Dieser Artikel richtet sich an: Admins, Finanzteams und genehmigende Personen.
Ausgabenprüfungen nehmen Ihrem Team die manuelle Prüfung ab. One, unser KI-Assistent, prüft jede Ausgabe anhand Ihrer Ausgabenrichtlinie, sobald die nötigen Angaben vorliegen, und sagt Mitarbeitenden und prüfenden Personen, was zu korrigieren ist, sodass Ihr Team nur die Ausgaben prüft, die eine Entscheidung brauchen.
Ausgabenprüfungen
Übersicht
Jedes Unternehmen startet mit 28 vorgefertigten Prüfungen (Tabelle unten), und Sie fügen eigene in einfachen Worten hinzu. Prüfungen hindern niemanden am Einreichen oder Genehmigen. Prüfende Personen entscheiden, es sei denn, Sie richten Ihren Genehmigungsablauf so ein, dass automatisch genehmigt oder abgelehnt wird. Sie suchen Ausgabenrichtlinien? Das sind jetzt Ausgabenprüfungen.
Was Sie brauchen: die Berechtigung Kann auf Ausgabeneinstellungen zugreifen und One ist in Ihrem Unternehmen aktiviert. Das Einrichten Ihrer Prüfungen mit One ist kostenlos; jede geprüfte Ausgabe verbraucht 2 One-Credits (siehe FAQ 14).
So geht's
- Gehen Sie zu Einstellungen > Ausgaben > Automatisierungen > Ausgabenprüfungen. Das Label neben dem Titel zeigt An oder Aus.
- Klicken Sie auf Prüfungen bearbeiten. One öffnet sich mit einigen Vorschlägen.
- Wählen Sie einen aus oder beschreiben Sie Ihre Regel und ob sie eine Warnung oder nicht richtlinienkonform ist, zum Beispiel „Personen dürfen höchstens £100 pro Woche für Mahlzeiten ausgeben“.
- One fügt jede Regel, die es verifizieren kann, unter Weiche Markierungen — Warnung oder Harte Markierungen — nicht richtlinienkonform hinzu und sagt Ihnen, wenn eine Regel nicht geprüft werden kann.
- Chatten Sie weiter, um anzupassen, und klicken Sie dann auf Speichern. Verlassen Sie die Seite vor dem Speichern, geht Ihr Entwurf verloren.
Wenn Sie den Schalter neben Ausgabenprüfungen ausschalten, geht jede Ausgabe über Ihren Genehmigungsablauf in die manuelle Prüfung; Ihre Prüfungen bleiben erhalten.
Vorgefertigte Prüfungen
Harte Markierungen bedeuten nicht richtlinienkonform; weiche Markierungen sind Warnungen (siehe FAQ 8).
| Gruppe | Harte Markierungen (12) | Weiche Markierungen (16) |
|---|---|---|
| Zeitpunkt | Datum nach dem Senden · außerhalb des Vertrags der Mitarbeitenden | Mehr als 30 Tage nach dem Belegdatum gesendet · Belegdatum weicht um mehr als einen Tag vom Beleg ab |
| Belege | Fehlend, unleserlich, Kartenterminal-Beleg, nicht aufgeschlüsselt, auf ein anderes Unternehmen ausgestellt | |
| Was gekauft wurde | Tabak und Glücksspiel, Bußgelder, Geschenkkarten und Bargeld, Haushaltsartikel, Hotel- und Reiseextras, Körperpflege, Kosten für Familie und Haustiere, private Abonnements, Spenden | |
| Beträge | Mehr als 1 % über der Belegsumme geltend gemacht | Währung weicht vom Beleg ab |
| Kontext | Kein geschäftlicher Zweck, Gäste nicht genannt, Kategorie passt nicht | |
| Einen Blick wert | Alkohol, Business Class, Wochenende oder Feiertag, Abwesenheit (benötigt das Modul Abwesenheiten), Kilometer an einem Mietwagentag |
Was Mitarbeitende und prüfende Personen sehen
Jede Ausgabe erhält ein Ergebnis (Richtlinienkonform, Hinweis, Nicht richtlinienkonform oder Nicht prüfbar) mit der Erklärung von One zu jeder Markierung. Mitarbeitende sehen es im Entwurf und können es zuerst korrigieren. Prüfende Personen sehen in der Genehmigungsanfrage eine Empfehlung, zum Beispiel „Genehmigung empfohlen“. Die Spalte Warnungen in der Ausgabenliste zeigt die Markierungen.
Um richtlinienkonforme Ausgaben automatisch zu genehmigen, nutzen Sie das Ergebnis in Ihrem Genehmigungsablauf (siehe FAQ 2).
