Questo articolo è per: admin, approvatori e dipendenti.
Una spesa che aspetta troppo significa un dipendente che aspetta i suoi soldi. Ecco come vedere da chi è attesa, perché e come rimetterla in movimento.
Scopri da chi è attesa la spesa
Come si usa
- Vai su Spese > Spese dei dipendenti e apri la spesa. (Dipendenti: Le mie spese > Le mie spese.)
- Controlla il suo stato. Modifiche richieste: è tornata al dipendente, che deve correggerla e cliccare su Invia per approvazione. In sospeso: la Cronologia delle approvazioni mostra i passaggi completati e il passaggio In corso, con la persona da cui è attesa.
| Cosa vedi | Cosa fare |
|---|---|
| Un approvatore non ha agito | Ricordaglielo: la richiesta è nella sua Posta in arrivo e ha ricevuto un'email. |
| L'approvatore è assente | Chi ha il permesso Approvatore globale per le spese può usare Approvazione globale. |
| L'approvazione non è partita | Con i Controlli delle spese, parte quando i controlli terminano (al più tardi 1 ora dopo l'invio). |
| Nessun approvatore indicato | Reimposta il flusso di approvazione (sotto). Se resta bloccata, contatta il supporto con il link alla spesa. |
Scopri perché è andata all'approvatore sbagliato
- Ordine delle regole: decide la prima regola che corrisponde.
- Tempistica: le modifiche al flusso si applicano solo alle spese inviate dopo averle salvate (vedi FAQ 2).
- Profilo: se una regola dice "il responsabile del dipendente" e non ce n'è uno, o un progetto non ha un project manager, la spesa va a un admin dell'azienda.
Hai ancora dubbi? Chiedi a One (FAQ 4).
Fai ripassare una spesa dal flusso di approvazione
Reimposta il flusso di approvazione riporta una spesa In sospeso, al primo passaggio del tuo flusso attuale, senza che il dipendente debba reinviarla. Serve il permesso di reimpostare il flusso di approvazione (FAQ 8).
- Vai su Spese > Spese dei dipendenti.
- Nel menu azioni della spesa (⋯ a fine riga), clicca su Reimposta il flusso di approvazione. Si applica subito, senza conferma. Per reimpostarne diverse, selezionale, clicca su Reimposta il flusso di approvazione nella barra in basso e conferma con Reimposta.
- La Cronologia delle approvazioni mostra un nuovo orario di richiesta e ogni passaggio viene approvato di nuovo. La spesa può impiegare un momento a ricomparire nell'elenco dell'approvatore.
Suggerimenti e buone pratiche
- Tieni aggiornati il responsabile e il team dei dipendenti. La maggior parte dei casi di "approvatore sbagliato" deriva da un responsabile mancante.
- Scrivi regole che puntino a ruoli, come "il responsabile del dipendente", e metti per prime le regole più specifiche.
- Dai a qualcuno del team finance il permesso Approvatore globale per le spese, così c'è sempre un modo per sbloccare una spesa urgente.
- Correlati: Come configuro il flusso di approvazione? · Come trovo le spese che devo approvare? · Come approvo, rifiuto o rimando indietro una spesa?
Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
Un approvatore ha approvato un gruppo di spese, ma alcune risultano ancora In sospeso e l'approvatore riceve la stessa email più volte.
Apri una di quelle spese e guarda la sua cronologia delle approvazioni. Se ogni passaggio risulta completato ma lo stato è ancora In sospeso, contatta il nostro team di supporto con i link alle spese interessate così possiamo sistemarle. Non chiedere all'approvatore di approvare di nuovo.
Un dipendente ha reinviato una spesa corretta, ma l'approvatore non ha ricevuto un'email.
La richiesta è ancora nella Posta in arrivo dell'approvatore e in Spese > Spese dei dipendenti con Approvazioni in sospeso > Mie. Fai sapere all'approvatore che è lì.
Ho reimpostato il flusso di approvazione ma è andata alla stessa persona.
La reimpostazione usa il tuo flusso di approvazione attuale. Se il percorso è ancora sbagliato, correggi prima il flusso o il profilo del dipendente, poi reimposta di nuovo.
