La politica degli acquisti stabilisce le regole per come avviene un acquisto: cosa è approvato automaticamente, chi approva il resto, dove vanno i pacchi, quale profilo di fatturazione paga e quali fornitori utilizzi. Configuralo una volta, in linguaggio semplice, e si applica a ogni ordine e a ogni onboarding automatizzato.

Caratteristica/Funzionalità

Panoramica

La politica degli acquisti è una politica alimentata dall'IA. La scrivi con le tue parole. ONE ti intervista, oppure legge i tuoi ordini esistenti, indirizzi e profili di fatturazione e suggerisce una prima bozza.

Una volta pubblicata, Factorial IT la legge ogni volta che un ordine viene esaminato e ogni volta che ONE equipaggia un nuovo assunto durante l'onboarding.

Ogni azienda ha una politica degli acquisti.

Politica degli acquisti vs Politica di attrezzatura. La politica degli acquisti copre come un acquisto è autorizzato. La politica di attrezzatura copre cosa ogni dipendente ha diritto a ricevere. Non mettere qui "quale laptop riceve ogni ruolo". Scrivi invece i vincoli che governano l'ordine.

Come usare

1. Vai su Acquisti globali > Impostazioni. Nella scheda Politica degli acquisti, clicca su Imposta. Se una politica esiste già, la scheda mostra il suo stato invece.
2. Scegli come iniziare. ONE ti offre due opzioni:
   • Fammi domande. ONE chiede su una decisione alla volta e suggerisce una risposta per ciascuna.
   • Analizza i dati della mia azienda. ONE legge prima i tuoi ordini, dipendenti, indirizzi aziendali, profili di fatturazione, paesi di spedizione e prezzi del catalogo. Scrive una bozza completa, ti guida attraverso di essa e chiede solo riguardo a ciò che i tuoi dati non possono rispondere.
3. Rispondi alle domande. L'editor si trova accanto alla conversazione. Ogni volta che una risposta stabilisce parte della politica, ONE la scrive nella bozza in modo che tu possa vedere la regola apparire. Qualsiasi cosa tu scriva nell'editor viene anche salvata automaticamente come bozza.
4. Clicca su Pubblica modifiche nella barra in fondo all'editor. Le bozze non si applicano mai fino a quando non pubblichi.

Stato della politica

La pillola in cima all'editor mostra a che punto è la politica:

Clicca su Scarta per eliminare le modifiche non pubblicate. Scegli Dispubblica dal menu dell'intestazione per smettere di applicare la politica ma mantenere la tua bozza.

Cosa deve rispondere la tua politica

Una politica degli acquisti stabilisce cinque domande su qualsiasi singolo ordine. Se la tua politica risponde a tutte e cinque su una pagina, è completa.

1. Può procedere l'ordine? Indica cosa è approvato automaticamente e cosa necessita di approvazione. La regola più semplice che funziona: corrisponde alla politica di attrezzatura, approvato automaticamente; qualsiasi altra cosa, necessita di approvazione. Anche una soglia di spesa funziona.
2. Chi approva? Una persona o un team nominato, con un contatto. Se è "il loro manager", dillo, e verifica che il manager sia registrato nel profilo del dipendente.
3. Dove va? La destinazione predefinita di One, con il suo nome e indirizzo postale completo. Poi solo le eccezioni che hai realmente.
4. Quale profilo di fatturazione paga? Fornisci il suo nome.
5. Da chi acquisti? Il catalogo di Factorial IT, più un criterio di rottura per quando due fornitori possono fornire lo stesso articolo. Ad esempio: zero-touch prima, poi stock nel paese di consegna, poi prezzo.

Un profilo di fatturazione che ha solo una carta di credito non può pagare per ordini di attrezzatura. Se lo nomini come predefinito, la regola non può essere applicata. Factorial IT contrassegna i profili che possono pagare: scegli uno di essi.

