Come funziona l'integrazione del servizio di dati di fatturazione DATEV?

L'integrazione invia le tue spese approvate da Factorial al tuo consulente fiscale in DATEV Unternehmen online. Ogni spesa arriva con la sua ricevuta ed è già assegnata ai conti, quindi il tuo consulente fiscale deve solo esaminarla e registrarla.

• I dati vanno solo in un'unica direzione, da Factorial a DATEV.
• Non ci sono file da scaricare o caricare. Factorial invia i dati direttamente.
• L'integrazione è disponibile per le entità legali in Germania.

Prima di iniziare

Cosa ti serve in Factorial

Piano: Spese insieme alla contabilità (conti G/L). Hai contabilità se uno di questi si applica:

• Hai spese nel piano Enterprise, oppure
• Hai spese nel piano Business, più contabilità fornitori o approvvigionamento nel piano Business o superiore.

Impostazione della contabilità: ogni categoria di spesa deve essere collegata a un conto G/L (Sachkonto). Puoi farlo nelle impostazioni contabili o tramite One.

Chi può fare cosa:

• Gli amministratori installano l'integrazione e collegano DATEV.
• Gli amministratori e i manager con il permesso di gestire le spese possono trasferire le spese.
• Creare il piano dei conti e collegare le categorie ai conti G/L richiede i permessi contabili (“Gestire i conti di libro” e “Assegnare i conti di libro alle risorse”).

Il mio consulente fiscale ha bisogno di accesso a Factorial?

• No. Nella maggior parte dei casi, l'azienda configura l'integrazione e trasferisce le spese, mentre il tuo consulente fiscale lavora solo in DATEV.
• Se il tuo consulente fiscale deve lavorare anche in Factorial, un amministratore lo aggiunge in uno dei due modi:
  • Come dipendente della tua azienda, oppure
  • Come utente esterno del tuo account Factorial.

Poi l'amministratore gli assegna un gruppo di permessi che gli consente di gestire le spese.

Cosa concordare prima con il tuo consulente fiscale

Esamina insieme questa lista prima di configurare qualcosa:

• Quale cliente DATEV (Mandant) ogni entità legale tedesca registra, con il Beraternummer e Mandantennummer. Questi devono corrispondere ai dati di contabilità (Buchführungsbestand) in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen.
• Anno fiscale: deve esistere in DATEV, con il libro giusto abilitato per esso:
  • Il Rechnungseingangsbuch (libro delle fatture in entrata) per le spese rimborsate e qualsiasi spesa che non va nel Kassenbuch,
  • Kassenbuch online se invii le spese della carta aziendale a un Kassenbuch.
• Piano dei conti e lunghezza del conto: SKR03 o SKR04, e quanti numeri ha un conto G/L (ad esempio 4).
• Assegnazione del conto: quale categoria di spesa si registra su quale conto G/L e centro di costo, e quali conti creditori (Personenkonten) utilizzare per i rimborsi e i pagamenti con la carta aziendale.
• IVA: Factorial invia l'aliquota IVA e l'importo, ma non la chiave fiscale (BU-Schlüssel). Concorda come il tuo consulente fiscale gestisce l'IVA in DATEV.
• Chi ordina il servizio e concede accesso in DATEV (il tuo consulente fiscale), e chi accede a DATEV da Factorial (vedi sotto).

Cosa imposta il tuo consulente fiscale in DATEV

Il tuo consulente fiscale fa questo una volta per ogni cliente, in MyDATEV Mandantenregistrierung, che inizia da DATEV Arbeitsplatz. La guida passo passo di DATEV è DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 als Steuerberatungskanzlei bestellen und einrichten (Doc. No. 1037210).

Prima di iniziare, il cliente ha bisogno del servizio (Leistung) Buchführung in DATEV Arbeitsplatz, e la persona che ordina ha bisogno del giusto “Bestellen-/Vertrags- und Personendaten verwalten” in DATEV Rechteverwaltung online.

