Dal settembre 2026, le aziende francesi saranno tenute a ricevere fatture B2B elettronicamente. Factorial aiuta i team Finance a gestire questo cambiamento ricevendo fatture elettroniche direttamente in Factorial e abbinandole automaticamente alla spesa corrispondente.
In questo articolo, imparerai come le e-fatture vengono abbinate alle spese a seconda di come è stata pagata la spesa.
Panoramica
Le fatture B2B elettroniche, o e-fatture, sono fatture strutturate inviate elettronicamente tra le aziende.
Con la fatturazione elettronica francese, un'e-fattura può essere abbinata automaticamente alla spesa a cui appartiene in Spese. Questo aiuta a prevenire che lo stesso acquisto venga elaborato due volte, ad esempio, quando un dipendente viene rimborsato per una spesa e la fattura del fornitore viene anche ricevuta dall'azienda.
Il matching avviene automaticamente, quindi i dipendenti non devono cambiare il modo in cui presentano le spese e i team Finance non devono riconciliare manualmente la fattura.
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Metodi di pagamento
Non è necessaria alcuna azione aggiuntiva quando un'e-fattura corrisponde a una spesa.
Factorial Card
Quando un dipendente paga con una Factorial Card, la transazione della carta crea già una bozza di spesa.
- Il dipendente effettua un acquisto utilizzando la propria Factorial Card
- La transazione della carta crea una bozza di spesa in Factorial
- La fattura elettronica del fornitore arriva in Factorial
- Factorial abbina automaticamente l'e-fattura alla spesa corrispondente
- L'e-fattura è collegata alla spesa
Spese personali
Per le spese rimborsabili pagate da un dipendente:
- Il dipendente effettua l'acquisto
- Il dipendente richiede una copia della fattura dal fornitore
- Il dipendente presenta la spesa in Factorial come al solito
- La fattura elettronica del fornitore arriva in Factorial
- Factorial abbina automaticamente l'e-fattura alla spesa presentata
L'ordine non importa. L'e-fattura può arrivare prima o dopo che il dipendente presenti la spesa.
Carte aziendali esterne
Per le spese pagate con una carta aziendale esterna:
- Il dipendente effettua l'acquisto utilizzando la carta aziendale esterna
- Il dipendente presenta la spesa in Factorial per dichiarare la spesa
- La fattura elettronica del fornitore arriva in Factorial
- Factorial abbina automaticamente l'e-fattura alla spesa corrispondente
Se l'e-fattura è arrivata prima che la spesa fosse presentata, questo è supportato per le spese personali. Factorial può abbinare l'e-fattura quando la spesa corrispondente è presentata, indipendentemente da quale arrivi per prima.
Se il dipendente è già stato rimborsato per una spesa, e la fattura elettronica del fornitore è arrivata, Factorial abbina automaticamente l'e-fattura alla spesa corrispondente quando le informazioni necessarie per identificare la spesa sono disponibili. Questo aiuta i team Finance a evitare di elaborare lo stesso acquisto due volte.
Consigli e migliori pratiche
- I dipendenti dovrebbero continuare a presentare le spese come al solito.
- Per le spese personali, i dipendenti dovrebbero continuare a richiedere una fattura dal fornitore quando richiesto dalla politica delle spese della tua azienda.
- Non è necessario alcun abbinamento manuale quando Factorial identifica con successo la spesa corrispondente.
- Il metodo di pagamento non cambia il comportamento di abbinamento automatico: Factorial Card, spese personali e spese con carta aziendale esterna possono tutte essere abbinate alla loro e-fattura corrispondente.
FAQ
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I dipendenti devono cambiare il modo in cui presentano le spese?
No. I dipendenti possono continuare a presentare le spese come al solito.
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Deve arrivare l'e-fattura prima della spesa?
No. Per le spese personali, Factorial può abbinare l'e-fattura che arriva prima o dopo che il dipendente presenta la spesa.
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Il Finance deve abbinare manualmente ogni e-fattura?
No. Quando Factorial identifica la spesa corrispondente, l'e-fattura viene abbinata automaticamente.
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Perché è importante l'abbinamento automatico?
Aiuta a prevenire l'elaborazione duplicata dello stesso acquisto. Ad esempio, un dipendente potrebbe presentare una spesa di €180 per rimborso mentre la stessa fattura del fornitore viene ricevuta attraverso il canale di fatturazione elettronica dell'azienda. L'abbinamento automatico aiuta a collegare questi registri in modo che il Finance non elabori lo stesso acquisto due volte.