Ho cliccato su Reimposta il flusso di approvazione nell'elenco e sembra che non sia successo nulla.
Da Spese > Spese dei dipendenti, la reimpostazione si applica senza finestra di conferma né messaggio. Apri la spesa: la Cronologia delle approvazioni mostra un nuovo orario di richiesta.
L'approvatore ha lasciato l'azienda.
A una persona che ha lasciato l'azienda non viene chiesto di revisionare nuove spese; se per quel passaggio non è impostato nessun altro, la spesa va a un admin dell'azienda. Per una spesa già in attesa, chiedi al tuo admin di usare Reimposta il flusso di approvazione. Se continua a non mostrare nessun approvatore, contatta il nostro team di supporto con il link alla spesa.
FAQ
1. Perché una spesa è andata a un admin invece che a un responsabile?
Se una regola dice "il responsabile del dipendente" e il dipendente non ha un responsabile nel suo profilo, o un progetto non ha un project manager, la spesa va invece a un admin dell'azienda. Aggiorna il profilo, poi reimposta il flusso di approvazione della spesa.
2. Perché la modifica al flusso di approvazione non si è applicata a una spesa?
Con il flusso di approvazione configurato tramite One, le modifiche si applicano alle spese inviate dopo averle salvate. Le spese già in attesa mantengono il loro percorso originale finché non usi Reimposta il flusso di approvazione.
3. Perché sembra che un passaggio di approvazione sia stato saltato?
Quando la persona che ha inviato la spesa è un approvatore di un passaggio, quel passaggio viene approvato automaticamente, quindi può sembrare che un passaggio sia stato saltato.
4. Come posso verificare perché il mio flusso di approvazione ha inviato una spesa a qualcuno?
In Impostazioni > Spese > Flusso di approvazione, clicca su Modifica e chiedi a One "Spiegami il mio flusso di approvazione". Non cambia nulla a meno che tu non clicchi su Salva.
5. Cosa devo fare quando l'approvatore è assente?
Chi ha il permesso Approvatore globale per le spese può approvare la spesa con Approvazione globale. Per evitarlo la prossima volta, aggiorna il tuo flusso di approvazione con One.
6. Perché una regola di approvazione generica intercetta le spese prima di una specifica?
Le regole vengono controllate dall'alto verso il basso e decide la prima che corrisponde. Una regola generica posta sopra una specifica intercetta prima la spesa, quindi metti per prime le regole più specifiche.
7. Quando devo reimpostare il flusso di approvazione di una spesa?
Usa Reimposta il flusso di approvazione dopo aver corretto il flusso di approvazione o il profilo di un dipendente, o quando una spesa non ha un approvatore. Il dipendente non deve reinviarla.
8. Chi può reimpostare il flusso di approvazione di una spesa, e su quali spese?
Serve il permesso di reimpostare il flusso di approvazione delle spese. Funziona sulle spese In sospeso, Approvate e Rifiutate. Non funziona sulle spese In payroll, Inviate al pagamento o Pagate. Per reimpostare un gruppo di spese, ogni spesa del gruppo deve essere una che si può reimpostare.
9. Posso modificare il flusso di approvazione senza One?
No. One è l'unico modo per configurare e cambiare il flusso di approvazione. Rivedi ogni modifica prima di salvarla. Vedi Come configuro il flusso di approvazione?.
10. Reimpostare il flusso di approvazione rimanda la spesa al dipendente?
No. Torna In sospeso al primo passaggio, con gli stessi dati. Se il dipendente deve cambiare qualcosa, l'approvatore può poi usare Richiedi modifiche.
11. Posso spostare a mano una spesa in sospeso a un altro approvatore?
No. Cambia il flusso di approvazione, o il responsabile del dipendente, e poi reimposta il flusso di approvazione della spesa. Oppure usa Approvazione globale se hai quel permesso.
12. Una spesa è stata approvata per errore, o approvata automaticamente. Come la correggo?
Cambiare il flusso di approvazione riguarda solo le spese inviate dopo. Per quella già approvata, chi ha il permesso di reimpostare il flusso di approvazione può riportarla In sospeso (non se è In payroll, Inviata al pagamento o Pagata). Riparte dal primo passaggio con il tuo flusso attuale.