Aggiungi di più solo quando ne hai bisogno

Scrivi ciò che i tuoi dati mostrano e fermati lì. One ufficio significa una destinazione, non una sezione per paese. Ciascuno dei seguenti appartiene alla politica solo quando qualcosa di reale lo richiede:

• Un modello di approvazione più ampio. Ad esempio, una differenza misurata rispetto alla politica di attrezzatura, o un budget per persona che si accumula nel tempo e funge da approvazione stessa.
• Più approvatori. Indica cosa decide chi approva (entità legale, team, importo) e cosa succede quando quel campo è vuoto nel profilo del dipendente.
• Più di un luogo di consegna. Quale ufficio per ciascuna posizione lavorativa, da dove provengono gli indirizzi di casa, quali indirizzi salvati non devono mai essere utilizzati e cosa fare in un paese di spedizione senza indirizzo aziendale.
• Rinnovi. Quanto tempo prima un dispositivo viene sostituito, cosa giustifica la sostituzione anticipata e cosa succede al vecchio.
• Regole di spesa, riferimenti d'ordine e ambito. Cosa copre l'account, quale campo PO o centro di costo compilare e a chi queste regole non si applicano.

Se una regola non può funzionare ancora (nessuno compila il campo, o il profilo di fatturazione non può pagare), mantienila nella politica. Contrassegnala come una lacuna nota e scrivi cosa succede nel frattempo. I lettori devono essere in grado di distinguere una regola da un'intenzione.

Scrivi regole su cui ONE può agire

• Sii specifico. "Gli ordini costosi necessitano di approvazione" non è una regola. "Sopra i €1.500, Camille approva" lo è.
• Usa nomi reali. I tuoi veri team, uffici, paesi e fornitori, mai segnaposto.
• Fornisci importi con una valuta, basati su cosa costano realmente gli articoli nel tuo catalogo.
• Indica cosa succede quando manca qualcosa, come nessuna posizione lavorativa o nessun approvatore per un'entità. ONE non crea mai un predefinito: se la politica non dice nulla, il processo si ferma e ti chiede.
• Scrivi quando una regola non esiste. "Nessun limite di prezzo" scritto è una decisione. Se lasciato fuori, sembra che tu abbia dimenticato.

Dove si applica la tua politica

• Revisione dell'ordine. La politica decide cosa necessita della tua approvazione, dove va l'ordine e quale profilo paga.
• Onboarding. Quando il passo Acquista attrezzatura è impostato su Automatico, ONE legge questa politica e la politica di attrezzatura per equipaggiare il nuovo assunto. Segue anche qualsiasi tempistica che scrivi qui, come "gestire l'attrezzatura 30 giorni prima della data di inizio".

Entrambe le politiche devono essere pubblicate affinché il passo di onboarding funzioni autonomamente. Se una delle due non è pubblicata, una persona gestisce il passo invece.

Risoluzione dei problemi e FAQ

Risoluzione dei problemi

• Le tue modifiche non vengono applicate. Controlla la pillola di stato. Se dice Non pubblicato o Modifiche in attesa, clicca su Pubblica modifiche.
• Il passo di attrezzatura per l'onboarding va a una persona invece di funzionare automaticamente. Sia la politica degli acquisti che la politica di attrezzatura devono essere pubblicate e il passo Acquista attrezzatura deve essere impostato su Automatico.
• Un ordine non può essere pagato. Il profilo di fatturazione predefinito probabilmente ha solo una carta di credito. Scegli un profilo che Factorial IT contrassegna come in grado di pagare.
• ONE si ferma e ti fa una domanda durante un ordine o onboarding. La politica non copre la situazione, ad esempio una posizione lavorativa mancante. Aggiungi una regola per questo.

FAQ

1. Posso avere più di una politica degli acquisti?
   No. Ogni azienda ha una.
    
2. Qual è la differenza tra la politica degli acquisti e la politica di attrezzatura?
   La politica degli acquisti dice come un acquisto è autorizzato, consegnato e pagato. La politica di attrezzatura dice a cosa ha diritto ogni dipendente.
    
3. Le bozze si applicano agli ordini?
   No. Solo la versione pubblicata si applica.
    
4. Come posso smettere di applicare la politica senza perderla?
   Scegli Dispubblica dal menu dell'intestazione. La tua bozza viene mantenuta.
    
5. ONE compila predefiniti che non ho scritto?
   No. Se la politica non copre un caso, il processo si ferma e ti chiede.