La gestione dei dispositivi (MDM) osserva lo stato di un dispositivo, mai ciò che la persona che lo utilizza sta facendo. Usa questa guida per mostrare ai dipendenti, ai loro rappresentanti e al tuo team legale esattamente dove si trova quel confine e quali regole si applicano in Francia, Germania, Spagna, Regno Unito e Stati Uniti.
Funzionalità
Panoramica
Questa guida copre quattro aspetti: cosa riporta l'agente da solo, cosa il prodotto non raccoglie mai, cosa un amministratore può scegliere di attivare e il quadro legale attorno a ciascuno di essi.
In diversi paesi devi coinvolgere i rappresentanti dei dipendenti prima di implementare un MDM sui dispositivi del personale: una consultazione del comitato aziendale in Francia, un accordo aziendale in Germania. Le tabelle qui sotto sono scritte in modo da poterle incollare direttamente in quel file.
Una volta completato questo passaggio, le risorse di comunicazione hanno il messaggio da inviare ai dipendenti e la guida per l'iscrizione dei dipendenti copre cosa fanno da parte loro.
Come utilizzare
- Leggi Cosa cambia con la gestione dei dispositivi per spiegare gli obiettivi di sicurezza dietro l'implementazione.
- Usa Cosa riporta l'agente, Cosa Factorial IT non raccoglie mai e Cosa può attivare un amministratore per descrivere lo strumento nel tuo file di consultazione.
- Apri la sezione per il tuo paese sotto Il quadro legale per vedere chi deve essere coinvolto e a quali condizioni.
- Controlla La carta IT, paese per paese per sapere quale documento ti serve e come viene adottato.
- Invia il messaggio ai dipendenti dalle risorse di comunicazione e indirizza il personale alla guida per l'iscrizione dei dipendenti.
Cosa cambia con la gestione dei dispositivi
Ogni obiettivo di sicurezza è mostrato due volte: come funziona oggi e come funziona con un MDM.
| Obiettivo | Oggi | Con la gestione dei dispositivi |
|---|---|---|
| Crittografare ogni dispositivo | FileVault è attivato su un dispositivo alla volta, senza visione degli altri | La crittografia è imposta e il suo stato è riportato. L'azienda detiene la chiave di recupero. Vedi Crittografia del disco |
| Mantenere i dispositivi aggiornati | Ogni dipendente aggiorna quando se ne ricorda, e difetti noti rimangono aperti per mesi | È richiesta una versione minima del sistema operativo, e i dispositivi indietro sono visibili e possono essere riparati. Vedi Imponi aggiornamenti del sistema operativo |
| Copertura antivirus per ogni dispositivo | L'agente è installato a mano, senza visione di quali dispositivi ne siano privi | Il MDM distribuisce l'antivirus e la copertura è mostrata in un'unica pagina. Vedi Protezione degli endpoint |
| Rilevare una vulnerabilità prima che venga sfruttata | Non esiste un elenco del software installato in tutta l'azienda | Le applicazioni installate e le loro vulnerabilità note sono riportate |
| Controllare software sensibili | Niente impedisce a chiunque di installare software non approvato | Blocco delle applicazioni su macOS, prima in modalità Monitor, poi in Lockdown. Vedi Blocco delle app |
| Rispondere a un audit o a un cliente | Le prove di sicurezza sono assemblate a mano prima di ogni scadenza | I controlli funzionano tutto il tempo e le prove provengono direttamente dalla piattaforma. Vedi Panoramica sulla conformità |
Questi controlli descrivono il dispositivo: se è crittografato, aggiornato e protetto. Non dicono nulla sull'attività del dipendente che lo utilizza.
Cosa riporta l'agente
L'agente invia dati sul dispositivo da solo, tutto il tempo. Non è necessaria alcuna azione da parte dell'amministratore per quanto segue.
| Dati | Frequenza | Perché |
|---|---|---|
| Modello, numero di serie, sistema operativo e versione | Continuamente | Conoscere quali dispositivi sono gestiti e aggiornati |
| Stato della crittografia del disco | Continuamente | Assicurarsi che un dispositivo rubato non possa essere letto |
| Chiave di recupero del disco | Continuamente | Memorizzata automaticamente, affinché l'azienda possa riaprire un dispositivo aziendale |
| Impostazioni di sicurezza del dispositivo | Continuamente | Ritardo di blocco dello schermo, firewall, politica delle password |
| Utilizzo di disco, memoria e processore | Continuamente | Capire perché un dispositivo è lento o il suo disco è pieno |
| Indirizzo IP | Continuamente | Identificare il dispositivo sulla rete aziendale |
| Applicazioni installate | Continuamente | Solo nomi e versioni, mai cosa c'è dentro |
| Vulnerabilità del software | Continuamente | Patchare un difetto prima che qualcuno lo sfrutti |
Cosa Factorial IT non raccoglie mai
Nessuno di questi esiste nel prodotto. Non sono disattivati; semplicemente non ci sono.
