1. È possibile timbrare il cartellino offline?
No, non è possibile.
2. Quando viene inviata la notifica in caso di mancata timbratura?
Quando l'intervallo di tempo per la timbratura è terminato e il dipendente non ha ancora timbrato, viene inviata una notifica via e-mail al dipendente e al responsabile. L'e-mail viene inviata circa un minuto dopo la mancata timbratura.
Se il dipendente timbra il cartellino entro l'intervallo di tolleranza consentito, non viene inviata alcuna notifica. Tuttavia, se timbra il cartellino dopo la scadenza dell'intervallo di tempo, viene inviata una notifica.
I responsabili ricevono inoltre un riepilogo settimanale via e-mail di tutti gli incidenti relativi alla puntualità che hanno coinvolto i membri del loro team.
3. Cosa succede quando un dipendente dimentica di timbrare il cartellino all'uscita?
Se le ore lavorate superano le ore stimate in base agli orari di lavoro, ai dati contrattuali e/o ai periodi di ferie, verrà visualizzato un messaggio con due opzioni:
- Confermare le ore stimate.
- Registra le ore effettive.
Il messaggio viene visualizzato quando l'utente fa clic sul pulsante di uscita dopo aver superato di almeno un minuto le ore stimate.
Se un dipendente ha più turni in un dato giorno, il sistema modificherà solo l'orario di fine turno dell'ultimo per garantire che il tempo totale corrisponda alle ore pianificate.
Nel foglio presenze e nell'esportazione in PDF viene indicato se un dipendente ha utilizzato la finestra di dialogo "Ho dimenticato di timbrare l'uscita" per timbrare l'uscita e modificare il proprio orario di uscita.
4. Come posso impedire ai dipendenti di manomettere i fogli presenze?
Per garantire l'accuratezza dei fogli presenze, abbiamo implementato un sistema di allerta che rileva e segnala eventuali manomissioni. Questo sistema analizza le timbrature di entrata e uscita per individuare incongruenze o attività sospette.
Qualora vengano riscontrate manipolazioni nei fogli presenze, viene generato automaticamente un rapporto di incidente che documenta gli "orari di entrata/uscita manipolati" ai fini di ulteriori indagini o, se necessario, di provvedimenti disciplinari.
Per ridurre al minimo i falsi allarmi dovuti a lievi variazioni di orario, il sistema confronta l'ora dell'orologio con l'ora del server, consentendo un margine di 2 minuti per le differenze di fuso orario.
Vengono inviate notifiche via e-mail al responsabile dell'approvazione delle schede presenze del dipendente con un turno sospetto. Anche gli utenti autorizzati, inclusi gli amministratori delle risorse umane, ricevono queste notifiche per garantire che si possa intervenire tempestivamente.
5. Se una persona effettua la timbratura con la geolocalizzazione attivata e successivamente modifica l'orario, la posizione scompare o cambia?
No, la posizione non scomparirà. Piuttosto, nella cronologia compariranno due registrazioni: la prima mostrerà l'orario di ingresso con la geolocalizzazione, e la seconda indicherà l'orario modificato senza alcuna modifica alle informazioni sulla posizione.
6. Come funzionano le pause automatiche nei diversi fusi orari?
Le pause automatiche si basano sulle ore lavorate dal dipendente, quindi il fuso orario non le influenza.
7. È possibile limitare la timbratura a un'area specifica?
Attualmente non è possibile limitare la timbratura a una specifica area.
8. Qual è il margine di precisione delle coordinate di geolocalizzazione?
L'accuratezza delle coordinate di geolocalizzazione può variare a seconda di fattori quali la ricezione del segnale mobile, la conformazione del territorio, le condizioni meteorologiche e il fatto che la posizione sia interna o esterna. Per determinare la precisione di ciascuna geolocalizzazione, memorizziamo un parametro chiamato "accuratezza" per la latitudine e la longitudine. Questo valore indica la differenza in metri, dove un numero inferiore indica una maggiore accuratezza. Ad esempio, un valore di 0 indica una differenza di pochi centimetri, mentre 1000 indica una differenza di chilometri.
9. Come posso assicurarmi che un dipendente sia presente in sede al momento dell'entrata?
Se indicare "Lavoro da casa" o "Lavoro in ufficio" durante la timbratura non è sufficiente, l'unico modo per verificare la presenza fisica è utilizzare la geolocalizzazione e controllare le coordinate fornite su Google Maps.
