Aperçu

Les types d'achat se composent de deux configurations principales :

1. Formulaire de demande – contient les questions auxquelles les employés doivent répondre pour demander un produit ou un service spécifique.
2. Flux de travail – définit le processus que doit suivre la demande d'achat pour être approuvée.

Étape 1 : Accéder aux types d’achat

Pour gérer les types d'achat :

1. Dans votre barre latérale, cliquez sur Dépenses
2. Ensuite, accédez à la page Paramètres en haut à droite.
3. Achat en ligne 
   

   

Dans les paramètres d'approvisionnement, accédez à l'onglet Type d'achat . Vous pourrez alors :

• Modifier ou gérer les types d'achat existants
• Créer de nouveaux types d'achat
• Modifiez les deux types d'achat initiaux : Nouveau produit ou Logiciel

Étape 2 : Créer un nouveau type de requête

1. Cliquez sur Nouveau type d'achat
2. Veuillez fournir un nom et une description.
3. Cliquez sur Enregistrer 
    

Étape 3 : Configurer le formulaire de demande

Par défaut, le système propose 7 questions qui ne peuvent être supprimées mais qui peuvent être rendues facultatives :

• Titre de la demande
• Coût et devise
• Nom du fournisseur
• URL du produit
• Date d'échéance
• Description 
   

Pour ajouter de nouvelles questions :

1. Cliquez sur Ajouter du contenu
2. Choisissez le type de question :
   • Sélection unique
   • Choix multiple
   • Date
   • Numérique
   • Texte
   • URL
   • Dérouler
   • Section
3. Prévisualisez le formulaire à l'aide de l'aperçu
4. Cliquez sur Enregistrer une fois terminé
   

   Si aucun flux de travail n'est défini, cliquer sur Publier créera automatiquement un flux de travail par défaut avec un seul niveau d'approbation pour le rôle d'administrateur.

    

Étape 4 : Configurer le flux de travail

Factorial propose un outil de création de flux de travail visuel et flexible.

4.1 Comprendre les flux de travail

• Le premier nœud est toujours un déclencheur (ne peut être ni modifié ni supprimé).
• Pour ajouter des étapes, cliquez sur + sous le nœud déclencheur. Trois types de blocs sont disponibles :
  1. Condition
  2. Tâche
  3. Approbation

4.2 Configurer les conditions

• Montant demandé
• Équipe de l'employé qui soumet la demande
• Rôle de l'employé qui soumet la demande

4.3 Configurer les tâches

Les tâches représentent les actions qui doivent être accomplies :

• Tâche générale – action manuelle, par exemple : « Contacter le fournisseur pour obtenir ses informations fiscales ».
• Demande de document – télécharger un document, par exemple : « Télécharger le devis envoyé par le fournisseur »
• Fournir un document – fournir un document de référence ou à compléter

Pour configurer une tâche :

1. Sélectionnez le type de tâche
2. Veuillez fournir un titre et une description.
3. Désigner une personne
4. Veuillez préciser le document (le cas échéant).
5. Fixez une date limite

Les tâches permettent de réaliser des actions entièrement au sein Factorial .

4.4 Configurer les approbations

Les blocs d'approbation offrent trois options :

• Approbation manuelle – désigner un ou plusieurs approbateurs, définir les délais de traitement prévus
• Approbation automatique – approbation automatique en fonction d'une condition
• Rejet automatique – rejet automatique en fonction d'une condition

4.5 Délégateur pour les cessionnaires

Pour éviter que les flux de travail ne soient bloqués :

• Désignez un délégant (personne ou équipe) pour les tâches et les approbations manuelles.
• Cela sert de solution de repli si le titulaire principal est indisponible.

4.6 Historique des versions

L'historique des versions du flux de travail vous permet de :

• Consulter les versions précédentes
• Restaurez les versions précédentes si nécessaire. 
   

Pour supprimer une condition, une tâche ou une approbation, il suffit de cliquer dessus pour pouvoir la modifier ou la supprimer.