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A proposito dei processi di acquisto

Il processo di acquisto si riferisce al processo di acquisizione di beni o servizi da una fonte esterna. Comprende diverse attività, come l'identificazione dei bisogni, la ricerca dei fornitori, la negoziazione delle condizioni e la gestione dei contratti. 

L'obiettivo dell'approvvigionamento è ottenere i prodotti o servizi giusti al giusto costo e qualità, garantendo che vengano consegnati in tempo e soddisfino i requisiti dell'organizzazione.

Questa funzionalità è attualmente in fase di beta testing. Per partecipare alla fase di test, contatta il tuo account manager.

 

 


 

Flusso di approvazione delle richieste di acquisto

Una delle caratteristiche chiave di un processo di acquisto sono i flussi di approvazione. Questi flussi determinano la sequenza in cui le richieste dovrebbero essere elaborate, aggiungendo un ulteriore strato di controllo e supervisione.

Gruppi di approvazione e impostazioni del flusso

Per creare un processo di approvazione specifico, devi creare un gruppo di approvazione e all'interno di questo gruppo puoi impostare il flusso specifico.

  1. Dalla barra laterale, vai su Impostazioni
  2. Scorri verso il basso fino a Finanze e fai clic su Acquisti
  3. Fai clic su Aggiungi nuovo gruppo di approvazione
  4. Aggiungi un nome e una descrizione (facoltativo)
  5. Fai clic su Salva gruppo di approvazione

 

Flusso di approvazione

Il flusso di approvazione è strutturato in livelli:

  • A ciascun livello vengono assegnati uno o più approvatori
  • Per passare al livello successivo, gli approvatori del livello precedente devono approvare la richiesta

Per impostazione predefinita, l'amministratore è l'approvatore del primo livello di approvazione.

 

 

Per modificare o aggiungere approvatori:

  • Puoi aggiungere altri approvatori allo stesso livello di approvazione semplicemente facendo clic sull'icona più.
  • Puoi modificare o eliminare il livello di approvazione semplicemente facendo clic sull'icona dei tre punti.

 

Per assegnare i dipendenti:

Una volta definito il flusso di approvazione, puoi procedere con l'assegnazione dei dipendenti.

Tutti i dipendenti assegnati a un gruppo di approvazione seguiranno il flusso di approvazione definito.

I dipendenti possono essere assegnati solo a un gruppo di approvazione.

 
  1. Apri la scheda Dipendenti
  2. Fai clic su + nell'angolo in alto a destra
  3. Seleziona e aggiungi i dipendenti

 

Autorizzazioni per i processi di acquisto

Ci sono due autorizzazioni che possono essere gestite:

  • Una per limitare i dipendenti che possono avanzare richieste
  • Una per limitare i dipendenti che possono gestire gli ordini di acquisto

 

Come creare una richiesta d'acquisto

Una volta che le impostazioni sono pronte, i dipendenti possono iniziare a effettuare richieste di acquisto.

  1. Dalla barra laterale, vai a Le mie spese
  2. Apri Le mie richieste di acquisto
  3. Fai clic su + Nuova richiesta
  4. Scegli tra Nuovo prodotto o servizio o Software
  5. Compila tutte le informazioni:
    • informazioni generali
    • Informazioni sul venditore
    • Allegati
  6. Una volta terminato, fare clic su Invia per l'approvazione

Una volta inviata una richiesta d'acquisto per l'approvazione, la richiesta seguirà il flusso di approvazione impostato per quel dipendente nel gruppo di approvazione a cui appartiene. Il dipendente riceverà aggiornamenti sulla richiesta in Posta in arrivo > Notifiche.

 

 

Come approvare le richieste di acquisto

💡 Per facilitare la gestione delle Richieste d'acquisto, l'approvatore riceverà una notifica anche tramite la Posta in arrivo, nella sezione Richieste.

 

Il responsabile dell'approvazione troverà la richiesta d'acquisto nella sezione Richieste d'acquisto.

  1. Dalla barra laterale vai su Spese
  2. Apri richieste di acquisto

L'elenco delle richieste d'acquisto aiuta gli approvatori e i responsabili delle finanze a comprendere meglio lo stato di tutte le richieste d'acquisto di cui devono essere a conoscenza.

Da questo elenco, cliccando sulla freccia a destra, l'approvatore può visualizzare il dettaglio della richiesta e approvarla.

💡Commenti sulla richiesta di acquisto

È normale che sia il richiedente che l'approvatore di una richiesta di acquisto abbiano domande. Utilizza la sezione Commenti per avviare una conversazione direttamente all'interno della richiesta di acquisto.. Coloro che sono associati alla richiesta di acquisto riceveranno notifiche ogni volta che verranno aggiunti nuovi commenti.

 

 

Elenco ordini di acquisto

Gli ordini d'acquisto sono richieste d'acquisto approvate con tutti i dettagli sull'acquisto, sul venditore e sul richiedente.

Possono essere esportati come .CSV o Excel.

 

 

Fornitori

Ogni volta che viene creata una richiesta d'acquisto, nella sezione Fornitori viene generato anche un nuovo fornitore. Questo fornitore rimane in modalità "modifica" durante l'intero processo di richiesta, consentendo agli approvatori e ai validatori finali di modificare le informazioni e garantire un'archiviazione accurata.

C'è la possibilità di creare un nuovo fornitore direttamente dalla sezione Fornitori. Questi fornitori saranno quindi disponibili durante le richieste di acquisto.

 

 

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