1. Ordina DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 con il numero di consulente utilizzato dal cliente (mandantengenutzte Beraternummer). Se il cliente ne ha già uno, ad esempio per DATEV Unternehmen online, viene riutilizzato; altrimenti ne viene creato uno nuovo. Un Kanzlei-Beraternummer non può essere utilizzato qui. Nello stesso passaggio, il tuo consulente fiscale sceglie la persona della tua azienda che collegherà Factorial e, se necessario, ordina un DATEV SmartLogin per loro. La tua azienda riceve l'ID SmartLogin e il codice di registrazione per posta.
2. Assegna il modello di diritti (Rechtevorlage) “DATEV Rechnungsdatenservice 1.0” a quella persona. Solo un amministratore in DATEV Rechteverwaltung online può farlo, sia durante l'ordine che successivamente in Rechteverwaltung online.
3. Crea il set di dati in DATEV Belege online con il modulo di elaborazione “Erweitert”, incluso l'anno fiscale. Il suo Beraternummer e Mandantennummer vengono presi dalla Leistung Buchführung. Non è necessario un contratto separato di DATEV Unternehmen online solo per ricevere i dati.

La persona del passaggio 1 collega Factorial con il loro SmartLogin (o un altro metodo di accesso DATEV, come mIDentity o SmartCard).

Se qualcuno dello studio del consulente fiscale trasferisce le spese invece, il tuo consulente fiscale ordina solo il servizio con il numero di consulente utilizzato dal cliente, e la tua azienda non ha bisogno di uno SmartLogin. Lo studio assegna il Rechtevorlage al proprio dipendente (Doc. No. 1018840), che accede da Factorial con il proprio accesso DATEV e ha bisogno di accesso a Factorial (vedi sopra).

Se utilizzi il Kassenbuch per le carte aziendali, il tuo consulente fiscale abilita anche DATEV Kassenbuch online per il set di dati, crea un Kassenbuch per il cliente e lo apre per l'anno fiscale corrente. DATEV non apre automaticamente nuovi anni di cassa, quindi questo deve essere ripetuto ogni anno. Un Kassenbuch che riceve solo pagamenti con carta ha bisogno di un saldo iniziale, o il controllo del saldo negativo di DATEV disattivato. Belege online con il modulo di elaborazione “Erweitert” è necessario anche in questo caso.

Imposta l'integrazione

1. Installa l'integrazione. Vai su Marketplace, apri DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 e clicca su Installa.
2. Collegati a DATEV. Nella scheda Connessione, clicca su Collegati a DATEV e accedi con il tuo DATEV SmartLogin (o un altro metodo di accesso DATEV, come mIDentity o SmartCard).
3. Scegli il cliente DATEV. Nella scheda Configurazione, scegli il cliente DATEV per ogni entità legale tedesca. L'elenco mostra solo i clienti ai quali hai accesso in DATEV.
4. Opzionale: aggiungi conti creditori. Nella scheda Rechnungseingangsbuch, inserisci il conto creditore per i rimborsi (Kreditorensammelkonto) e, opzionalmente, quello per le spese pagate dall'azienda. Puoi anche dare a singoli dipendenti il proprio conto creditore.
5. Opzionale: invia le spese della carta aziendale a un Kassenbuch. Nella scheda Kassenbuch, attiva Esporta le spese della carta aziendale a un Kassenbuch. Scegli le carte (carta di credito aziendale, carta di debito aziendale o Factorial card) e inserisci esattamente il nome del Kassenbuch come il tuo consulente fiscale lo ha chiamato in DATEV, ad esempio “Factorial Karte”. Le spese rimborsate vanno sempre nel Rechnungseingangsbuch.

Controlla che tutto sia collegato correttamente

Nella scheda Connessione:

• Stato mostra Collegato.
• Autorizzato da (DATEV) mostra il nome della persona che ti aspetti.
• La connessione scade il mostra fino a quando puoi trasferire. Per motivi di sicurezza, la connessione dura 11 ore. Ti verrà chiesto di riconnetterti se provi a sincronizzare dopo quel tempo.

Nella scheda Configurazione, ogni cliente mostra il suo nome e numeri, un risultato di controllo per ogni libro (il Rechnungseingangsbuch, e il Kassenbuch se ne utilizzi uno) e quando è stato controllato l'ultima volta con DATEV:

• Pronto: puoi trasferire.
• Richiede attenzione: puoi trasferire, ma alcuni conti verranno rifiutati. Clicca su Mostra dettagli per vedere quali.
• Non può esportare: manca qualcosa in DATEV. Il messaggio ti dice cosa.