| Dati | Stato | Dettaglio |
|---|---|---|
| Tasti premuti | Mai | Non c'è alcun keylogger nel prodotto |
| Storia di navigazione | Mai | L'agente non la riporta. Vedi la riga dello script nella tabella successiva |
| Contenuto di email e chat | Mai | Il MDM non ha alcuna connessione agli strumenti di messaggistica |
| Webcam e microfono | Mai | Nessuna immagine o suono viene catturato |
| Passwords personali | Mai | Nessun accesso ai gestori di password |
| Contenuto dei file | Mai | È possibile vedere il nome e la presenza di un file, mai cosa c'è dentro |
Factorial IT pubblica lo stesso confine su una pagina di trasparenza pubblica: cosa non viene mai raccolto, cosa viene raccolto e perché, e la sua posizione GDPR e SOC 2 Tipo 2. Chiunque può aprirla, quindi puoi condividerla con i rappresentanti dei dipendenti.
Cosa può attivare un amministratore
Ciascuna di queste è un'azione deliberata su un singolo dispositivo. Il registro delle attività la registra, con chi l'ha eseguita, cosa ha fatto e il risultato.
| Azioni | Dettaglio |
|---|---|
| Controllo remoto e condivisione dello schermo | Utilizzato per la risoluzione dei problemi. Su macOS il dipendente approva la condivisione dello schermo la prima volta, e il MDM non può dare quell'approvazione per loro. Vedi Accesso remoto |
| Esecuzione di uno script sul dispositivo | Disponibile su macOS, Windows e Linux. Come qualsiasi strumento di amministrazione, uno script può tecnicamente leggere il disco. Ogni esecuzione è registrata: chi l'ha eseguita, cosa era e il risultato. Vedi Libreria di script |
| Localizzare un iPhone o iPad | Solo in modalità smarrito, dopo che il dispositivo è stato segnalato come smarrito o rubato. Non c'è tracciamento costante, e niente di simile su Mac. Vedi Blocca dispositivi |
| Blocco o cancellazione remota | Per un dispositivo smarrito o rubato, o quando qualcuno se ne va. Vedi Cancella dispositivi |
Una cancellazione remota non può essere annullata. Nulla sul dispositivo può essere recuperato in seguito.
Il quadro legale
Essere in grado di fare qualcosa tecnicamente non significa che sia permesso. Tre regole si applicano in ogni paese qui sotto: uno scopo dichiarato supportato da una base legale, dipendenti informati prima che l'implementazione inizi e un controllo proporzionato al suo obiettivo. Ciò che cambia da paese a paese è chi deve essere coinvolto per primo e come.
Francia
| Cosa dice la legge | Cosa significa qui |
|---|---|
| Consultazione del comitato aziendale: Codice del lavoro francese, art. L2312-38 | Il CSE deve essere informato e consultato prima che vengano messi in atto mezzi di monitoraggio dell'attività dei dipendenti |
| Informare prima i dipendenti: Codice del lavoro francese, art. L1222-4 | Nessuna informazione personale su un dipendente può essere raccolta da uno strumento di cui non sono stati informati in precedenza. Ecco perché il messaggio ai dipendenti viene inviato prima della distribuzione |
| Proporzionalità: Codice del lavoro francese, art. L1121-1 | Qualsiasi restrizione deve essere giustificata dal lavoro e proporzionata al suo scopo. Controllare lo stato di sicurezza di un dispositivo va bene. Monitorare ciò che la persona fa non lo è |
| Minimizzazione dei dati e trasparenza: GDPR art. 5 e 13 | Raccogli solo ciò che è necessario per lo scopo dichiarato, conservalo per un periodo stabilito e registralo nel registro delle attività di trattamento |
| File contrassegnati come personali: Giurisprudenza della Corte Suprema francese | I file su un dispositivo aziendale sono presunti file di lavoro. I file che il dipendente ha contrassegnato come personali, ad esempio in una cartella chiamata "Personale", possono essere aperti solo con la presenza del dipendente o con una convocazione adeguata |
Germania
| Cosa dice la legge | Cosa significa qui |
|---|---|
| Co-determinazione: Legge sulla Costituzione del Lavoro (BetrVG), § 87(1) n. 6 | Se esiste un comitato aziendale, decide congiuntamente sull'introduzione e l'uso di strumenti tecnici in grado di monitorare il comportamento o le prestazioni dei dipendenti. Questa è co-determinazione, non consultazione: senza il suo accordo, di solito un accordo aziendale (Betriebsvereinbarung), lo strumento non può essere implementato |
| Informare il comitato aziendale: BetrVG, § 80(2) | Il comitato aziendale riceve i documenti necessari per giudicare cosa raccoglie lo strumento e cosa può attivare |
| Trattamento dei dati dei dipendenti: Legge federale sulla protezione dei dati (BDSG), § 26, e GDPR art. 88 | Il trattamento deve essere necessario per il rapporto di lavoro. Un accordo aziendale può essere la base legale, nei limiti del GDPR |