Come utilizzare la geolocalizzazione nel monitoraggio del tempo
10. È possibile limitare la timbratura a un'area specifica?
Attualmente non è possibile limitare la timbratura a una specifica area.
11. Qual è la procedura per ottenere i fogli presenze firmati dai dipendenti?
Esporta i tuoi fogli presenze approvati:
- Nella barra laterale, fai clic su Monitoraggio del tempo
- Fai clic sull'icona con i tre puntini nell'angolo in alto a destra.
- Seleziona Esporta foglio presenze
- Nella sezione Tipo di esportazione , selezionare Esportazione rilevamento tempo - Versione completa
- Nella sezione Formato file, selezionare PDF
- Dipendenti selezionati
- Compila gli altri campi e fai clic su Invia
Riceverai un'email con i dati esportati.
Inviare i fogli presenze in blocco e richiedere la firma elettronica:
- Nella barra laterale, vai su Documenti
- Fai clic su Invia in blocco
- Carica i tuoi fogli presenze
- Seleziona il nome della cartella
- Nella sezione Tipo di caricamento, selezionare Mantieni i documenti con tutte le loro pagine
- Fare clic su Carica documento
- Fai clic su Abbina documenti e dipendenti
- Attiva l'opzione Richiedi firma elettronica a tutti i destinatari
- Fai clic su Invia X documenti corrispondenti
12. La modifica manuale degli orari di entrata influisce sui tempi di pausa nei fogli presenze?
L'impatto della modifica manuale degli orari di entrata sui tempi di pausa dipende dalla situazione:
- Se la pausa automatica è programmata per una data futura, verrà visualizzata nel foglio presenze al momento opportuno, anche se potrebbe non riflettere gli aggiornamenti in tempo reale.
- Tuttavia, se la pausa automatica è già stata registrata nel foglio presenze, i dipendenti dovranno modificarne manualmente la durata per garantirne l'accuratezza.
13. È possibile importare i dati di rilevamento del tempo o farlo in blocco?
Non è possibile importare i dati di rilevamento del tempo direttamente tramite l'interfaccia Factorial . Tuttavia, è possibile farlo utilizzando l'API, che consente il caricamento e la gestione in blocco dei dati di rilevamento del tempo.
14. Quando compare il messaggio "Hai dei turni da completare"?
La frase "Hai dei turni da completare" appare in Factorial quando un dipendente ha dei turni programmati che non ha ancora completato o timbrato in entrata/uscita .
- Al dipendente sono stati assegnati degli orari di lavoro .
- Il sistema ricorda loro che devono completare o registrare questi turni.
- Di solito compare nella sezione Monitoraggio del tempo o nella dashboard del dipendente quando è previsto del tempo in sospeso .
15. Come posso configurare il sistema in modo che vengano registrate le ore effettivamente lavorate dai dipendenti, anziché le ore programmate di default, soprattutto quando si utilizzano orari di lavoro fissi?
Se i fogli presenze dei vostri dipendenti mostrano l'orario programmato (ad esempio, dalle 09:00 alle 18:00) indipendentemente dall'orario effettivo di timbratura, ciò è generalmente dovuto a una di queste tre configurazioni:
- Disattiva "Ore stimate": il sistema potrebbe riempire automaticamente gli spazi vuoti per "completare" la giornata.
- Percorso: Impostazioni > Monitoraggio del tempo > Criteri > Impostazioni dei criteri.
- Azione: Disattiva "Abilita restrizioni di uscita".
- Verifica la presenza del sistema di "Timbratura automatica": alcune aziende attivano questa funzione per gli orari fissi, timbrando automaticamente l'ingresso del dipendente.
- Percorso: Impostazioni > Monitoraggio del tempo > Criteri > Impostazioni dei criteri.
- Azione: Assicurarsi che l'opzione "Abilita il riempimento automatico del foglio presenze" sia disabilitata.
- Revisione della funzione "Arrotondamento": se un dipendente timbra il cartellino alle 08:55 e il sistema registra le 09:00, non si tratta di un "ripristino" dell'orario predefinito, bensì di un arrotondamento.
- Percorso : Impostazioni > Monitoraggio del tempo > Criteri > Preferenze > Tolleranza di monitoraggio del tempo.
- Azione: Impostare la tolleranza di rilevamento del tempo a 0 minuti sia per l'entrata che per l'uscita, oppure assicurarsi semplicemente che questa sezione non sia abilitata.