1. Cosa significa lo stato "rifiutato" su un documento che ho inviato per la firma?

Lo stato "rifiutato" su un documento che hai inviato per la firma significa che la persona ha rifiutato di firmare il documento. Quando una persona rifiuta, deve fornire una motivazione tramite un messaggio di testo che viene raccolto dal sistema. L'amministratore riceverà un'e-mail di notifica con il motivo, che apparirà anche nel visualizzatore di documenti.

2. Come inviare più documenti da firmare?

Per inviare più documenti da firmare, procedere come segue:

1. Nella barra laterale, selezionare Documenti
2. Selezionare Invia in blocco
3. Caricare un documento PDF
4. Scegliere le impostazioni di suddivisione
   
   • Mantieni i documenti con tutte le loro pagine
   • Dividere per pagine
   • Unire tutti i documenti in un unico documento
5. Scegliere la cartella di destinazione
6. Selezionare “Richiedi firma elettronica”.
   
   1. Destinatario: Il destinatario del documento riceverà una richiesta di firma.
   2. Firmatario aggiuntivo: Anche gli utenti selezionati riceveranno una richiesta di firma del file.
7. Fare clic su Carica file
8. Una volta caricato il documento, applicare i filtri se necessario e selezionare i dipendenti = destinatari.
9. Fare clic su Invia a X dipendenti

Il documento verrà caricato nella sezione “Documenti” del destinatario nella cartella definita. Ogni volta che viene caricato un nuovo documento, viene inviata un'e-mail al dipendente, che riceverà una notifica via e-mail e sulla sua Attività in sospeso.

3. Come firmare un documento?

Per firmare un documento, è necessario seguire i seguenti passaggi:

1. Apri la notifica ricevuta sulla tua dashboard indicando che è richiesta una firma
2. Leggi le istruzioni e fai clic su Avvia
3. Firma il documento
4. Accetta le condizioni
5. Fai clic su Invia documento

Il documento che stai firmando dovrebbe essere in formato PDF e non dovrebbe essere modificato o crittografato. Assicurati di inserire la firma all'interno della casella fornita.

Dopo aver firmato e inviato il documento, il tuo amministratore riceverà una notifica della tua firma e riceverà anche una conferma via e-mail.

4. È possibile firmare più pagine di un documento?

Sì, è possibile firmare più pagine di un documento. Tuttavia, con la nostra firma digitale avanzata, è sufficiente firmare una sola pagina. La firma digitale agisce come un timbro che copre tutte le pagine del documento. Per ulteriori informazioni, visitate la pagina del nostro partner: Documenti - Domande.

Se preferite che un utente firmi ogni pagina, potete farlo attraverso il profilo del dipendente. Questa opzione è disponibile solo per i file caricati singolarmente con un unico destinatario.

1. Nella barra laterale, selezionare Dipendenti 
2. Selezionare il dipendente di cui si desidera richiedere la firma elettronica.
3. Caricare un documento PDF
4. Scegliere la cartella di destinazione (se non si trova già all'interno di una cartella)
5. Selezionare “Richiedi firma elettronica”.
   
   1. Destinatario: Il destinatario del documento riceverà una richiesta di firma.
   2. Firmatario aggiuntivo: Anche gli utenti selezionati riceveranno una richiesta di firma del file.
6. Selezionare “Impostazione avanzata della firma” se si desidera apporre la firma.
7. Trascinare le schede di firma nel punto in cui si desidera che il destinatario firmi e ridimensionarle, se necessario.
    

8. Fare clic su Carica documento e richiedere la firma elettronica.

5. È possibile decidere il posizionamento delle firme?

Sì, è possibile decidere dove posizionare le firme. Questa opzione è disponibile nel profilo del dipendente e solo quando si caricano i singoli file. Queste impostazioni avanzate consentono di specificare la posizione esatta della firma.

Per farlo, seguire la procedura descritta nella domanda precedente.

6. La firma elettronica Factorial è legale?

Sì, la firma elettronica di Factorial è legale. La soluzione di firma elettronica fornita da Factorial è offerta da Signaturit, una società legaltech accreditata come Qualified Trust Service Provider (QTSP). Questa società fornisce soluzioni per la firma elettronica, la consegna elettronica certificata e l'identificazione elettronica. Nell'Unione Europea, il regolamento eIDAS stabilisce i requisiti minimi per considerare valida una firma elettronica e i suoi effetti legali. Tuttavia, la validità legale delle firme elettroniche può variare a seconda del documento ed è soggetta alla legislazione di ciascun Paese. Pertanto, si raccomanda di consultare il proprio consulente legale per casi d'uso specifici.

7. Qual è la dimensione massima di un documento inviato per la firma?

La dimensione massima di un documento che può essere inviato per la firma elettronica è di 15 MB. Qualsiasi file più grande verrà salvato correttamente, ma non sarà richiesta alcuna firma elettronica.