| Proporzionalità: Giurisprudenza della Corte Federale del Lavoro | Monitoraggio costante o nascosto è raramente proporzionato, e le prove raccolte oltre questi limiti possono essere escluse in tribunale |
| Uso privato del dispositivo | Se il personale può utilizzare un dispositivo aziendale privatamente, l'accesso ai suoi contenuti deve affrontare limiti aggiuntivi. Dichiarare chiaramente la regola di uso privato nell'accordo aziendale |
| Valutazione d'impatto: GDPR art. 35 | È prevista una DPIA quando l'implementazione è probabile che crei un alto rischio per i dipendenti |
Spagna
| Cosa dice la legge | Cosa significa qui |
|---|---|
| Diritto del datore di lavoro di supervisionare: Statuto dei lavoratori, art. 20.3 | Il datore di lavoro può adottare le misure che ritiene opportune per verificare che i doveri lavorativi siano rispettati, rispettando la dignità del dipendente |
| Regole per l'uso di dispositivi digitali: LOPDGDD, art. 87 | I dipendenti hanno diritto alla privacy quando utilizzano dispositivi forniti dal datore di lavoro. Il datore di lavoro stabilisce le regole di utilizzo e i rappresentanti dei lavoratori aiutano a redigerle |
| Geolocalizzazione: LOPDGDD, art. 90 | I dipendenti e i loro rappresentanti devono essere informati chiaramente ed esplicitamente dell'esistenza di uno strumento di geolocalizzazione e del suo funzionamento |
| Relazione preventiva del comitato aziendale: Statuto dei lavoratori, art. 64.5 | Il comitato aziendale fornisce una relazione prima che vengano introdotti o modificati sistemi di organizzazione e controllo del lavoro |
| Minimizzazione dei dati e trasparenza: GDPR art. 5 e 13 | Raccogli solo ciò che è necessario per lo scopo dichiarato, conservalo per un periodo stabilito e registralo nel registro delle attività di trattamento |
Regno Unito
| Cosa dice la legge | Cosa significa qui |
|---|---|
| Base legale e trasparenza: UK GDPR art. 6 e 13, Legge sulla protezione dei dati 2018 | Uno scopo dichiarato e una base legale, con i dipendenti informati su cosa viene raccolto e perché prima dell'implementazione |
| Valutazione d'impatto: UK GDPR art. 35 | Una DPIA quando il monitoraggio è probabile che crei un alto rischio. L'art. 35(9) incoraggia a chiedere il parere dei lavoratori o dei loro rappresentanti |
| Monitoraggio dei lavoratori: Linee guida ICO sulle pratiche occupazionali | Il monitoraggio deve essere necessario, proporzionato al suo scopo e l'opzione meno invasiva disponibile |
| Intercettazione delle comunicazioni: Legge sui poteri investigativi 2016 e le normative sulle pratiche aziendali del 2018 | Regola qualsiasi intercettazione del contenuto dei messaggi. I controlli in questa guida non raccolgono il contenuto dei messaggi |
| Aspettativa di privacy: Legge sui diritti umani 1998, art. 8 CEDU | I dipendenti mantengono un'aspettativa ragionevole di privacy sul lavoro, compresi i dispositivi aziendali |
| Rappresentanti dei dipendenti | Non c'è obbligo legale di consultare un comitato aziendale. Dove è riconosciuto un sindacato, un accordo collettivo può comunque richiedere consultazione |
Stati Uniti
| Cosa dice la legge | Cosa significa qui |
|---|---|
| Dispositivi di proprietà dell'azienda | Monitorare i dispositivi di proprietà dell'azienda è generalmente legale, e dare preavviso è ciò che lo rende difendibile |
| Intercettazione delle comunicazioni: Legge sulla privacy delle comunicazioni elettroniche, 18 U.S.C. § 2510 e seguenti | Regola l'intercettazione delle comunicazioni in transito, con eccezioni per consenso e fornitori. I controlli in questa guida non raccolgono il contenuto dei messaggi |
| Avviso di monitoraggio scritto per stato: ad esempio, Legge sui diritti civili di New York § 52-c, Statuto generale del Connecticut § 31-48d, Codice del Delaware tit. 19 § 705 | I dipendenti ricevono un avviso scritto di monitoraggio elettronico al momento dell'assunzione o prima dell'inizio del monitoraggio, a seconda dello stato |
| Dati dei dipendenti della California: CCPA come modificato dal CPRA | Un avviso al momento della raccolta che elenca cosa viene raccolto, perché e per quanto tempo, oltre a un processo per le richieste di diritti dei dipendenti |
| Forze lavoro sindacalizzate: NLRA, § 8(a)(5) | Introdurre un nuovo monitoraggio potrebbe dover essere negoziato con il sindacato |
| Consiglio federale dei lavori | Non ce n'è. I rappresentanti dei dipendenti sono coinvolti solo quando un contratto sindacale lo richiede |
Lo strumento stesso non decide nulla. Ogni MDM sul mercato ha le capacità elencate qui. Ciò che un'azienda sceglie di fare con esse è regolato dal quadro sopra e dalla propria carta IT.
