Come approvatore, decidi cosa succede a ogni spesa inviata dal tuo team: approvarla, rimandarla indietro perché il dipendente la corregga o rifiutarla. Decisioni chiare con un breve motivo significano meno domande, meno reinvii e rimborsi più rapidi.

Decidere su una spesa

Panoramica

Decidi sulle spese In sospeso che aspettano il tuo passaggio del flusso di approvazione. Richiedi modifiche è il modo per rimandare indietro una spesa. Con i Controlli delle spese, la raccomandazione di One (come "Approvazione consigliata") è un consiglio: decidi tu.

Come si usa

1. Apri la spesa dalla tua Posta in arrivo o da Spese > Spese dei dipendenti (vedi Come trovo le spese che devo approvare?).
2. Controlla la ricevuta, l'importo, la data, la categoria, il progetto e gli avvisi come Non conforme alla policy (e Duplicato, se puoi vedere tutte le spese dell'azienda).
3. Decide:
   • Approva quando tutto è corretto e rispetta la tua policy: clicca su Approva. Vedrai "Approvata correttamente."
     

     

   • Richiedi modifiche quando manca qualcosa o c'è qualcosa di sbagliato ma la spesa in sé va bene (una ricevuta sfocata, la categoria sbagliata, un progetto o dei partecipanti mancanti): clicca sulla freccia accanto a Approva, scegli Richiedi modifiche, scrivi cosa correggere e clicca su Richiedi modifiche.
     

     

   • Reject only when the company shouldn't pay it at all (it's personal, a duplicate, or clearly against your policy): click the arrow, choose Reject, explain why under Rejection reasons and click Reject. You'll see “Rejected successfully.”
     

     

      

Più veloce dalla Posta in arrivo: passa il cursore su una richiesta nell'elenco e clicca su Approva (o Rifiuta) senza aprirla.

Più spese insieme: in Spese > Spese dei dipendenti, filtra per Approvazioni in sospeso > Mie, seleziona le spese e clicca su Approva (o Rifiuta) nella barra in basso. L'approvazione si applica subito, senza conferma.

Approvare per l'intero flusso (Approvazione globale)

Con il permesso Approvatore globale per le spese (di solito il team finance), puoi approvare qualsiasi spesa in sospeso anche quando non è il tuo turno, ad esempio quando l'approvatore è assente. Apri la spesa, clicca su Approvazione globale (nel menu a tendina Approva se è anche il tuo turno) e conferma. Questo salta tutti gli altri passaggi di approvazione.

Suggerimenti e buone pratiche

Risoluzione dei problemi e FAQ

Risoluzione dei problemi

Il pulsante Approva è disattivato.
Se la tua azienda usa i Controlli delle spese, l'approvazione parte quando i controlli terminano, al massimo 1 ora dopo l'invio della spesa. Ricarica la pagina più tardi.

Non riesco ad approvare una spesa e compare un messaggio su un problema.
Factorial ricontrolla la spesa quando la approvi, con le stesse regole di quando è stata inviata. Se qualcosa non è più valido (ad esempio, l'importo rimborsabile supera il totale della ricevuta), l'approvazione viene rifiutata. Clicca su Richiedi modifiche così il dipendente può correggerla.

Ho approvato (o rifiutato) una spesa, ma risulta ancora In sospeso.
La pagina può impiegare qualche secondo per mostrare il nuovo stato. Aspetta un momento o ricarica la pagina: la Cronologia delle approvazioni mostra già il tuo passaggio come Completato.

Non vedo Approva, Rifiuta o Richiedi modifiche.
La spesa non aspetta te: aspetta un altro approvatore, è già stata decisa o è tornata al dipendente. Il suo stato indica quale caso è.

"Impossibile approvare la spesa. Ricarica per vedere il suo stato attuale."
Qualcun altro ha deciso o il suo stato è cambiato mentre la tenevi aperta. Ricarica la pagina.

Non riesco a rimandare indietro una sola spesa di un gruppo.
Nella pagina del gruppo approvi o rifiuti l'intero gruppo. Per rimandare indietro una sola spesa, aprila dal gruppo e clicca lì su Richiedi modifiche.

Alcune spese non sono state approvate quando ne ho approvate diverse insieme.
Se non puoi approvare alcune delle spese selezionate (ad esempio perché aspettano qualcun altro), Factorial approva le altre e ti dice quali ha saltato.

FAQ

1. Il motivo è obbligatorio quando rifiuto o richiedo modifiche?

Sullo schermo è facoltativo, ma aggiungilo sempre, ad esempio "Aggiungi la fattura dettagliata con l'IVA." Il dipendente lo vede nei dettagli della spesa, può correggere solo ciò che sa e si evita un giro di domande. Tramite One il motivo è obbligatorio: One te lo chiede se non lo indichi.

2. Dove compare il mio motivo dopo aver richiesto modifiche?

Dopo aver cliccato su Richiedi modifiche, vedrai "Modifiche richieste correttamente" e il tuo motivo compare in alto nella spesa. Da Spese > Spese dei dipendenti, una finestra Richiedi modifiche ti chiede il Motivo prima di confermare.

3. Cosa succede dopo che ho richiesto modifiche?

La spesa torna al dipendente come Modifiche richieste, con il tuo motivo. Quando la corregge e clicca su Invia per approvazione, torna a te come In sospeso.

4. Cosa succede dopo che ho approvato una spesa?

Il dipendente viene avvisato e la spesa non può più essere modificata. Se il flusso ha un altro passaggio, l'approvatore successivo riceve la richiesta. Se eri l'ultimo, la spesa diventa Approvata e il tuo team finance la rimborsa (vedi Come rimborso le spese tramite payroll?, Come rimborso le spese con un file SEPA? e Come segno una spesa come pagata o annullo l'operazione?).

5. Cosa succede dopo che ho rifiutato una spesa?

Un rifiuto conclude l'approvazione. La spesa diventa Rifiutata, il dipendente viene avvisato con il tuo motivo e non può modificare una spesa rifiutata. L'hai rifiutata per errore? Vedi Come correggo una spesa rimandata indietro o rifiutata?.

6. Una spesa ha un avviso "Non conforme alla policy". Posso comunque approvarla?

Sì. Gli avvisi e i Controlli delle spese non ti impediscono mai di decidere. Aggiungi un commento così il dipendente e il team finance capiscono perché.

7. Posso annullare un'approvazione o un rifiuto?

Non da solo. Chi ha il permesso di reimpostare il flusso di approvazione (di solito un admin o il team finance) può riportare la spesa In sospeso, al primo passaggio del flusso. Vedi Come correggo una spesa rimandata indietro o rifiutata?.

8. Posso segnare una spesa come pagata quando la approvo?

Non per impostazione predefinita. Il pagamento è un passaggio separato con un suo permesso, di solito assegnato al team finance. Il tuo admin può darlo a te. Vedi Come segno una spesa come pagata o annullo l'operazione?.

9. Devo approvare se sono anche la persona che ha inviato la spesa?

No. Se sei un approvatore di un passaggio per una tua spesa, quel passaggio viene approvato automaticamente. Lo stesso accade se hai già approvato un passaggio precedente della stessa spesa e quando aggiungi una spesa per conto di qualcuno di cui sei l'approvatore.