Questo articolo è per: dipendenti e approvatori.
Una spesa ha due importi: quello indicato nella ricevuta e quello che ti viene rimborsato. Averli corretti evita che le spese vengano rimandate indietro, che l'IVA nella contabilità sia sbagliata e che le persone ricevano l'importo sbagliato.
Importo del documento e importo rimborsabile
Panoramica
- Importo totale del documento (mobile: Importo del documento): il totale sulla ricevuta o sulla fattura, imposte incluse, nella valuta della ricevuta. Deve corrispondere alla ricevuta.
- Importo rimborsabile: ciò che l'azienda ti rimborsa. Può essere inferiore alla ricevuta, ma non superiore. (Per una ricevuta in un'altra valuta c'è un piccolo margine: vedi sotto.)
Esempi:
- Un pranzo di lavoro da £120.00 in cui £30.00 erano del tuo ospite: documento £120.00, rimborsabile £90.00.
- Una fattura d'hotel da £300.00 con £50.00 di minibar che paghi tu: documento £300.00, rimborsabile £250.00.
Come si usa
- Apri la bozza e controlla l'Importo totale del documento rispetto alla ricevuta.
- Se chiedi meno, cambia l'Importo rimborsabile e spiega perché in Descrizione.
- Se non ti è dovuto nulla (per esempio hai pagato con una carta aziendale), disattiva Questa spesa è rimborsabile.
- Clicca su Invia per approvazione.
Ricevute in un'altra valuta
Inserisci l'Importo totale del documento e la Valuta del documento esattamente come sulla ricevuta. Factorial lo converte nella Valuta di rimborso al tasso di cambio della data della ricevuta e mostra il tasso usato. Puoi aumentare l'importo rimborsabile fino a quanto ti ha addebitato la banca, al massimo il 5% in più dell'importo convertito. Dettagli completi: Spese in un'altra valuta.
Imposte
Il dettaglio delle imposte (imponibile + importo dell'imposta, per ogni aliquota IVA) deve sommarsi al totale del documento.
- In caso contrario, a seconda della configurazione della tua azienda vedrai "Il dettaglio delle imposte è [importo] sopra il totale del documento" (o sotto). Correggi le righe in modo che corrispondano alla ricevuta.
- Se cambi il totale dopo aver compilato le imposte, clicca su Ricalcola le imposte per ricalcolarle con le stesse aliquote, oppure chiudi l'avviso per mantenerle (per esempio dopo aver aggiunto una mancia senza imposta).
- Ti serve più di un'aliquota IVA? Clicca su Aggiungi dettaglio imposte.
- Una riga di imposta che non può essere corretta ti impedisce di inviare: per esempio un imponibile superiore al totale del documento, un importo d'imposta superiore al suo imponibile o una percentuale superiore al 100%. Correggi la riga.
Consigli e buone pratiche
- Non cambiare mai il totale del documento con l'importo che vuoi riavere. Cambia invece l'importo rimborsabile, così la contabilità corrisponde alla ricevuta.
- Spiega qualsiasi differenza nella descrizione, così il tuo approvatore non deve chiedertela.
- Correlati: Come creo una spesa? · Perché la mia ricevuta non si carica o è stata letta male? · Spese in un'altra valuta
Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
"L'importo rimborsabile non può superare l'importo della ricevuta".
Stai chiedendo più di quanto indicato nella ricevuta (l'importo della ricevuta è l'Importo totale del documento). Nella stessa valuta, l'importo rimborsabile può essere al massimo il totale del documento. In un'altra valuta, al massimo il 5% in più dell'importo convertito. Controlla entrambi gli importi e le valute.
"Non è stato possibile ottenere un tasso di cambio per convertire in [valuta]".
Inserisci a mano l'importo rimborsabile prima di salvare, usando il tuo estratto conto.
"L'importo rimborsabile non può essere zero".
Inserisci l'importo da rimborsare, oppure disattiva Questa spesa è rimborsabile se non ti è dovuto nulla.
"Importo dell'imposta, imponibile o percentuale non validi".
Una delle righe di imposta non può essere corretta: un imponibile superiore al totale del documento, un importo d'imposta superiore al suo imponibile o una percentuale superiore al 100%. Controlla la riga rispetto alla ricevuta e correggila.
"La data del documento non può essere più di 1 giorno nel futuro".
La data del documento è più di un giorno dopo oggi, di solito per una data letta male o un errore di battitura (per esempio l'anno sbagliato). Controlla la ricevuta e correggi la Data del documento, poi invia di nuovo la spesa.
Le imposte non tornano più dopo aver cambiato il totale.
Factorial mostra un avviso quando il dettaglio delle imposte non corrisponde più al totale del documento. Clicca su Ricalcola le imposte per ricalcolare con le stesse aliquote, oppure chiudi l'avviso per lasciare le imposte come sono.
FAQ
1. La mia banca mi ha addebitato più dell'importo convertito. Perché dice "L'importo rimborsabile non può superare l'importo della ricevuta"?
Puoi chiedere fino al 5% in più dell'importo convertito al tasso di cambio della data della ricevuta. Se la tua banca ha addebitato di più, per esempio con una commissione per operazioni in valuta estera, non puoi aggiungere la differenza a questa spesa. Chiedi al tuo team finance come vogliono che vengano registrate le commissioni bancarie.
2. Quale tasso di cambio usa Factorial?
Quello della data della ricevuta. La spesa mostra il tasso e la sua data. Vedi Spese in un'altra valuta.
3. Il mio approvatore può cambiare l'importo?
Possono farlo le persone con il permesso di modificare le spese in sospeso, finché la spesa è in sospeso. Valgono gli stessi limiti.
4. Di quanto posso modificare un importo in valuta estera?
Fino al 5% in più dell'importo convertito da Factorial. Entro questo limite puoi inserire l'importo del tuo estratto conto.
5. Devo convertire io una ricevuta in valuta estera?
No. Inserisci la ricevuta così com'è, con l'importo e la valuta della ricevuta, e lascia che sia Factorial a convertirla.
6. Come cambio l'importo di una spesa già inviata?
Finché è In sospeso, clicca su Riporta in bozza, cambia gli importi e inviala di nuovo: vedi Come modifico o ritiro una spesa?. Una volta approvata non si può modificare: chiedi al tuo admin o al team finance. L'importo di una spesa con carta Factorial non si può cambiare in nessuno stato.