La carta IT, paese per paese
Ogni paese qui si aspetta un documento scritto che elenchi gli usi consentiti di un dispositivo aziendale, i controlli applicati, quando l'IT interviene e per quanto tempo i dati vengono conservati. Solo il nome, il suo peso legale e come viene adottato differiscono.
| Paese | Documento | Come viene adottato |
|---|---|---|
| Francia | Carta IT (charte informatique), allegata alle regole interne (règlement intérieur) | Consultazione del CSE, depositata presso il registro del tribunale del lavoro, inviata all'ispettorato del lavoro |
| Germania | Accordo aziendale (Betriebsvereinbarung), o una politica di utilizzo IT dove non esiste un comitato aziendale | Negoziazione e firma con il comitato aziendale, vincolante per entrambe le parti |
| Spagna | Regole per l'uso di dispositivi digitali (LOPDGDD, art. 87) | Redatto con i rappresentanti dei lavoratori, poi condiviso con i dipendenti |
| Regno Unito | Politica di uso accettabile nel manuale del personale | Emesso dal datore di lavoro, supportato da una DPIA e un avviso sulla privacy. Consultazione solo se un accordo collettivo lo richiede |
| Stati Uniti | Politica di uso accettabile e monitoraggio elettronico | Firmato dal dipendente all'assunzione, con avvisi statali dove richiesti e negoziazione dove il personale è sindacalizzato |
Questa guida riassume informazioni e non è un consiglio legale. Le regole variano da paese a paese e negli Stati Uniti da stato a stato. Solo il tuo team legale o un legale locale possono decidere come classificare il tuo trattamento e come dovrebbe essere redatta la tua carta IT.
Consigli e Migliori Pratiche
- Coinvolgi i rappresentanti prima di implementare, non dopo. In Francia e Germania la consultazione o l'accordo vengono prima. In Germania, senza l'accordo del comitato aziendale, lo strumento non può andare in diretta.
- Riutilizza le tabelle. Sono scritte per essere incollate in un file di consultazione o in una carta IT.
- Informare i dipendenti prima dell'inizio dell'implementazione. Ogni paese elencato si aspetta che le persone sappiano cosa viene raccolto prima che la raccolta inizi.
- Scrivi la regola sull'uso privato. Se il personale può utilizzare i dispositivi aziendali privatamente cambia ciò che puoi accedere, specialmente in Germania.
- Mantieni script e azioni remote per veri bisogni. Sono registrati, e la proporzionalità si applica a ciascuno di essi.
- Fai approvare dal tuo team legale. Questa guida è un riassunto, non un consiglio legale.
Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
- I rappresentanti dei dipendenti chiedono se la navigazione o i messaggi sono monitorati. Mostra loro la tabella di cosa Factorial IT non raccoglie mai. La storia di navigazione, il contenuto dei messaggi, i tasti premuti, webcam, microfono, password personali e contenuto dei file non sono nel prodotto.
- Qualcuno fa notare che uno script potrebbe leggere il disco. È vero per qualsiasi strumento di amministrazione. Ogni esecuzione dello script è registrata con chi l'ha eseguita, cosa era e il risultato, ed è un'azione deliberata su un dispositivo.
- La condivisione dello schermo non funziona su un Mac. Su macOS il dipendente deve approvare la condivisione dello schermo la prima volta. Il MDM non può approvarlo per loro.
FAQ
-
Un amministratore può tracciare dove si trova un dipendente?
Solo per un iPhone o iPad in modalità smarrito, dopo che è stato segnalato smarrito o rubato. Non c'è tracciamento costante e niente di simile su Mac.
-
L'agente legge il contenuto dei file?
No. Può vedere che un file esiste e il suo nome, mai cosa c'è dentro.
-
Una cancellazione remota può essere annullata?
No. I dati sul dispositivo sono persi per sempre.
-
Abbiamo bisogno dell'approvazione del comitato aziendale in Germania?
Dove esiste un comitato aziendale, sì. Co-decide sugli strumenti in grado di monitorare il comportamento o le prestazioni, di solito attraverso un accordo aziendale.
-
Questa guida è un consiglio legale?
No. È un riassunto. Il tuo team legale o un legale locale ha l'ultima parola.