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Starten Sie mit den vorgefertigten Prüfungen und entfernen Sie die, die nicht zu Ihrem Unternehmen passen, statt alles von Grund auf zu schreiben.
- Nutzen Sie Warnungen für „einen Blick wert“ und „nicht richtlinienkonform“ für harte Grenzen. Zu viele harte Markierungen gewöhnen prüfende Personen daran, sie zu ignorieren.
- Legen Sie in Ihrem Genehmigungsablauf fest, was mit Ausgaben passiert, die nicht geprüft werden konnten, damit nichts versehentlich ohne Prüfung genehmigt wird.
- Möchten Sie, dass auch Mitarbeitende Ihre Richtlinie lesen? Veröffentlichen Sie sie als Dokument im Handbuch. Ausgabenprüfungen wenden sie an; das Handbuch teilt sie.
- Siehe auch: Wie richte ich den Genehmigungsablauf ein? · Wie gehe ich mit doppelten Ausgaben um? · Wie erkennt Factorial automatisch Duplikate und andere Fehler? · Wie schreibe ich eine Ausgabenrichtlinie, die One prüfen kann?
Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
- Eine Ausgabe meldet, dass sie nicht geprüft werden konnte. Möglicherweise hat Ihr Unternehmen keine One-Credits mehr, die Prüfung wurde nicht innerhalb von 1 Stunde fertig oder es gab einen vorübergehenden Fehler. Prüfen Sie sie manuell. Das Bearbeiten der Ausgabe startet die Prüfungen erneut.
- Eine Ausgabe zeigt dauerhaft „Richtlinie Ihres Unternehmens wird geprüft...“ Während die Prüfungen laufen, zeigt die Ausgabe diese Meldung. Mitarbeitende können sie trotzdem einreichen und die Genehmigung beginnt spätestens nach 1 Stunde. Bleibt sie länger so, wenden Sie sich mit dem Link zur Ausgabe an unser Support-Team.
- Ausgaben zeigen kein Ergebnis. Prüfen Sie, ob die Ausgabenprüfungen An sind, ob Sie mindestens eine Prüfung gespeichert haben und ob One aktiviert ist. Entwürfe werden erst geprüft, wenn alle erforderlichen Angaben vorliegen.
- „Diese Prüfungen konnten nicht gespeichert werden.“ Der Entwurf von One hat die Validierung nicht bestanden. Bitten Sie One, die Prüfungen zu verfeinern, und versuchen Sie es erneut.
- Ich sehe die Schaltfläche Prüfungen bearbeiten nicht. Prüfen Sie, ob One für Ihr Unternehmen aktiviert ist und ob Sie die Berechtigung Kann auf Ausgabeneinstellungen zugreifen haben.
FAQ
1. Was sehen Mitarbeitende und prüfende Personen bei jedem Ergebnis der Ausgabenprüfungen?
Jedes Ergebnis zeigt den Mitarbeitenden und der prüfenden Person eine andere Meldung, dazu eine kurze Erklärung von One zu jeder Markierung, etwa wie hoch die Grenze war und um wie viel die Ausgabe sie überschritten hat:
| Ergebnis | Mitarbeitende sehen | Prüfende Person sieht |
|---|---|---|
| Richtlinienkonform | „Bereit zum Senden“ | „Genehmigung empfohlen“ |
| Hinweis | „Vor dem Senden prüfen“ (Entwurf) oder „Ihre genehmigende Person könnte dazu Fragen haben“ (eingereicht) | „Prüfung empfohlen“ |
| Nicht richtlinienkonform | „Das kommt voraussichtlich zu Ihnen zurück“ | „Ablehnung empfohlen“ |
| Nicht prüfbar | Eine Meldung, dass die Ausgabe nicht geprüft wurde | Eine Meldung, dass die Ausgabe nicht geprüft wurde: Prüfen Sie sie manuell |
2. Kann ich richtlinienkonforme Ausgaben automatisch genehmigen?
Ja. Klicken Sie unter Einstellungen > Ausgaben > Genehmigungsablauf auf Bearbeiten und fragen Sie One, zum Beispiel „Genehmige Ausgaben, die die Ausgabenprüfungen bestehen, automatisch, sende Warnungen an die Führungskraft der Mitarbeitenden und sende alles, was nicht richtlinienkonform ist, an das Finanzteam.“ Prüfen Sie dann den Ablauf und klicken Sie auf Speichern. Siehe Wie richte ich den Genehmigungsablauf ein?.
