienda. Inoltre, il campi personalizzati del profilo del dipendente e i campi personalizzati dei contratti verranno automaticamente convertiti in variabili per i modelli di documento.
❗I modelli con variabili devono essere creati in formato Microsoft Office .DOCX . Documento di esempio: modello di documento con variabile
Modelli di documento con campi compilabili
I modelli di documento con campi compilabili sono file PDF compilabili.
Un PDF compilabile è un tipo di documento PDF che include campi di testo, caselle di controllo o pulsanti di opzione che gli utenti possono compilare o controllare. Questi campi possono raccogliere informazioni dagli utenti proprio come fa un modulo.
Esempi di PDF compilabili sono il Modelo 145 in Spagna o il modulo W-4 negli Stati Uniti, documenti forniti dal governo che le aziende devono condividere con i dipendenti per raccogliere informazioni personali per adempiere agli obblighi fiscali.
❗I modelli con campi compilabili devono essere documenti PDF compilabili creati con uno strumento specifico per tale funzione, come Adobe Acrobat Pro, Sedja o Lumin.
Documento di esempio: modello di documento con campi compilabili
Modelli di documento con variabili e campi compilabili (disponibile a breve)
Questi modelli contengono la possibilità di sostituire le variabili con le informazioni sui dipendenti e includono anche campi compilabili.
❗Questo tipo di modello deve essere creato con uno strumento di creazione PDF compilabile e le variabili devono trovarsi all'interno di un campo di testo.
Documento di esempio: modello di documento con variabili e campi compilabili