Puoi vedere e revocare l'accesso di Factorial in DATEV sotto Applicazioni collegate.

Trasferisci le spese

1. In Spese, filtra l'elenco delle spese approvate che desideri trasferire e clicca su Sincronizza con DATEV in fondo alla pagina. Factorial trasferisce le spese mostrate nell'elenco; selezionare spese singole non cambia ciò che viene inviato.
2. Factorial le invia a DATEV, raggruppate per cliente e mese. I mesi del Kassenbuch vengono inviati uno alla volta, partendo dal più vecchio, quindi un trasferimento che copre più mesi richiede un po' più di tempo.
3. Puoi vedere lo stato di sincronizzazione di ogni spesa direttamente in Spese. Per ulteriori dettagli, inclusi i messaggi di DATEV, apri la scheda Registro di elaborazione dell'integrazione.

Cosa viene inviato

Per ogni spesa, Factorial invia:

• data, importo e valuta (con il tasso di cambio per le valute estere),
• aliquota IVA e importo,
• conto G/L e conto creditore,
• centro di costo,
• nome del commerciante e ID IVA,
• numero di fattura e descrizione,
• la ricevuta.

Cosa succede in DATEV

In Belege online, i conti sono già compilati: Sachkonto, Geschäftspartner-Konto (il conto creditore) e l'aliquota fiscale. BU rimane vuoto, perché la chiave fiscale non viene inviata.

1. Ogni spesa appare in Belege online in DATEV Unternehmen online, con la ricevuta allegata. Viene archiviata nel Belegkreis che il tuo consulente fiscale ha impostato per le fatture in arrivo (di default “Eingangsrechnungen”), sotto il mese della spesa.
2. I dati della fattura diventano un Belegsatz nel Rechnungseingangsbuch di Belege online, collegato alla ricevuta e con i conti già compilati. Ogni upload è elencato sotto Startseite Belege › Protokolle › Import › Importprotokoll anzeigen.
3. Il tuo consulente fiscale rende i Belegsätze disponibili per la contabilità: sotto Startseite Belege › Belege bereitstellen, selezionano il Belegstapel e cliccano su Bereitstellen.
4. In DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, il tuo consulente fiscale li recupera (Bestand › Daten holen › Mandant ergänzen), crea proposte di registrazione (Buchungsvorschläge) sotto Belege buchen, le controlla, aggiunge la chiave fiscale se necessario e le registra.

Se utilizzi il Kassenbuch, le spese della carta aziendale appaiono come movimenti di cassa (Kassenbewegungen) in DATEV Kassenbuch online invece. Il tuo consulente fiscale clicca su Festschreiben und Bereitstellen lì e poi le recupera allo stesso modo.

Factorial non registra mai direttamente nei tuoi conti. Se modifichi una spesa dopo averla trasferita, correggi il Beleg in DATEV, quindi contrassegna la spesa come Accetta come esportata nella scheda Registro di elaborazione in modo che i trasferimenti successivi la saltino.

Risoluzione dei problemi

Per qualsiasi cosa riguardante l'integrazione in Factorial, contatta Factorial Support. Il tuo consulente fiscale o il loro amministratore DATEV gestisce le impostazioni e i diritti di accesso in DATEV.

• Il cliente DATEV è mancante, o Factorial dice che non c'è accesso al cliente
  La persona che ha effettuato l'accesso non ha il diritto Rechnungsdatenservice 1.0 per quel cliente, o il servizio non è stato ancora ordinato.
  → Chiedi all'amministratore DATEV del tuo consulente fiscale di assegnare il Rechtevorlage “DATEV Rechnungsdatenservice 1.0” in Rechteverwaltung online. Poi ricarica la pagina.
  Chi aiuta: il tuo consulente fiscale.
   
