Questo articolo è per: amministratori e team finance.
Le tariffe permettono a Factorial di calcolare per te i rimborsi di chilometraggio e diarie. I dipendenti inseriscono la distanza o i giorni, Factorial applica la tariffa della tua azienda e nessuno deve calcolare l'importo a mano.
Tariffe chilometriche
Panoramica
Una tariffa chilometrica è un importo per chilometro o per miglio, per esempio €0,30 / km. Decidi tu chi può usare ogni tariffa: tutte le persone di una o più entità legali, oppure persone specifiche. Ti serve il permesso Può accedere alle impostazioni delle spese.
Come si usa
- Vai su Impostazioni > Spese.
- Nel menu a sinistra, sotto Configurazione, fai clic su Tariffe, poi su Tariffe chilometriche.
- Fai clic su Nuova tariffa.
- Compila il Nome che vedranno i dipendenti (per esempio Auto o Moto), la Tariffa e l'Unità (Chilometri (km) o Miglia (mi)) e la Valuta (una qualsiasi tra le valute delle tue entità legali).
- In Persone, scegli Entità legali (tutte le persone al loro interno, oppure Seleziona tutte le entità legali) o Selezione manuale (dipendenti specifici).
- Fai clic su Salva. Vedrai "Salvato correttamente" e la tariffa comparirà in Tariffe attive.
Tariffe di diaria
Una tariffa di diaria è un'indennità giornaliera fissa, per esempio Trasferta nazionale: €50 al giorno. Crea una tariffa per ogni indennità prevista dalla tua policy:
- Vai su Impostazioni > Spese > Tariffe > Tariffe di diaria.
- Fai clic su Nuova tariffa.
- Compila il Nome, l'Importo giornaliero, la Valuta e le Persone (Entità legali o Selezione manuale) e salva.
Diaria in Germania
Le aziende con entità legali in Germania possono usare le tariffe ufficiali tedesche di diaria (Bundesreisekostengesetz) e aumentarle, mai al di sotto dell'importo ufficiale:
- Vai su Impostazioni > Spese > Tariffe > Diaria in Germania.
- Seleziona uno o più paesi o regioni e fai clic su Modifica tariffe.
- Scegli Importo (EUR), Percentuale (%) o Moltiplicatore (x), controlla l'Anteprima e salva. La modifica si applica alle tariffe di giornata intera, mezza giornata e pernottamento.
- Per tornare agli importi ufficiali, seleziona le righe e fai clic su Ripristina tariffe.
Suggerimenti e best practice
- Per distinguere i veicoli, crea una tariffa chilometrica per tipo di veicolo (per esempio Auto e Moto), ciascuna con un nome chiaro, e assegnale alle stesse persone. Dai importi diversi se vuoi distinguerle in seguito: una spesa conserva l'importo della tariffa, non il suo nome.
- Dai alle tariffe i nomi con cui i dipendenti le pensano (Trasferta nazionale, Estero), non codici interni.
- Quando cambia una tariffa ufficiale, modifica la tariffa: le spese già create mantengono l'importo con cui sono state registrate.
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Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
Un dipendente non vede una tariffa.
Controlla che la tariffa gli sia assegnata (per entità legale o per nome) e che non sia archiviata. Controlla anche che il tipo di spesa sia attivo in Tipi di spesa.
Un dipendente digita la propria tariffa chilometrica.
Succede quando non gli è assegnata alcuna tariffa chilometrica. Crea una tariffa e assegnagliela.
"Le entità legali devono avere la stessa valuta", oppure manca un'entità legale nell'elenco Persone.
Una tariffa assegnata per entità legale può coprire solo entità legali che usano la stessa valuta: nell'elenco compaiono solo quelle che usano la valuta della tariffa. Crea una tariffa per valuta.
Un dipendente non riesce ad aggiungere due tariffe a una stessa diaria.
Tutte le tariffe di una diaria devono usare la stessa valuta ("Queste tariffe sono in valute diverse"). Ogni tariffa può essere aggiunta una sola volta.
FAQ
1. Come distinguo le auto nelle tariffe chilometriche?
Crea una tariffa chilometrica per veicolo (per esempio Auto e Moto) e assegnale alle stesse persone. I dipendenti scelgono quella giusta a ogni viaggio.
2. Ho cambiato una tariffa. Le spese vecchie cambieranno?
No. Modificare una tariffa riguarda solo le spese nuove: le spese già create mantengono la tariffa con cui sono state registrate.
3. Come modifico, controllo o archivio una tariffa?
In Impostazioni > Spese > Tariffe, nel menu della riga della tariffa, fai clic su Modifica tariffa per cambiarla (solo le spese nuove usano la nuova tariffa). Fai clic sulla freccia della riga della tariffa per vedere chi può usarla; per le tariffe assegnate con Selezione manuale, puoi rimuovere persone da lì. Per archiviare, fai clic su Archivia nel menu della riga e conferma: la tariffa passa alla scheda Archiviate e non può essere usata per spese nuove.
4. Posso ripristinare una tariffa archiviata?
No. Una tariffa archiviata non si può ripristinare, quindi crea una nuova tariffa con gli stessi dati. Le spese che usano già la tariffa archiviata la mantengono.
5. Un dipendente può avere più tariffe?
Sì. Per il chilometraggio, ne sceglie una dall'elenco Tariffa chilometrica a ogni viaggio: è così che distingui auto, moto o altri veicoli. Per le diarie sul web, può aggiungere più tariffe alla stessa diaria (per esempio due giorni con una tariffa e uno con un'altra), purché tutte usino la stessa valuta.
6. In quale valuta viene pagato un chilometraggio o una diaria?
Nella valuta della sua tariffa.
7. Cosa vede un dipendente con una tariffa chilometrica, con più tariffe o con nessuna?
Con una tariffa chilometrica, gli viene selezionata automaticamente. Con più, ne sceglie una dall'elenco Tariffa chilometrica a ogni viaggio. Con nessuna, digita lui la tariffa. Una spesa di chilometraggio non si può salvare senza un valore di tariffa, ma 0 è consentito.
8. Perché ci sono tariffe chilometriche chiamate Auto e Sonstiges?
Quando aggiungi un'entità legale in Germania, Factorial crea per essa due tariffe chilometriche, Auto e Sonstiges. Modificale o archiviale come qualsiasi altra tariffa.
9. Le modifiche alle tariffe tedesche di diaria influiscono sulle diarie già inviate?
No. Le modifiche alle tariffe Diaria in Germania non influiscono mai sulle diarie già inviate.