Questo articolo è per: admin e team finance.
La giusta configurazione delle approvazioni fa passare rapidamente la maggior parte delle spese e dedica il tempo delle persone solo dove serve. Qui sotto trovi esempi pronti da adattare per una startup, una PMI e una multinazionale, con le parole esatte da dire a One, il nostro assistente AI. One le trasforma in controlli spese (la spesa rispetta la policy?) e in un flusso di approvazione (chi la verifica?).
Come lavorano insieme le due parti
Panoramica
- I controlli spese leggono ogni spesa e le assegnano un risultato: Conforme alla policy, Avviso, Non conforme alla policy o Impossibile verificare.
- Il flusso di approvazione decide cosa succede dopo: approvare automaticamente, chiedere a una persona o rifiutare, in base ai dettagli della spesa e al risultato dei controlli spese. Le regole puntano a ruoli, come "il responsabile del dipendente", così il flusso continua a funzionare quando le persone cambiano team. Vedi Come configuro il flusso di approvazione? per tutte le opzioni.
Cosa ti serve: il permesso Può accedere alle impostazioni delle spese e One attivo nella tua azienda.
Come si usa
- Vai su Impostazioni > Spese, fai clic su Controlli spese in Automazioni, poi su Modifica controlli e descrivi la tua policy. Vedi Come verifico le spese rispetto alla mia policy?
- In Impostazioni > Spese, fai clic su Flusso di approvazione in Configurazione, poi su Modifica e descrivi chi approva cosa. Vedi Come configuro il flusso di approvazione?
- Controlla ciò che One ha preparato nella pagina e fai clic su Salva. Non cambia nulla finché non salvi.
Startup (fino a circa 50 persone)
Obiettivo: velocità. I fondatori non vogliono approvare un caffè e nessuno ha ancora un team finance.
Chiedi a One il tuo flusso:
"Approva automaticamente le spese che superano i controlli spese e sono inferiori a 100 €. Invia tutte le altre al responsabile del dipendente. Se il dipendente non ha un responsabile, inviale al CEO."
PMI (da circa 50 a 500 persone)
Obiettivo: un controllo finance su ciò che conta, senza rallentare il resto.
Chiedi a One il tuo flusso:
"Approva automaticamente le spese che superano i controlli spese e sono inferiori a 200 €. Invia gli avvisi e tutto ciò che supera 200 € al responsabile del dipendente. Dopo il responsabile, invia al team finance le spese superiori a 1.000 € e tutto ciò che non è conforme alla policy."
Controlla il riepilogo di One prima di salvare (vedi FAQ 5). Altri controlli da aggiungere: vedi FAQ 7.
Multinazionale (più entità legali o paesi)
Obiettivo: lo stesso controllo ovunque, con i team finance locali responsabili della propria entità.
Chiedi a One il tuo flusso:
"Approva automaticamente le spese che superano i controlli spese e sono inferiori a 150 €. Invia tutte le altre al responsabile del dipendente. Poi invia le spese dell'entità legale della Spagna al team finance della Spagna e quelle dell'entità legale della Germania al team finance della Germania. Invia le spese superiori a 5.000 € al CFO come ultimo passaggio."
Consigli e best practice
- Parti in modo semplice. Uno o due passaggi bastano alla maggior parte delle aziende. Aggiungi passaggi solo quando ne vedi la reale necessità.
- Decidi cosa succede alle spese che non è stato possibile verificare, così nulla viene approvato senza che nessuno lo guardi.
- Usa ruoli, non nomi, così il flusso regge a chi entra e a chi esce.
- Chiedi a One di spiegare il tuo flusso ("spiega il mio flusso di approvazione") e verificalo una volta a trimestre.
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Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
Una spesa è andata alla persona sbagliata.
Vale la prima regola che corrisponde. Assicurati che le regole specifiche vengano prima di quelle generali e che il dipendente abbia un responsabile nel proprio profilo.
One non risponde nella pagina Flusso di approvazione.
Ricarica la pagina e riprova. Se il problema persiste, contatta l'assistenza.
Troppe spese arrivano ancora a una persona.
Guarda quali controlli generano più spesso avvisi. Modifica la regola, oppure lascia che gli avvisi sotto un piccolo importo vengano approvati automaticamente.
FAQ
1. Posso ancora scegliere gli approvatori per livello, come prima?
Sì, con parole tue: "prima il responsabile, poi la finance" è un flusso a due passaggi.
2. Mi servono i controlli spese per automatizzare le approvazioni?
No. Puoi approvare automaticamente solo in base all'importo. I controlli spese rendono il processo più sicuro, perché passano solo le spese che rispettano la tua policy.
3. I controlli impediscono a un dipendente di inviare una spesa?
No. I controlli non bloccano mai l'invio o l'approvazione. Il tuo flusso decide cosa fare con il risultato.
4. Che fine hanno fatto i nostri vecchi gruppi di approvazione e le policy di spesa?
I gruppi di approvazione sono diventati il tuo flusso di approvazione e le policy di spesa sono diventate controlli spese, così le tue regole sono state mantenute.
5. One ha inviato alla finance spese con un avviso nell'esempio della PMI. È normale?
Può succedere: One potrebbe inviare alla finance anche le spese con un avviso, non solo quelle non conformi alla policy. Controlla il riepilogo di One prima di salvare e, se non è ciò che vuoi, diglielo, ad esempio "invia alla finance solo le spese non conformi alla policy, non gli avvisi".
6. Dove si trovano i controlli spese e il flusso di approvazione nelle Impostazioni?
Entrambi sono in Impostazioni > Spese: Controlli spese in Automazioni e Flusso di approvazione in Configurazione.
7. Quali controlli spese dovrei aggiungere per la dimensione della mia azienda?
- Startup: l'insieme predefinito, più uno o due limiti reali, ad esempio "Pasti al massimo 30 € a persona".
- PMI: limiti settimanali o mensili per categoria, scadenze (ad esempio 30 giorni per l'invio) e fatture dettagliate con IVA oltre un certo importo.
- Multinazionale: regole solo per alcune persone (ad esempio limiti alberghieri diversi per paese), controlli sulla valuta e viaggi in business o prima classe segnalati come avviso.
8. Cosa succede se una spesa non corrisponde a nessuna delle mie regole?
Indica cosa vuoi già nella prima richiesta, ad esempio "invia tutto il resto al responsabile del dipendente", come negli esempi sopra, così ogni spesa ha un passaggio successivo. Poi controlla il riepilogo di One prima di salvare.