3. Was leisten Ausgabenprüfungen, was eine manuelle Prüfung nicht leistet?
One prüft jede Ausgabe und empfiehlt, sie zu genehmigen, sich anzusehen oder abzulehnen, sodass Ihr Team nur Zeit für Ausgaben aufwendet, die eine Entscheidung brauchen. Es prüft Ihre Regeln für normale, Kilometer- und Tagespauschalen-Ausgaben und summiert die Ausgaben über den Tag, die Woche oder den Monat. Es liest den Beleg (aufgeschlüsselte Rechnung, MwSt., Alkohol oder Tabak, Art des Geschäfts, Summen, die nicht stimmen), sodass nicht stimmende Summen oder geänderte Beträge vor der Auszahlung markiert werden.
4. Wie helfen Ausgabenprüfungen Mitarbeitenden, Ausgaben richtig einzureichen?
Ausgabenprüfungen zeigen das Ergebnis, solange die Ausgabe noch ein Entwurf ist, mit einer verständlichen Erklärung, sodass Ausgaben gleich beim ersten Mal stimmen und Personen schneller erstattet werden. One macht aus Ihrer in eigenen Worten geschriebenen Richtlinie Prüfungen und sagt Ihnen, wenn eine Regel nicht geprüft werden kann, sodass Ihre tatsächliche Richtlinie auf jede Ausgabe angewendet wird statt auf ein PDF, das niemand liest, oder ein Formular, das nur manche Fälle abdeckt.
5. Welche vorgefertigten Prüfungen bekommt jedes Unternehmen?
Jedes Unternehmen startet mit 28 vorgefertigten Ausgabenprüfungen in sechs Gruppen (Zeitpunkt, Belege, was gekauft wurde, Beträge, Kontext, einen Blick wert): 12 harte und 16 weiche Markierungen, aufgeführt in der Tabelle unter Vorgefertigte Prüfungen. Sie sind standardmäßig an. Bitten Sie One, eine davon zu bearbeiten oder zu entfernen: Das ist kostenlos. Jede geprüfte Ausgabe verbraucht 2 One-Credits, einmal pro Ausgabe. Die Abwesenheitsprüfung benötigt das Modul Abwesenheiten. Wenn Sie Ausgabenrichtlinien hatten, werden Ihre umgewandelten Regeln ebenfalls hinzugefügt.
6. Was kann ich One prüfen lassen?
Grenzen pro Ausgabe („Hotels dürfen höchstens £150 pro Nacht kosten“), Grenzen über die Zeit (Tages-, Wochen- oder Monatssummen), Fristen („Markiere jede Ausgabe, die mehr als 30 Tage nach dem Belegdatum eingereicht wird“), Kategorien, Kilometer und Tagespauschalen (zum Beispiel eine Höchstdistanz für Kilometer), Regeln nur für bestimmte Personen (nach Team, Vertrag oder anderen Angaben der Mitarbeitenden), was auf dem Beleg steht („Mahlzeiten über £50 erfordern eine aufgeschlüsselte Rechnung mit MwSt.“, MwSt., verbotene Artikel, Art des Geschäfts oder eine andere Währung oder Kategorie als die der Ausgabe) und Händler, die Sie nie erstatten, etwa Casinos. Sie können Prüfungen im Chat anpassen, zum Beispiel „setze das Mahlzeitenlimit für das Vertriebsteam auf £120“ oder „entferne die Wochenendprüfung“.
7. Brauche ich eine Prüfung für doppelte Ausgaben oder sich überschneidende Tagespauschalen?
Nein. Factorial markiert Ausgaben, die einer bereits eingereichten ähneln, und sich überschneidende Tagespauschalen ohne Prüfung. Duplikat-Warnungen sind nur für Personen sichtbar, die alle Unternehmensausgaben sehen können. Siehe Wie gehe ich mit doppelten Ausgaben um? und Wie erkennt Factorial automatisch Duplikate und andere Fehler?.
8. Was ist der Unterschied zwischen einer harten und einer weichen Markierung?
Eine harte Markierung (nicht richtlinienkonform) bedeutet, dass One den Mitarbeitenden sagt, die Ausgabe komme voraussichtlich zu ihnen zurück, und der prüfenden Person rät, sie so nicht zu genehmigen. Eine weiche Markierung (Warnung) bedeutet, dass One die Mitarbeitenden warnt und die prüfende Person bittet, einen Blick darauf zu werfen; die Ausgabe geht trotzdem durch. Sagen Sie One für jede Regel, was Sie möchten, zum Beispiel „mache einen fehlenden Beleg nicht richtlinienkonform und die Wochenendprüfung nur zu einer Warnung“.
