Questo articolo è per: amministratori e team finance.
I dipendenti spendono in molte valute e la tua contabilità ha bisogno dell'imposta corretta su ogni ricevuta. Imposta una volta sola valute e tipi di imposta e Factorial converte le spese in valuta estera e registra l'IVA per te, così i rimborsi sono corretti e puoi recuperare l'imposta che ti spetta.
Valute
Panoramica
Ogni spesa ha due valute:
- Valuta del documento: la valuta riportata sulla ricevuta o sulla fattura (mostrata come Valuta della ricevuta o Valuta della fattura). Si accetta qualsiasi valuta.
- Valuta di rimborso: la valuta in cui viene rimborsato il dipendente. Per impostazione predefinita, la valuta dell'entità legale del dipendente.
Quando sono diverse, Factorial converte l'importo con il tasso di cambio della data della ricevuta (documento). Il dipendente vede la conversione nel modulo, per esempio "US$100,00 convertiti a 1 USD = 0,894967 EUR il 27 ott 2026", e può inserire l'importo a mano se serve. Per sapere come funzionano conversione, tasso di cambio e commissioni bancarie, consulta Spese in un'altra valuta. Gruppi, chilometraggio, diarie, spese con carta, busta paga e SEPA hanno regole di valuta proprie: vedi le FAQ da 6 a 8.
Ogni entità legale ha una valuta operativa. Per impostarla:
- Vai su Impostazioni > Dati aziendali.
- Sotto l'entità legale, fai clic su Visualizza entità legale.
- In Dettagli, trova Informazioni sulla valuta ("Configura la valuta per questa entità legale. I cambi di valuta non includono la conversione.").
- Scegli la valuta e fai clic su Invia.
Cambiare la valuta di un'entità legale non converte nulla di ciò che è già registrato. Si applica solo da quel momento.
Imposte
Panoramica
I tipi di imposta (per esempio IVA 21%) permettono ai dipendenti di registrare l'imposta su ogni spesa e a Factorial di inviarla al conto contabile giusto. Quando un dipendente aggiunge una ricevuta, Factorial ne legge il dettaglio delle imposte e compila le righe d'imposta perché lui le controlli. I tipi di imposta sono gli stessi per tutta l'azienda: Factorial include i tipi di imposta ufficiali dei tuoi paesi (contrassegnati Sistema) e puoi aggiungere i tuoi (contrassegnati Personalizzato). Ti serve il permesso di gestire i tipi di imposta della tua azienda.
Per aggiungere un tipo di imposta:
- Vai su Impostazioni > Contabilità > Imposte.
- Fai clic su Aggiungi tipo di imposta.
- In Nuovo tipo di imposta, compila Nome dell'imposta, Paese e Tipo.
- Inserisci il Valore (%) e una Descrizione. Per aggiungere un'altra aliquota, fai clic su Aggiungi valore.
- In Conto contabile, scegli il conto per ogni entità legale, così le imposte vengono registrate sul conto giusto.
- Fai clic su Aggiungi imposta.
- Per permettere ai dipendenti di inserire le imposte, attiva i campi delle imposte in Impostazioni > Spese > Modulo spese. Consulta Come scelgo cosa chiede il modulo spese?
Suggerimenti e best practice
- Imposta la valuta non appena crei un'entità legale, prima che le persone inizino a inviare spese.
- Se rimborsi tramite la busta paga, mantieni la valuta di rimborso uguale alla valuta dell'entità legale del dipendente.
- Se recuperi l'IVA, rendi obbligatori i campi delle imposte anche sulle ricevute e chiedi di caricare ricevute leggibili: Factorial legge l'IVA da esse.
- Correlati: Come imposto categorie e sottocategorie di spesa? · Come scelgo cosa chiede il modulo spese? · Come esporto le spese? · Spese in un'altra valuta
Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
"Non siamo riusciti a ottenere un tasso di cambio per convertire in …"
Factorial non ha trovato un tasso per quella valuta e quella data. Inserisci a mano l'importo da rimborsare prima di salvare.
"Puoi rimborsare le spese solo nella stessa valuta dello stipendio del dipendente."
La valuta di rimborso della spesa è diversa dalla valuta dell'entità legale del dipendente, che è quella in cui paga la busta paga. Rimborsa in un altro modo, poi usa Imposta come pagata sulla spesa.
Una spesa non compare nel pagamento SEPA.
Solo le spese approvate in euro possono essere pagate con SEPA, e il dipendente deve avere un IBAN nel profilo.
"L'imposta differisce da base × aliquota".
L'importo dell'imposta non corrisponde all'importo base e all'aliquota. Controlla la ricevuta e correggi, oppure usa Ricalcola imposte.
FAQ
1. Quale tasso di cambio usa Factorial?
Quello della data della ricevuta (documento).
2. Posso cambiare in seguito la valuta di un'entità legale?
Sì, ma nulla di ciò che è già registrato viene convertito. Si applica solo da quel momento.
3. Un dipendente può scegliere la valuta in cui viene rimborsato?
Sì, se il campo Valuta di rimborso è mostrato nel tuo modulo spese, tranne che per le spese in un gruppo, il chilometraggio e le diarie.
4. Posso usare lo stesso tipo di imposta in più entità legali?
Sì. I tipi di imposta sono validi per tutta l'azienda; scegli un conto contabile per ogni entità legale.
5. Cosa succede se non imposto le imposte?
Le spese non avranno il dettaglio delle imposte, quindi non potrai recuperare l'IVA dai dati di Factorial né registrarla su un conto d'imposta.
6. Quale valuta usano i gruppi di spesa, il chilometraggio e le diarie?
Le spese in un gruppo di spesa usano la valuta del gruppo. Le spese di chilometraggio e diaria usano la valuta della loro tariffa.
7. Una spesa con carta Factorial viene convertita?
No. Le spese con carta usano l'importo effettivamente addebitato sulla carta e non viene applicata alcuna conversione aggiuntiva.
8. Quali valute si possono rimborsare tramite busta paga o SEPA?
Il rimborso tramite busta paga funziona solo quando la valuta di rimborso è la stessa dell'entità legale del dipendente. Il rimborso tramite SEPA funziona solo per spese in euro.
9. Cosa contiene la sezione imposte di una spesa?
In una spesa, la sezione Imposte ha Tipo di imposta, Aliquota, Importo base e Importo dell'imposta. Una spesa può avere più righe d'imposta.