Questo articolo è per: dipendenti e amministratori.
Se gestisci le spese di altre persone, per esempio un assistente che prenota i viaggi per un team, puoi inserire una spesa per un altro dipendente (assegnargliela) e inviarla per lui. La spesa gli appartiene: segue il suo flusso di approvazione, viene rimborsata a lui e lui riceve una notifica.
Registrare una spesa per conto di qualcuno
Panoramica
Puoi registrare spese ordinarie, chilometriche e diarie per un'altra persona. Prima di iniziare:
- Ti serve il permesso Aggiungere nuove spese per conto di un'altra persona. Il tuo amministratore lo imposta in Impostazioni > Permessi e, attivandolo, si attivano anche i permessi per creare e vedere le spese.
- Dipende dal tuo piano. Il tuo Account Manager può confermarlo.
- Se la tua azienda paga per utente, entrambi dovete essere utenti di Spese.
- L'altra persona deve appartenere a un'entità legale nello stesso paese della tua.
Come si usa
Sul web
- Vai su Le mie spese > Le mie spese e fai clic su Nuova spesa > Spesa ordinaria (oppure Chilometraggio / Diaria).
- In Carica un documento, fai clic su Salta questo passaggio. Il modulo si apre con il campo Titolare della spesa (la finestra di scansione crea spese solo per te).
- In Titolare della spesa, scegli la persona a cui è destinata la spesa.
- Aggiungi la sua ricevuta nel modulo e compila i dati.
- Fai clic su Salva come bozza. La spesa mostra la persona come Titolare e te come Segnalante.
- Fai clic su Invia per approvazione.
Nell'app mobile
- Apri Spese, tocca Aggiungi e scegli il tipo.
- In Titolare della spesa, seleziona la persona.
- Aggiungi la ricevuta, completa il modulo e tocca Invia per approvazione.
Con One
Allega le ricevute e di' a One per chi sono, per esempio "crea queste spese per [nome]". Consulta Come invio le spese mandando le ricevute a One?.
Suggerimenti e best practice
- Scegli prima il titolare. Una volta creata la spesa, il titolare non può essere cambiato nell'app (la FAQ 1 spiega l'unica eccezione).
- Usa One per un mucchio di ricevute: le crea tutte a nome della persona. Le spese registrate per conto di altri non vengono inserite in un gruppo di spese.
- Correlati: Come creo una spesa? · Come modifico o ritiro una spesa?
Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
Non vedo il campo Titolare della spesa (nemmeno come amministratore).
Essere amministratore non basta. Controlla quattro cose: hai il permesso, il tuo piano lo include, sei un utente di Spese (se la tua azienda paga per utente) e non sei partito da una ricevuta scansionata. In tal caso, fai clic su Salta questo passaggio in Carica un documento per ottenere il modulo con Titolare della spesa.
La persona che mi serve non è nell'elenco, o non riesco ad assegnarle la spesa.
Potrebbe appartenere a un'entità legale in un altro paese, oppure non essere un utente di Spese (se la tua azienda paga per utente). Chiedi al tuo amministratore.
"Il dipendente [nome] non può creare spese".
La persona che hai scelto non è un utente di Spese (se la tua azienda paga per utente), oppure quel tipo di spesa (ordinaria, chilometrica o diaria) è disattivato per la tua azienda. Chiedi al tuo amministratore di aggiungerla (consulta Come aggiungo persone a Spese?) o di controllare Impostazioni > Spese > Tipi di spesa, poi riprova.
"Impossibile registrare spese per conto di questo dipendente".
Stessi motivi di sopra. Il tuo amministratore può controllare il tuo permesso e il suo accesso a Spese.
FAQ
1. È normale che il titolare della spesa non si possa cambiare?
Sì. Nell'app, il titolare viene fissato quando la spesa viene creata. One può spostare a un'altra persona una bozza che hai creato a mano, se sei autorizzato a registrare spese per conto di quella persona. Le spese con carta e quelle già inviate non cambiano mai titolare. Altrimenti, elimina la bozza e creala di nuovo per la persona giusta.
2. Il dipendente può vedere la spesa che ho creato per lui?
Sì. Il titolare riceve una notifica ("Nuova spesa registrata per te") e la vede nelle sue Le mie spese.
3. Chi la approva?
Le persone nel flusso di approvazione del titolare, non nel tuo. Il rimborso va al titolare.
4. E se non ho la ricevuta?
Chiedi una copia al dipendente. La maggior parte delle aziende richiede una ricevuta per inviare una spesa.
5. Posso ancora vedere e modificare una spesa che ho registrato per un'altra persona?
Sì. Compare anche nelle tue Le mie spese e puoi filtrare l'elenco per titolare. Come segnalante puoi modificarla, eliminarla o inviarla finché è in bozza e ritirarla con Riporta in bozza finché è In sospeso.
6. One verifica che io sia autorizzato a registrare spese per quella persona?
Sì. Quando chiedi a One di creare spese per un'altra persona, verifica che tu sia autorizzato e le crea a nome di quella persona.
7. Posso lasciare che un'altra persona modifichi le mie bozze di spesa?
Solo tu (il titolare) e chi ha registrato la spesa potete modificare una bozza. Se un assistente deve gestire le tue spese, può registrarle per te con i passaggi qui sopra e poi entrambi potete modificare le bozze. Chi ha il permesso Può modificare le spese con stato In sospeso può modificare una spesa già In sospeso, ma non una bozza.
8. Un utente esterno può registrare spese per un'altra persona?
No. Solo i dipendenti possono registrare una spesa per un'altra persona. Un utente esterno (chi ha accesso a Factorial ma non ha un profilo dipendente, come un consulente esterno) non può, nemmeno con il permesso, perché Factorial verifica che chi registra sia un dipendente di un'entità legale nello stesso paese del titolare della spesa.