• Non riesco a selezionare il cliente di cui ho bisogno
  Potresti aver effettuato l'accesso con un SmartLogin o SmartCard diversa. Controlla chi è mostrato sotto Autorizzato da (DATEV). Se è la persona sbagliata, clicca su Disconnetti e accedi di nuovo con quella giusta.
  Se Factorial dice che due entità legali non possono registrarsi nello stesso cliente, scegli un cliente diverso per una di esse.
  Chi aiuta: tu; se il cliente non appare ancora, il tuo consulente fiscale.
   
• Effettuare il login in DATEV non funziona
  • Lo SmartLogin è bloccato o non attivato. L'amministratore DATEV del tuo consulente fiscale può risolvere questo problema.
  • Torni a Factorial, ma lo stato è ancora “Non collegato”. Clicca su Collegati a DATEV di nuovo. Se continua a succedere, contatta Factorial Support.
  • Lo stato dice “Riconnessione necessaria”. La connessione è scaduta o è stata revocata. Clicca su Collegati a DATEV di nuovo.
     
• Un trasferimento è fallito o è stato solo parzialmente accettato
  Apri il Registro di elaborazione. Per ogni spesa vedrai perché è stata rifiutata, spesso con un link all'aiuto di DATEV.
  • Problemi di conto (ad esempio un conto G/L è mancante o ha la lunghezza sbagliata): risolvili nelle impostazioni contabili in Factorial, poi trasferisci di nuovo.
  • Problemi di configurazione DATEV (ad esempio nessun anno fiscale, o il modulo di elaborazione non è “Erweitert”): chiedi al tuo consulente fiscale.
  • Stato “Controlla in DATEV”: Factorial non è riuscito a confermare il risultato. Controlla in Belege online se i documenti sono arrivati. Se non lo sono, scegli Non registrato in DATEV in modo che il prossimo trasferimento li invii di nuovo. Se ci sono, scegli Accetta come esportato.
  • DATEV non può essere raggiunto, o l'errore continua a ripresentarsi: contatta Factorial Support. Includi l'ID lavoro DATEV dal registro di elaborazione.
     
• Le spese della carta aziendale non raggiungono il Kassenbuch
  Nella scheda Configurazione, il risultato del controllo ti dice cosa manca:
  • “Questo cliente non ha Kassenbuch” o “Il Kassenbuch non ha anno fiscale per oggi”: chiedi al tuo consulente fiscale di creare il Kassenbuch o aprire l'anno corrente in Kassenbuch online.
  • “Il Kassenbuch dell'anno prossimo non è ancora aperto”: l'anno fiscale termina presto. Chiedi al tuo consulente fiscale di aprire il prossimo anno prima del tuo primo trasferimento del nuovo anno.
  • “Solo le spese della carta aziendale possono essere esportate”: il Kassenbuch è pronto ma il Rechnungseingangsbuch non lo è. Le spese con carta vengono comunque trasferite. Le spese rimborsate non possono essere trasferite fino a quando il tuo consulente fiscale non abilita il Rechnungseingangsbuch. Se trasferisci solo le spese con carta, puoi ignorare questo messaggio.
    Se il nome del Kassenbuch in Factorial non corrisponde esattamente a DATEV, correggilo nella scheda Kassenbuch.
    Chi aiuta: il tuo consulente fiscale; per il nome, tu.
     
• Alcuni campi mancano in DATEV
  DATEV mostra solo i campi che sono abilitati nel modulo di inserimento Belege online (Erfassungsmaske). Chiedi al tuo consulente fiscale di abilitarli.

Aiuto DATEV

• DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 als Steuerberatungskanzlei bestellen und einrichten (Doc. No. 1037210)
• DATEV Rechnungsdatenservice 1.0: Daten übernehmen (Doc. No. 1071255)
• Datenservices Rechnungswesen: Definizione e impostazione delle diritti di accesso (Doc. No. 1018840)
• Controllare l'importazione di documenti digitali e dati di documenti strutturati (Doc. No. 1022872)
• Applicazioni collegate in DATEV

Hai bisogno di aiuto?

• Factorial Support — impostazione dell'integrazione e errori di trasferimento: contatta Factorial Support
• Il tuo consulente fiscale — ordinare il servizio, diritti in DATEV, impostazioni del cliente e registrazione in DATEV