Wenn Sie Factorial in US-Englisch verwenden, beachten Sie bitte, dass der Begriff „Agreements“ anstelle von „contracts“ verwendet wird. Die Funktionalität bleibt unverändert.
Das Vertragsgenehmigungssystem ermöglicht Ihnen die Erstellung eines personalisierten Prozesses zur Genehmigung neuer Werbeaktionen. Es stellt sicher, dass alle neuen Bedingungen zeitnah geprüft und genehmigt werden.
Für eine effektive Konfiguration des Vertragsgenehmigungssystems ist es unerlässlich, sicherzustellen, dass Sie über die notwendigen Berechtigungen zum Bearbeiten der Vertragseinstellungen verfügen.
Wo finde ich das System zur Vertragsgenehmigung?
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Bereich „Allgemein“ auf „Beschäftigungsdaten“ .
Wie man Vertragsgenehmigungen erstellt
Factorial stellt eine Standard-Genehmigungsgruppe für alle Berechtigungen (Befördern und Bearbeiten) bereit, um die Konfiguration zu vereinfachen. Es ist jedoch möglich, diese Gruppe zu bearbeiten oder eine neue zu erstellen.
Erstellen Sie eine neue Genehmigungsgruppe:
Factorial erstellt automatisch Gruppen für alle Benutzer. Bevor Sie neue Genehmigungsgruppen erstellen, können Sie die bereits vorhandenen Gruppen überprüfen:
- Standardmäßig verfügt diese Gruppe nur über eine Genehmigungsstufe.
- Automatische Genehmiger: Diese Gruppe ist für Benutzer gedacht, die keine Genehmigung zum Bearbeiten von Verträgen benötigen.
- Klicken Sie in den Vertragseinstellungen auf „Neue Genehmigungsgruppe hinzufügen“ .
- Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung an (optional).
- Wenn Sie die Option „Automatische Genehmigungsgruppe“ aktivieren, werden den Mitarbeitern innerhalb dieser Gruppe die Ressourcen automatisch genehmigt, und sie sehen die Anfrage nicht.
- Klicken Sie auf „Genehmigungsgruppe speichern“.
Den Genehmigungsprozess definieren:
Der Genehmigungsprozess für Verträge ist in Stufen strukturiert:
- Jeder Ebene ist ein Genehmiger zugeordnet.
- Um zur nächsten Ebene zu gelangen, muss der Genehmiger der vorherigen Ebene die Anfrage genehmigen.
So erstellen Sie eine neue Genehmigungsstufe:
- Klicken Sie auf „Genehmigungsstufe hinzufügen“.
- Wählen Sie den Genehmigertyp und den Genehmiger aus.
- Klicken Sie auf „Genehmigungsstufe speichern“.
- Klicken Sie auf „Änderungen speichern“ – diese Option befindet sich in der oberen rechten Ecke.
Sie können die Genehmigungsstufe ändern oder löschen, indem Sie einfach auf das Symbol mit den drei Punkten klicken.
Mitarbeiter hinzufügen
Sobald Sie den Genehmigungsprozess definiert haben, können Sie die Mitarbeiter zuweisen:
- Wechseln Sie zum Reiter „Mitarbeiter“ .
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Mitarbeiter hinzufügen“ in der oberen rechten Ecke.
- Wählen Sie die Mitarbeiter aus
- Klicken Sie auf „Mitarbeiter zur Genehmigungsgruppe hinzufügen“.
Zu der Gruppe gehören diejenigen Benutzer, die die Aktion ausführen müssen, zum Beispiel ein Manager, der einen Mitarbeiter befördern muss, aber nicht der Inhaber des Vertrags.
Wie funktioniert das Genehmigungssystem?
Wird ein Mitarbeiter befördert, erhält der Genehmigende eine Benachrichtigung. Dieser kann dann entscheiden, ob er die Beförderung genehmigt oder ablehnt.
Um die Anfrage zu senden:
Nur Personen mit den folgenden aktiven Berechtigungen können Anfragen einreichen:
- Verträge bearbeiten: Aktualisierungen und Korrekturen
- Fördern
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu „Organisation“.
- Wählen Sie den Mitarbeiter aus.
- Öffnen Sie die Registerkarte „Verträge“ .
- Klicken Sie auf „Neue Bedingungen“.
- Wählen Sie „Beförderung“: Nur Position und Gehalt aktualisieren
- Klicken Sie auf Weiter
- Füllen Sie die Felder aus
- Klicken Sie auf „Werbeantrag einreichen“.
Um die Anfrage anzunehmen oder abzulehnen:
Der Genehmigende erhält eine Benachrichtigung im Posteingang:
- Klicken Sie in Ihrer Seitenleiste auf „Posteingang“ .
- Öffnen Sie die entsprechende Benachrichtigung, um weitere Details anzuzeigen.
- Klicken Sie auf Ablehnen oder Genehmigen.
Durch Klicken auf „Ablehnen“ wird die Anfrage zurückgewiesen und der Vorgang beendet.
Außerdem sehen Sie die Anfrage auf der Registerkarte „Vertrag“ des Mitarbeiters.
Es kann jeweils nur eine Vertragsanfrage vorliegen. Solange eine Anfrage in Bearbeitung ist, können keine Bedingungen geändert oder neue hinzugefügt werden.
- Der Antragsteller erhält jedes Mal eine Benachrichtigung, wenn ein Genehmiger den neuen Vertrag genehmigt oder ablehnt.
- Der Mitarbeiter erhält nur dann eine Benachrichtigung, wenn der Antrag genehmigt wird und ab dem Datum des Inkrafttretens.