Questo articolo è per: approvatori.
Quando qualcuno del tuo team invia una spesa, tocca a te revisionarla. Factorial ti avvisa ogni volta che una spesa ha bisogno di te e tiene tutte le tue richieste in un unico elenco, sul web e sul telefono, così non perdi più richieste e nessuno deve rincorrerti.
Le tue richieste di approvazione
Panoramica
Sei un approvatore quando il flusso di approvazione della tua azienda ti chiede di revisionare le spese di qualcuno, ad esempio perché sei il suo responsabile o lavori nel team finance. Non devi configurare nulla: è la tua azienda a decidere chi approva cosa.
Come si usa
Dalle tue notifiche
- Quando una spesa ha bisogno della tua revisione, ricevi un'email con un link e una richiesta nella tua Posta in arrivo in Factorial (la tua Posta in arrivo delle approvazioni, non quella della tua email).
- Nella tua Posta in arrivo, ogni richiesta mostra chi l'ha inviata, l'importo e la categoria, ad esempio "Rivedi la richiesta di spesa di David Thompson". Aprine una per vedere la spesa e decidere.
Dall'elenco delle spese (web)
- Nel menu a sinistra, vai su Spese > Spese dei dipendenti.
- Clicca su Filtri, poi scegli Approvazioni in sospeso > Mie. Ora vedi solo le spese che aspettano la tua decisione.
- Clicca su una spesa per aprirla.
Se la tua azienda usa i Controlli delle spese, le schede in alto ordinano le spese in sospeso in base alla raccomandazione di One: Da revisionare (un avviso, non conforme alla policy o impossibile da verificare) e Pronte da approvare (conformi alla policy). In quel caso non c'è la scheda In sospeso; senza i Controlli delle spese, usa In sospeso. Una scheda sostituisce i filtri che avevi, quindi clicca prima sulla scheda, poi aggiungi Approvazioni in sospeso > Mie.
L'elenco parte con le spese degli ultimi 30 giorni (in base alla Data del documento). Per le spese più vecchie, cambia il filtro Data del documento.
Dal telefono
- Apri l'app di Factorial e vai nella tua Posta in arrivo.
- Tocca la richiesta per aprirla, poi approva, rifiuta o richiedi modifiche.
Suggerimenti e buone pratiche
- Inizia da "Pronte da approvare". Se la tua azienda usa i Controlli delle spese, queste spese sono già conformi alla policy. Puoi revisionarle rapidamente e dedicare il tuo tempo a Da revisionare. Aggiungi Approvazioni in sospeso > Mie dopo aver cliccato sulla scheda: le schede da sole mostrano ogni spesa che puoi vedere, comprese quelle in attesa di qualcun altro.
- Solo le richieste di spesa nella tua Posta in arrivo: clicca sull'icona del filtro, poi su Tipo > Finanza.
- Attiva le notifiche nell'app, così le richieste ti raggiungono anche quando sei lontano dalla scrivania.
Articoli correlati: Come approvo, rifiuto o rimando indietro una spesa? · Come approvo le spese con One? · Perché una spesa resta In sospeso o ha l'approvatore sbagliato?
Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
Non vedo Spese nel menu.
Vedi Spese > Spese dei dipendenti quando ti è stato chiesto di revisionare almeno una spesa o se hai il permesso di vedere le spese di altre persone. Fino ad allora, le tue richieste sono nella tua Posta in arrivo.
L'elenco dice che non c'è nulla in sospeso, ma ho ricevuto un'email.
- Controlla il filtro Data del documento: l'elenco parte dagli ultimi 30 giorni. Amplia l'intervallo.
- Rimuovi gli altri filtri che potresti aver aggiunto, poi scegli di nuovo Approvazioni in sospeso > Mie.
- La spesa potrebbe essere già stata decisa da un altro approvatore dello stesso passaggio: basta un'approvazione per passaggio.
Una spesa che ho approvato compare ancora nell'elenco.
Se il flusso di approvazione ha un altro passaggio, la spesa resta In sospeso finché non decide l'approvatore successivo. Aprila: c'è scritto "Hai già approvato questa spesa. In attesa di approvazione da parte di [nome]."
Non trovo una spesa che mi era stata assegnata.
Potrebbe essere stata nel frattempo approvata, rifiutata o reimpostata. Controlla il suo stato e chiedi al dipendente o al tuo admin se il flusso di approvazione è cambiato.
FAQ
1. Vedo tutte le spese in sospeso dell'azienda?
No. Vedi le spese che ti è stato chiesto di revisionare. Se hai anche il permesso di vedere le spese di altre persone (ad esempio quelle del tuo team o dell'intera azienda), vedi anche quelle. Usa Approvazioni in sospeso > Mie per tenere solo le tue.
2. Devo configurare qualcosa per diventare approvatore?
No. La tua azienda decide chi approva cosa nel suo flusso di approvazione. Quando il flusso ti chiede di revisionare una spesa, la richiesta ti arriva automaticamente.
3. Posso approvare direttamente dall'email?
No. L'email rimanda alla spesa in Factorial, dove approvi, rifiuti o richiedi modifiche.
4. Posso revisionare le spese dall'app mobile?
Sì. Apri la tua Posta in arrivo nell'app e decidi da lì.
5. Posso chiedere a One quali spese stanno aspettando me?
Sì. Chiedi "Quali spese aspettano la mia approvazione?" e One le elenca. Vedi Come approvo le spese con One?.