9. Wann laufen die Ausgabenprüfungen?
Die Prüfungen starten, sobald die Ausgabe alle erforderlichen Angaben hat; Mitarbeitende können in der Zwischenzeit einreichen. Die Prüfungen laufen erneut, wenn die Ausgabe bearbeitet wird (als Entwurf, in der Prüfung oder zur Änderung zurückgesendet). Genehmigte, abgelehnte und bezahlte Ausgaben werden nicht geprüft.
10. Wird jemand benachrichtigt, wenn die Ausgabenprüfungen fertig sind?
Nein. Niemand erhält eine E-Mail oder Benachrichtigung, wenn die Prüfungen fertig sind. Das Ergebnis steht an der Ausgabe.
11. Wartet der Genehmigungsablauf auf die Ausgabenprüfungen?
Ja. Der Genehmigungsablauf wartet, bis die Prüfungen fertig sind. Sind sie nach 1 Stunde nicht fertig, beginnt die Genehmigung trotzdem und die Ausgabe zeigt, dass sie nicht geprüft werden konnte.
12. Kann ich die Ausgabenliste nach Richtlinienergebnis filtern?
Die Spalte Warnungen in der Ausgabenliste zeigt Richtlinienkonform oder den Titel jeder Markierung, und mit dem Filter Warnungen finden Sie Ausgaben mit einer Markierung. Um die zur Genehmigung bereiten Ausgaben zu sehen, nutzen Sie den Tab Bereit zur Genehmigung unter Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden. Siehe Wie finde ich die Ausgaben, die ich genehmigen muss?.
13. Was ist aus meinen Ausgabenrichtlinien geworden?
Sie wurden in Ausgabenprüfungen umgewandelt, sodass Ausgaben weiterhin nach denselben Regeln geprüft werden, zusätzlich zu den vorgefertigten Prüfungen. Umgewandelte Regeln sind weiche Markierungen (Warnungen). Gilt eine umgewandelte Regel für eine Personengruppe, bitten Sie One, sie zu aktualisieren, wenn Personen der Gruppe beitreten.
14. Wie viele One-Credits verbrauchen Ausgabenprüfungen?
Jede geprüfte Ausgabe verbraucht 2 One-Credits, einmal pro Ausgabe: Eine erneute Prüfung nach einer Bearbeitung ist kostenlos. Sie sehen sie als Regeln der Ausgabenrichtlinie in Ihrer One-Credit-Nutzung. Das Schreiben oder Ändern Ihrer Prüfungen mit One ist kostenlos. Hat Ihr Unternehmen keine Credits mehr, werden neue Ausgaben nicht anhand Ihrer Richtlinie geprüft und manuell kontrolliert. Die Duplikaterkennung und die anderen integrierten Prüfungen funktionieren weiter: Sie verbrauchen keine Credits.
15. Ich gehöre zu den Mitarbeitenden. Kann ich die Richtlinienmeldung bei meiner Ausgabe ausschalten?
Nein, die Admins Ihres Unternehmens entscheiden, ob Prüfungen aktiv sind. Die Meldung ist eine Hilfe: Sie sagt Ihnen, was Sie vor dem Senden korrigieren sollten. Sie hindert Sie nie am Einreichen.
16. Kann ich Ausgabenprüfungen ohne One einrichten?
Nein. One ist der einzige Weg, Prüfungen zu erstellen und zu bearbeiten. Dadurch können Sie jede Regel schreiben, die Ihre Richtlinie braucht. Sie prüfen weiterhin jede Änderung vor dem Speichern.
17. Kann eine prüfende Person eine Markierung ignorieren?
Ja. Markierungen sind Empfehlungen: Prüfende Personen können eine Ausgabe mit Markierungen genehmigen oder eine richtlinienkonforme ablehnen. Die Ausnahme ist ein Genehmigungsablauf, den Sie auf automatisches Genehmigen oder Ablehnen eingestellt haben.
18. Kann ich die Prüfungen für eine Ausgabe erneut ausführen?
Dafür gibt es keine Schaltfläche. Die Prüfungen laufen automatisch erneut, wenn die Ausgabe bearbeitet wird.
19. One sagt, es kann eine meiner Regeln nicht prüfen. Warum?
One kann nur prüfen, was in Factorial oder auf dem Beleg steht. Es kann zum Beispiel nicht wissen, ob ein Kundenessen per E-Mail vereinbart wurde.
20. Ändert One meine Prüfungen von sich aus?
Nein. Änderungen werden erst wirksam, wenn Sie auf Speichern klicken.